Experten-Talk: MS-SharePoint-Metadaten Teil 7/7: Der perfekte Start

00:00:00: Stell dir vor, du verbringst echten halbes Jahr damit das absolut perfekte hochgradig organisierte digitale Ablagesystem für dein Unternehmen aufzubauen.

00:00:10: Also wirklich... Du hast an jedes erdenkliche Szenario gedacht und du hast jede Abteilung abgedeckt!

00:00:16: Und dann am Tag nach dem Launch lockst du dich ein und siehst dass dein Team aus purer Überforderung einfach alle neuen Dokumente in so einen Ordner namens sonstiges schiebt.

00:00:27: Ja der Klassiker oder der berüchtigte Temp-Ordner.

00:00:31: Genau!

00:00:31: Und genau darüber sprechen wir heute in unserer Quellenuntersuchung, warum solche Projekte eigentlich so oft komplett gegen die Wand fahren und wie man das verhindern kann.

00:00:41: Ach und bevor ich's vergesse – dies ist die siebte Episode unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint-Meterdaten.

00:00:47: Richtig!

00:00:48: Das große Finale sozusagen!

00:00:50: Absolut!

00:00:51: Wir haben uns für dieses tiefe Eintauchen in die Materie das vielleicht wichtigste Thema überhaupt aufgehoben nämlich die Umsetzung in der echten Welt.

00:01:01: Wir wollen heute ergründen, warum so unglaublich viele Initiativen zur Dokumentenverwaltung grandiose scheitern.

00:01:08: Obwohl die Technik ja eigentlich einwandfrei funktioniert?

00:01:11: Ja genau und wie der Weg zu einem funktionierenden System eigentlich über so eine radikale Einfachheit führt...

00:01:20: Der Kern des Problems liegt da lustigerweise überhaupt nicht in der Software.

00:01:24: Also das Nadelöhr bei moderner Dokumentenverwaltung ist nicht das System an sich.

00:01:29: Nee, sondern?

00:01:32: Es ist unser eigener zu tiefsten menschlicher Drang alles bis ins allerletzte Detail kontrollieren zu wollen.

00:01:39: Weißt du.

00:01:40: wir neigen dazu Informationsarchitektur aus der Perspektive von so einem Archivat zu betrachten, der sich auf die Apokalypse vorbereitet.

00:01:48: Okay!

00:01:48: Das ist ein starkes Bild.

00:01:50: Ja, anstatt das Ganze mal aus der Perspektive des Mitarbeiters zu sehen.

00:01:54: Der am Dienstag Nachmittag einfach nur schnelle Datei braucht ohne da ewig suchen zu müssen!

00:02:00: Okay, lass uns das mal einpacken.

00:02:02: Wir haben in unserer Serie bisher ja viel über die Architektur und die Funktion gesprochen Aber in der Praxis erlebe ich ständig folgendes Szenario Also stell dir vor, ein Unternehmen richtet seinen SharePoint ein Und es ist so als würde man einen Koffer für einen simplen Wochenendtrip packen.

00:02:18: Oh ja, das Kofferbeispiel passt da echt perfekt.

00:02:20: Ja oder?

00:02:21: Eigentlich brauchen wir eine Jeans zwei T-Shirts und ne Zahnbürste.

00:02:26: aber aus lauter Panik irgendwie unvorbereitet zu sein stopft dieses Projekt Team einfach die halbe Garderobe da rein.

00:02:33: Da landen dann Winterstiefel ein Smocking und Badesachen im Koffa.

00:02:37: Und übersetzt auf unser System heißt das halt, für ein einziges völlig simples Dokument sollen plötzlich Statuswerte, Zuständigkeiten, Abteilungskürzel, Dokumententypen, Vertraulichkeitsstufen und was weiß ich nicht noch alles erfasst werden.

00:02:51: Ja, Wahnsinn eigentlich!

00:02:53: Aber

00:02:53: warum tun Administratoren das überhaupt?

00:02:55: Naja...das

00:02:56: ist diese typische Illusion der Kontrolle.

00:02:59: Also in vielen IT- oder Compliance-Abteilungen herrscht halt wirklich der Glaube, dass mehr Datenfelder automatisch mehr Sicherheit bedeuten und auch bessere Auswärtbarkeit.

00:03:10: Mhm!

00:03:10: Viel hilft viel sozusagen.

00:03:12: Genau.

00:03:13: Diese Initiativen werden fast immer als reine IT-Projekte betrachtet.

00:03:17: man schaut sich die ganzen technischen Möglichkeiten an und fragt sich dann welche Felder könnten wir den theoretisch alle anlegen?

00:03:25: Was ja eigentlich die falsche Frage ist.

00:03:26: Absolut

00:03:28: Die Konsequenz ist nämlich eine gewaltige, kognitive Überlastung für den Endnutzer.

00:03:32: Stell dir mal vor du bist unter Zeitdruck, willst schnell ein zweiseitiges PDF hochladen und dann blockiert dich so ne Eingabemaske mit fünfzehn Pflichtfeldern!

00:03:42: Oh

00:03:42: Gott ja... Und liebe Zuhörerinnen, lieber Zuhöre fragt ich mal selbst wie oft hast Du schon in deinem Firmen-Netzwerk vor genau so einer Eingabemaske gesessen?

00:03:51: Und ich gefragt warum Du für ein einfaches PDFs zehn verdammte Pflichtfelder ausfüllen

00:03:55: musst?!

00:03:56: Richtig Und dann passiert nämlich etwas, dass die Quelle als böswillige Pflichterfüllung beschreibt.

00:04:02: Das kenne ich nur zu gut!

00:04:03: Wenn mich ein System zwingt, zehn Dropdowns auszufüllen von denen ich bei der Hälfte nicht mal weiß was sie überhaupt bedeuten...

00:04:10: Was machst du denn?

00:04:11: Ich wähle einfach bei jedem Feld den allerersten Eintrag aus oder ich tippe dreimal X rein.

00:04:17: Hauptsache dieses Fenster verschwindet und meine Datei ist endlich hochgeladen.

00:04:22: Exakt!

00:04:23: Und in genau diese Moment stirbt das System.

00:04:26: Also die Datenqualität erodiert dann nicht irgendwie langsam über Wochen, die wird sofort vernichtet.

00:04:32: Weil die Daten halt einfach falsch sind?

00:04:34: Ganz genau!

00:04:36: Wenn Nutzer anfangen solche Platzhalter zu verwenden oder Felder einfach blind auszufüllen Dann verliert die gesamte Datenbank ihren Wert.

00:04:44: Man baut dafür richtig teures Geld ein hochkomplexes Informationssystem

00:04:48: Und am Ende ist es nicht mehr wert als so eine digitale Müllheide.

00:04:52: Ja weil man den tatsächlichen Nutzen für den Anwend am Arbeitsalltag einfach komplett ignoriert hat.

00:04:57: Das führt uns dann ja zu dieser alles entscheidenden Frage nach dem Nutzen, also dem ROI für den einzelnen Mitarbeiter Wenn dieses zwanghafte Sammeln von Informationen auf Vorrat.

00:05:10: wenn das der falsche Weg ist wie sieht denn ein erfolgreiches Setup aus?

00:05:14: Weil wir können nicht einfach alle Felder löschen und hoffen dass jeder intuitiv weiß wo die Dinge liegen.

00:05:19: oder Wie definiert die Quelle denn den eigentlichen Erfolg?

00:05:22: Also Erfolg misst sich laut der Quelle niemals an der Anzahl der Spalten, die da einen Administrator konfiguriert hat.

00:05:30: Es gibt so eine sehr harte aber goldene Regel für die Informationsarchitektur.

00:05:35: Und die wäre?

00:05:36: Der Nutzen einer Information muss für den Anwender immer größer sein als der Aufwand diese Informationen zu pflegen – also Erfolg ist erst dann gegeben wenn der Anwänder Dokumente wirklich schneller findet und Geschäftsprozesse dadurch messbar einfacher laufen!

00:05:51: Wenn die Pflege der Metadaten im Alltag mehr Zeit kostet, als das Suchen in einer völlig chaotischen Ordnerstruktur jemals gekostet hätte.

00:06:00: Dann

00:06:00: ist das Projekt gescheitert!

00:06:01: Genau!

00:06:02: Aber Moment da muss ich jetzt echt mal reingrätchen... Das klingt in der Theorie ja nach einem super schönen minimalistischen Traum.

00:06:09: Äh jaa...

00:06:10: Aber wenn wir alles radikal vereinfachen und Felder streichen?

00:06:14: Was passiert denn damit hochkomplexen

00:06:15: Themen?!

00:06:16: Also ich denke da jetzt an Vertragsmanagement.

00:06:19: Da hast du hunderte Fristen, Kündigungsoptionen irgendwelche Summen.

00:06:23: oder denk mal an streng reguliertes Qualitätsmanagement wo es um Audits geht.

00:06:28: Wenn wir darauf Details verzichten verlieren wir dann nicht komplett den Überblick und die Compliance-Vorgaben fliegen uns um die Ohren?

00:06:34: Der beruht auf einem völligen Missverständnis darüber wie Metadaten eigentlich funktionieren.

00:06:40: Okay erklär mal

00:06:41: Minimalismus bedeutet eben nicht dass wir wichtige Daten einfach weglassen.

00:06:46: Es bedeutet vielmehr, dass wir uns von dieser physischen Metapher der alten Ordnerstruktur verabschieden und stattdessen mit der DNA eines Dokuments arbeiten.

00:06:55: DNA ist ein spannendes Bild!

00:06:57: Lass uns da mal tiefer reingehen – was genau meinst du damit jetzt im Gegensatz zum klassischen Ordner?

00:07:02: Stell dir vor, du legst einen Dokument in einen klassischen ordner.

00:07:06: Da gibst Du ihm eine ganz feste physische Adresse.

00:07:10: Sagen wir Mal laufwerk Z-Ordner Dann unterordner Vertrieb und dann Verträge.

00:07:18: Ja, ganz klassisch!

00:07:19: Genau.

00:07:20: Wenn jetzt aber die Rechtsabteilung mal eben alle Verträge aus allen Abteilungen prüfen muss ist dieses Dokument für die quasi unsichtbar.

00:07:29: Es ist in dieser Vertriebs-Silo Struktur gefangen.

00:07:32: Stimmt

00:07:33: Wenn wir dem Dokument statt dessen Metadaten mitgeben, also seine DNA.

00:07:37: Dann heben wir diese physischen Grenzen komplett auf!

00:07:41: Wir sagen dem System dann einfach, Dokumententyp ist Vertrag, Abteilung ist Vertrieb, Status ist aktiv, Ablaufdatum ist der einundreißigste Dezember.

00:07:50: Ah ich verstehe... Das Dokument liegt also gar nicht mehr an einem bestimmten starren Ort.

00:07:55: es existiert einfach im Raum und kann von jedem, der diese richtige DNA-Sequenz abfragt sofort beschworen werden.

00:08:03: Genau so ist es!

00:08:04: Man löst sich von diesem starren Ordnerdenken.

00:08:07: Die Rechtsabteilung filtert dann einfach nach Dokumententypvertrag und Status.

00:08:12: aktiv Und zack zieht das System alle relevanten Dateien aus dem gesamten Unternehmen zusammen Völlig

00:08:18: unabhängig davon wo oder von wem die hochgeladen wurden.

00:08:22: Also was bedeutet das als?

00:08:24: Das bedeutet eigentlich dass Ende des organisatorischen Chaos wenn man sich auf die wesentlichen Dinge konzentriert.

00:08:30: Richtig!

00:08:32: Und das löst auch deinen Einwand mit der Compliance auf, weil genau dort entfalten Metadaten ja ihre Stärke.

00:08:40: bei Qualitäts- und Compliance Dokumenten sichern sie einheitliche Freigaben.

00:08:44: du brauchst keine zwanzig Unterordner Du brauchst vielleicht vier extrem gut durchdachte Metadatenfelder und die machen Laufzeiten Durchfilterung steuerbar.

00:08:53: Krass.

00:08:54: Das System wird also nicht dümmer, weil wir Felder weglassen sondern intelligenter.

00:08:59: Weil wir diese starre Hierarchie durch ein flaches dynamisches Netzwerk ersetzen.

00:09:04: Exakt!

00:09:05: Und diese Dynamik das wissen wir ja jetzt...das ist auch die Voraussetzung für alles was danach kommt.

00:09:10: Also Automatisierungen zum Beispiel.

00:09:12: Die Quelle verrät ja auch dass Metadaten die Grundlage für Automatisierung mit Power Automate bilden.

00:09:18: Richtig!

00:09:18: Die reagieren quasi blind auf diese Metadatten.

00:09:21: Genau, die sind wie die Zündkerzen.

00:09:23: Lass uns das mal am Vertragsbeispiel durchspielen.

00:09:26: Also, ein Vertrag nähert sich seinem Ablaufdatum.

00:09:29: Das System liest das Metadatum ablaufdatum und erkennt in dreißig Tagen ist es soweit – und bumm!

00:09:35: Ein Workflow startet.

00:09:37: Der Accountmanager bekommt automatisch eine Benachrichtigung.

00:09:40: Er muss den Vertrag neu verhandeln.

00:09:42: Der Status ändert sich auf Inprüfung.

00:09:44: Das ist genial aber wo ist der Haken?

00:09:47: Wo stößt so ein System an seine Grenzen?

00:09:49: Weil das funktioniert ja nur wenn das Datum beim Hochladen auch echt korrekt eingegeben wurde.

00:09:53: Da

00:09:53: sprichst du den entscheidenden Reality-Check an.

00:09:56: Hier schließt sich nämlich der Kreis zu.

00:09:58: unserem allerersten Punkt, die Automatisierung ist immer nur so gut wie die Datenqualität.

00:10:03: Shit in, shit out!

00:10:05: Genau Technik ersetzt niemals Organisation und menschliche Disziplin.

00:10:10: Wenn Du Dir Mitarbeiter beim Upload mit zu vielen Feldern genervt hast Und jemand hat aus Frust als Ablaufdatum einfach mal das heutige Datum eingegeben Oh Gott Ja.

00:10:19: Dann feuert dein Power Automate Workflow natürlich sofort und völlig im falschen Moment los, da werden dann Eskalations-Emails verschickt Aufgaben erstellt totale Verwirrung gestiftet Und alles nur weil das System den Faktor Mensch ignoriert hat.

00:10:32: Meterdaten sind also kein Selbstzweck.

00:10:35: Zu viele Felder töten einfach die Akzeptanz der Mitarbeiter.

00:10:38: Wenn die Leute genervt sind pflegen sie die Daten schlecht und das ganze System bricht zusammen.

00:10:43: Genau das ist die harte Grenze Und deswegen musst du dich jedes Mal, wenn Du ein neues Datenfeld in Deinem Team einführst wirklich ernsthaft fragen.

00:10:52: Rechtfertigt der Nutzen für mich als Auswerter eigentlich den Aufwand für mein Team bei der täglichen Eingabe!

00:10:59: Das ist ein super Maßstab.

00:11:01: Okay nachdem wir nun die Stolpersteine und diese harten Grenzen kennen wie bauen wir laut der Quelle denn ein System auf das die Mitarbeiter tatsächlich lieben?

00:11:11: Wie sieht der Praxisfahrplan aus?

00:11:13: also Wir müssen verhindern, dass diese Frustration überhaupt erst entsteht ohne aber auf unsere wichtigen Eigenschaften zu verzichten.

00:11:21: Hier wird es jetzt wirklich interessant!

00:11:24: Da gab es nämlich eine Regel in der Quelle die ich extrem stark fand.

00:11:27: Beginne immer mit einer echten Suchfrage.

00:11:30: Oh ja das ist wahrscheinlich der größte Fehler bei der Planung überhaupt.

00:11:35: Projektteams sitzen stundenlang in irgendwelchen Konferenzräumen und malen super abstrakte Taxonomien an ihre Whiteboards.

00:11:45: und überlegen sich irgendwelche komplexen Architekturen.

00:11:47: Genau, aber das ist der völlig falsche Ansatz!

00:11:51: Der richtige Ausgangspunkt ist die reale tägliche Suchfrage der Kollegen.

00:11:56: Du musst in die Fachabteilung gehen und nicht fragen welche Metadatenstruktur wünscht ihr euch?

00:12:02: Weil darauf hat eh keiner eine Antwort.

00:12:04: Richtig – man fragt wenn ihr morgens ein Dokument sucht was gebt ihr da ein?

00:12:09: Wohin nach sucht ihr?

00:12:10: Welche Verträge laufen dieses Jahr aus?

00:12:12: zum Beispiel

00:12:13: Genau, oder welche Dokumente gehören zu Projekt Alpha und sind noch nicht freigegeben?

00:12:19: Und diese ganz natürlich formulierte Frage liefert dir exakt die Felder, die du brauchst.

00:12:24: Ein Feld für Dokumentenart, eines für Projektename und eines für Freigabestatus.

00:12:29: Punkt!

00:12:30: Das leuchtet absolut ein – man lässt alles andere was das System vielleicht noch so erfassen könnte einfach weg.

00:12:37: Aber wenn wir diese Felder dann definieren, dann stoßen wir direkt auf das nächste Praxisproblem und zwar diese ganzen Freitextfelder.

00:12:45: Oh mein Lieblingsthema!

00:12:47: Ich kenne so viele Unternehmen, die sagen ja wir wollen den Nutzer nicht so einengen Wir geben denen einfach ein leeres Feld für die Abteilung.

00:12:54: dann können sie eintippen was Sie wollen.

00:12:56: Das klingt ja erstmal voll nutzerfreundlich

00:12:59: Es ist aber eine absolute Katastrophe für die Datenqualität.

00:13:03: ich erkläre dir auch warum Wenn du einen FreiteXT-Feld anbietest Dann tippt der erste Mitarbeiter Vertrieb ein Die nächste Kollegin schreibt Sales.

00:13:13: Ein dritter Kollege schreibt Verkaufsabteilung und der vierte ist mega im Stress, vertippt sich und schreibt «Verkauf» mit einem Buchstaben-Dreher.

00:13:22: Und dann will ich am Ende des Monats meinen schönen Bericht ziehen, filtern nach Vertrieb – und mir fehlen plötzlich vierzig Prozent der Dokumente, weil das System halt so dummes zu verstehen – dass Sales und Verkoffsabteilungen eigentlich das Gleiche meinen!

00:13:36: Exakt!

00:13:37: Und dann heißt es sofort SharePoint funktioniert nicht, die Suche ist kaputt.

00:13:41: Dabei liegt der Fehler einfach in der Konfiguration.

00:13:44: Die Lösung dafür ist dass man immer Auswahlfelder also diese klassischen Drop-Down Menüs bevorzugen sollte

00:13:50: Weil das die Eingabe normiert?

00:13:51: Richtig

00:13:52: Das zwingt alles eine saubere Struktur und verhindert diesen ganzen Wildwuchs an Begriffen.

00:13:58: Was mir bei der Vorbereitung auch noch total aufgefallen ist dieser Tipp mit den Ansichten Also dass man oft gar nicht mehr Metadaten braucht, sondern einfach eine bessere Gruppierung der bestehenden Daten?

00:14:08: Ja Ansichten sind grandiose.

00:14:11: Wir neigen ja dazu für jede neue Anforderung aus dem Management ein neues Feld zu bauen!

00:14:16: Wenn der Chef sagt er will eine Übersicht aller Prioverträge baut die IT einen Checkbox-Feld-Priovertrag

00:14:22: Und die Mitarbeiter müssen schon wieder ein Feld mehr pflegen.

00:14:26: Genau, dabei kann man einfach eine Ansicht konfigurieren die wie so eine Brille funktioniert.

00:14:31: Sie filtert einfach die bestehenden Daten also zum Beispiel Vertragsdatum und Volumen und zeigt dem Manager genau das an was er sehen will ohne dass die Mitarbeiter auch nur einen Klick mehr machen müssen.

00:14:43: Das ist echt smart.

00:14:44: Aber um zu wissen, welche Dropdowns oder Ansichten wir brauchen.

00:14:48: Da betont die Quelle ja auch wie wichtig es ist das Konzept mit echten Dokumenten zu testen bevor's live geht, oder?

00:14:54: Unbedingt!

00:14:55: Testen, testen, testing.

00:14:57: Auf dem Whiteboard sieht deine Struktur immer perfekt aus aber wenn du dann versuchst die chaotischen Akten aus dem echten Leben da reinzupressen.

00:15:06: Dann kollabiert das ganze.

00:15:08: Da tauchen dann plötzlich E-Mails und obskure Tabellen auf an die beim Plan kein Mensch gedacht hat.

00:15:14: Das System darf ja auch nicht nur für Administratoren oder die Compliance-Abteilung geplant werden, es muss den Alltag der Anwender erleichtern.

00:15:21: Richtig!

00:15:22: Und darum ist auch der allerwichtigste Rat fang klein an.

00:15:26: Nicht leicht zehn Bibliotheken im ganzen Unternehmen auf einmal umbauen, oder?

00:15:31: Genau!

00:15:31: Das explodiert dir sonst in den Händen.

00:15:34: Nimm dir erst eine einzige Abteilung vor, optimiere die, sammle da die Erfahrungen, passt die Dropdowns an und erst wenn das richtig gut läuft rollst du es auf den Rest aus.

00:15:44: Das ist echt ein starker Fahrplan.

00:15:46: also fassen wir das Ganze doch mal freudig zusammen.

00:15:49: der Weg zu erfolgreichen SharePoint-Meterdaten führt nicht über das endlose Horten von Informationen

00:15:55: Absolut nicht.

00:15:56: Er führt über diese radikale Einfachheit, über klare Suchfragen von echten Anwendern und wirklich den Mut auf unnötige Datenfelder zu verzichten.

00:16:04: Ganz genau!

00:16:05: Und wie genau diese Funktionsweise und die Praxis im System aussehen wird übrigens detailliert im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen & Praxis gezeitet.

00:16:15: Den Link zu diesem Kurs findest du direkt in unseren Show Notes

00:16:18: Super.

00:16:19: Und bevor wir unsere heutige Analyse abschließen und uns verabschieden, möchte ich dir noch einen Gedanken mit auf den Weg geben.

00:16:26: Ein Gedanke der ein bisschen über die reine Technik hinausgeht.

00:16:29: Da bin ich gespannt!

00:16:30: Wenn Metadaten – im Grunde genommen – widerspiegeln wie eine Organisation denkt und Informationen priorisiert?

00:16:37: Was verrät dann eigentlich eine völlig überladene chaotische Metadatensstruktur über die Kommunikationskultur in den Führungsetagen dieses Unternehmens?

00:16:46: Oh, das ist tief….

00:16:48: Ja, oder?

00:16:49: Ist dieses ständige Hinzufügen von Pflichtfeldern vielleicht ein Zeichen dafür dass sich Leute hinter Datenbergen verstecken?

00:16:56: Denk mal darüber nach wenn du das nächste Mal einen Ordner anlegst.

00:16:59: In diesem Sinne, pass auf deine Datenqualität auf und bis zu unserem nächsten tiefen Eintauchen in die Materie!

00:17:06: Genau macht's gut, bis zum nächsten Mal.