Quick-Briefing: MS-SharePoint-Metadaten Teil 7/7: Der perfekte Start

00:00:00: Du kennst das bestimmt.

00:00:01: Man führt so ein neues System ein, alle sind total motiviert und nach so drei Monaten herrscht dann wieder das absolute Chaos.

00:00:08: Oh ja!

00:00:10: Das ist ein echter Klassiker.

00:00:12: Genau.

00:00:12: Und in diesem siebten und damit auch finalen Teil unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten gehen wir genau dem auf den Grund.

00:00:22: Willkommen also zu dieser tiefgehenden Analyse.

00:00:25: Wir wollen heute klären, warum scheitern eigentlich so viele Dokumenten-Managementprojekte?

00:00:29: Also wenn man sich die aktuellen Best Practice Guides da mal ansieht dann zeigt sich ein wirklich klares Muster.

00:00:36: es liegt nämlich fast nie an der Technik.

00:00:38: Echt nicht!

00:00:39: Weil man schiebt's ja gerne auf die Software Ja

00:00:41: absolut

00:00:42: Aber die Software im Hintergrund funktioniert eigentlich tadellos.

00:00:46: Die Projekte fahren gegen die Wand weil die Konzepte dahinter oft völlig überladen sind.

00:00:51: Verstehe!

00:00:52: Einer strukturierten Einfachheit.

00:00:54: Um das mal kurz für dich als Zuhörer greifbar zu machen, Metadaten sind ja an sich ein genialer Ausweg oder?

00:01:02: Auf jeden Fall

00:01:03: Anstatt also einen Dokument in so einer endlosen, starren Ordnerstruktur wie keine Ahnung Abteilung, Jahrprojekte Entwurf, Final-Final II Zu begraben Da heften wir dem Dokument einfach bestimmte Eigenschaften an.

00:01:17: Genau Das ist ja also.

00:01:19: das ist der absolute Kern für Bereiche wie das Qualitätsmanagement oder auch die Vertragsverwaltung.

00:01:24: Man sucht dann nicht mehr mühsam nach dem genauen Ort eines Dokuments, sondern man filtert einfach blitzschnell nach Inhalt, Status oder eben der Kategorie.

00:01:32: Ja aber da stoße ich in der Praxis oft an der Grenze.

00:01:38: Für mich fühlt sich schnell an wie so eine völlig übermotivierte Foto-App.

00:01:45: Wie meinst du das genau?

00:01:46: Naja, wenn ich nach einem Urlaub jedes einzelne Bild mit so fünfzehn verschiedenen Tags versehen muss.

00:01:53: Also Datum der exakte Ort die Stimmung, die Wetterlage...

00:01:57: Ja ok!

00:01:58: Ich sehe, worauf du ihn auswirst.

00:01:59: Dann halte ich das vielleicht drei Tage lang durch und danach gebe ich völlig entnervt auf.

00:02:03: Das ist eine super Analogie für einen Unternehmenskontext weil die Case Studies zeigen exakt dieses Bild.

00:02:10: Metadatenstrukturen werden oft exklusiv für die Administratoren entwürfen.

00:02:15: Oder für diese extrem strengen Compliance-Anforderungen, oder?

00:02:19: Richtig!

00:02:20: Ganz genau.

00:02:20: Da sitzen dann so Teams am Whiteboard und überlegen was man theoretisch...

00:02:25: Also was man alles lückenlos erfassen könnte.

00:02:27: Exakt.

00:02:28: Und wenn der normale Nutzer aber pro Dokument sagen wir acht bis fünfzehn Felder ausfüllen muss, dann bricht die Akzeptanz natürlich sofort ein.

00:02:36: Ja logisch da hat ja keiner Zeit für im Alltag.

00:02:39: Eben Der sichtbare Nutzen für den Einzelnen, der muss den Pflegeaufwand immer wirklich immer übersteigen.

00:02:46: Ansonsten scheitert das Projekt.

00:02:50: Okay verstehe also weniger Fedder aber wie entscheide ich dann überhaupt welche Eigenschaften überleben dürfen und welche wir besser streichen?

00:03:00: Da beginnt man dem Prozess am besten komplett von der anderen Seite nicht mit so einer abstrakten Architektur

00:03:06: sondern

00:03:07: mit echten ganz alltäglichen Suchfragen aus der Praxis.

00:03:11: Okay, also nicht so was wie.

00:03:12: Wie klassifizieren wir unsere Dokumente?

00:03:14: maximal detailliert?

00:03:16: Genau das nicht!

00:03:17: Sondern ganz pragmatisch.

00:03:18: zum Beispiel welche Verträge laufen dieses Jahr aus?

00:03:24: oder welche Dokumete zu Projekt Alpha sind eigentlich noch in der Prüfung?

00:03:28: solche praxisnahen Sachen halt.

00:03:30: man baut die Struktur also ausgehend vom gewünschten Suchergebnis quasi rückwärts auf

00:03:35: Ganz genau.

00:03:36: Dabei fällt mir aber sofort ein Problem aus der Praxis ein, dass gute alte Freitext fällt.

00:03:42: Oh

00:03:42: ja das ist die absolute Solbruchstelle vieler Systeme!

00:03:45: Weil jeder schreibt was er will oder?

00:03:47: Richtig wenn jemand sagen wir Sales und die Kollegen Vertrieb in so ein leeres Feld tippt dann sieht die Datenbank zwei völlig isolierte Welten.

00:03:55: Klar die Suchmaschine versteht gar keine Semantik oder so.

00:03:59: Nein die gleich nur stumpf Zeichenfolgen ab.

00:04:02: Wenn du dann später nach Vertrieb filterst, dann fallen alles Sales-Dokumente komplett durchs Raster.

00:04:06: Das ist natürlich fatal!

00:04:08: Absolut – die Guides betonen deshalb immer wieder man soll Auswahlfelder nutzen.

00:04:13: Ah ok... Das zwingt das System nämlich von Sekunde eins an in eine saubere Datenqualität weil die Leute nur vorgegebene Begriffe anklicken können.

00:04:21: Aber warte mal…das widerspricht doch eigentlich allem was IT Abteilungen normalerweise so machen

00:04:26: Inwiefern?

00:04:27: Naja, müssten wir dann nicht konsequenterweise das ganze Unternehmen auf einmal umstellen.

00:04:32: Also so ein richtig harter Schnitt!

00:04:34: Damit diese Auswahlfelder sofort überall zu hundert Prozent einheitlich sind...

00:04:38: ...damit man keinen Flickenteppich hat, meinst

00:04:40: du?

00:04:40: Ja genau

00:04:41: Da waren die Quellen extrem deutlich vor.

00:04:45: Genau diesem Ansatz.

00:04:47: Man soll wirklich niemals zehn Bibliotheken gleichzeitig optimieren

00:04:51: Echt?!

00:04:51: Oder das ganze Unternehmen auf einen Schlag umkrempeln Das geht fast immer schief.

00:04:55: Ach so, weil man sonst die Designfehler, die man am Anfang ja unweigerlich macht direkt ins ganze Unternehmen skaliert.

00:05:01: Genau der Punkt!

00:05:03: Auf dem Papier sieht das ja immer alles wahnsinnig logisch aus.

00:05:06: Ja in der Theorie schon.

00:05:08: Aber wenn man mit einer einzigen Bibliothek startet und diese mit echten Dokumenten und echten Anwendern testet dann merkt man sofort wo es eigentlich hakt

00:05:17: Und man kann noch rechtzeitig gegensteuern.

00:05:19: Richtig Und sobald die ersten Nutzer dann durch diese cleveren Ansichten erleben, dass sie einen Dokument plötzlich in, sagen wir Sekunden statt in Minuten finden...

00:05:29: Dann werden die quasi zu echten Fans des Systems.

00:05:32: Exakt!

00:05:33: Sie werden zum Multiplikatoren für das neue System im gesamten Unternehmen.

00:05:37: Wow, das fasst es eigentlich perfekt zusammen.

00:05:40: Der größte Mehrwert entsteht durch wenige aber dafür wirklich konsequent genutzte und relevante Informationen?

00:05:47: Ja

00:05:47: Einfachheit schlägt definitiv das theoretisch perfekte, aber viel zu komplexe Konstrukt.

00:05:53: Was mich zu einem ziemlich provokanten Gedanken bringt!

00:05:58: Den kannst du dir nach unserer heutigen Analyse gerne mal so durch den Kopf gehen lassen?

00:06:04: Da bin ich mal gespannt...

00:06:05: Wenn die Pflege deiner Dokumentenstruktur mehr Zeit frisst als die eigentliche Arbeit mit dem Dokument selbst, dienst Du dann noch dem System oder dient das System

00:06:16: DIR?!

00:06:17: Oh, das ist wirklich die allesentscheidende Frage.

00:06:20: Und wer das Ganze jetzt in die Tat umsetzen möchte und sehen will wie man das System wieder für sich arbeiten lässt... Ja?

00:06:26: Da haben wir was für euch!

00:06:27: Genau.

00:06:27: Die exakte Funktionsweise und die praktische Umsetzung zeigen wir dir im Kurs Microsoft SharePoint.

00:06:33: Grundlagen und Praxis.

00:06:35: Super wichtig.

00:06:36: schaut da rein

00:06:37: Den Link dazu.

00:06:37: den findest du direkt unten in den Show Notes.

00:06:41: Besser kann man diese Serie eigentlich gar nicht abschließen.

00:06:44: Es war mir eine absolute Freude.

00:06:47: Danke, dass du bei dieser siebenteiligen Reise und dieser tiefgehenden Analyse dabei warst.

00:06:52: Mach's gut und bis zum nächsten

00:06:55: Mal!