Experten-Talk: MS-SharePoint-Metadaten Teil 6/7: Ordner vs. Metadaten

00:00:00: Also stell dir vor, du suchst diesen einen finalen Projektvertrag für euren allergrößten Kunden.

00:00:07: Ein Klassiker!

00:00:08: Der Puls geht direkt hoch.

00:00:10: Richtig!

00:00:10: Du klickst also auf das Laufwerk, gehst in den Ordnerkunden dann auf ... dann auf Verträge öffnest den Ordener abgeschlossen und der Ordner ist einfach komplett leer.

00:00:23: Und die Panik starkt auf

00:00:24: Absolut.

00:00:25: Du denkst dir, hat der Kollege aus dem Vertrieb das jetzt unter Projekte abgelegt?

00:00:29: Oder liegt es noch, weißt du im Ordner Entwürfe

00:00:32: oder ganz schlimm lokal auf irgendeinem Desktop?

00:00:34: Der absolute Albtraum ja.

00:00:36: und damit herzlich willkommen zur sechsten Ausgabe unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten!

00:00:43: Genau

00:00:44: wir schauen uns heute quasi das ewige Streitthema an dass also an praktisch ledendigitalen Arbeitsplatz tobt nämlich ordner gegen metadaten.

00:00:51: ein echter Glaubenskrieg sozusagen.

00:00:54: Ja, total.

00:00:55: Wir haben hier einen detaillierten Praxisleitfaden als Quelle und unsere heutige Tiefenanalyse soll endlich klären warum wir uns das Leben eigentlich oft so unfassbar schwer machen.

00:01:06: Okay lass uns das mal aufdröseln!

00:01:08: Warum hängen wir so sehr an diesen alten Strukturen?

00:01:12: Also was hier wirklich fasziniert ist dieser Moment der Panik vor dem leeren Ordner den du da gerade beschrieben hast.

00:01:17: Das is ja kein individuelles Versagen von den Vertriebskollegen eigentlich das symptomatische Versagen eines Systems, dass wir seit Jahrzehnten einfach mitschleifen.

00:01:27: Weil wir es halt so gewohnt sind oder?

00:01:29: Genau!

00:01:29: Wir zwingen eine völlig vieldimensionale Arbeitsrealität in eine komplett eindimensionale Struktur.

00:01:36: Eindimensional... Warte, das musst du genauer erklären weil wenn ich so ne richtig tief verschachtelte Ordnerstruktur aufbaue also sagen wir mal Abteilung dann ja dann Projekt dann Dokumentstyp, dann fühlt sich das für mich im ersten Moment extrem strukturiert an.

00:01:54: Ich habe da doch also quasi für alles eine

00:01:56: Schublade.".

00:01:57: Ja aber es ist genau der Trugschluss!

00:01:59: Es fühlt dich nämlich nur so lange strukturierend an wie du derjenige bist, der diese Struktur entworfen hat.

00:02:04: Ah

00:02:04: okay, verstehe.

00:02:06: Weil

00:02:07: ein Ordner zwingt dich zu einer einzigen unumstößlichen Entscheidung, nämlich wo liegt dieser Datei physisch?

00:02:13: So wie bei einem physischen Akten-Schrank?

00:02:15: ne?

00:02:15: Exakt

00:02:16: Nehmen wir mal eine Rechnung für eine Marketing-Kampagne vom Sommerprojekt.

00:02:21: Okay.

00:02:22: Gehört

00:02:22: dieses PDF jetzt in den Ordner Finanzen, dann Rechnungen, dann ... Oder in Marketing, dann Kampagnen oder doch in Projekte und Kosten?

00:02:33: Das

00:02:33: ist genau der Punkt an dem die Abteilungen dann anfangen sich zu streiten!

00:02:36: Genau

00:02:37: weil die Finanzabteilung denkt natürlich in Belegarten und Quartalen das Marketing denkt aber in Kampagnien Und das Projektteam, naja die denken in Meilenstein.

00:02:50: Wenn ein Dokument in den Schrank Projekt A gehört aber gleichzeitig für Abteilung B relevant ist – das Papier kannst du ja schlecht in der Mitte durchreißen!

00:02:59: Richtig und weil das Dokument an dieser klassischen Ordnerstruktur quasi wie in einem Gefängnis sitzt kann es immer nur an exakt einem Ort sein.

00:03:06: Ist das dann der Moment in dem die klassische Ablagelogik einfach in sich zusammenfällt?

00:03:12: Und dann entstehen diese berüchtigten, tief verschachtelten Strukturen in denen niemand mehr was findet?

00:03:17: Ganz genau.

00:03:18: Das führt in der Praxis zu zwei fatalen Reaktionen laut unserem Leitfaden.

00:03:23: Entweder verbringen die Leute wirklich Minuten damit sich durch irgendwelche Ordnerlaboriente zu klicken und raten wie der Ersteller wohl gedacht haben könnte...

00:03:32: Was unfassbar viel Zeit kostet!

00:03:34: Ja und Nerven.

00:03:35: oder das ist noch schlimmer Sie kapitulieren kopieren das Dokument und legen es einfach in ihren eigenen Bereich ab.

00:03:42: Oh ja, und sobald das passiert haben wir Redundanzen.

00:03:45: Niemand weiß mehr welches PDF jetzt die freigegebene finale Version ist?

00:03:51: Genau das ist das Problem!

00:03:52: Okay,

00:03:52: das leuchtet ein.

00:03:53: Das Problem ist also nicht dass die Mitarbeiter unordentlich sind sondern diese Starheit des Ordners an sich.

00:03:59: er verlangt halt einen festen Pfad.

00:04:02: Wie lösen Metadata denn dieses fundamentale problem?

00:04:05: Also wie sieht da die Mechanik unter der Haube aus?

00:04:08: Also Metadaten entkoppeln das Dokument komplett von seinem Speicherort.

00:04:13: Anstatt die Datei in so einem immer tiefer werdenden Schacht aus Unterordnern zu schieben, legst du sie in einen relativ flachen Raum und hängst dir einfach Eigenschaften an – also quasi digitale Etiketten!

00:04:26: Du deklarierst dann, dass es eine Rechnung für das Sommerprojekt aus dem Jahr im Jahr ist für die Abteilung Marketing.

00:04:35: Hier wird es wirklich interessant, das erinnert mich total stark an die Art wie wir heute Musik konsumieren.

00:04:41: Oh ja guter Vergleich!

00:04:42: Weil in den frühen zwei tausendern da hatte ich meine mp-drei Dateien in endlosen Ordnern auf der Festplatte weißt du?

00:04:49: Mhm ich erinnere mich.

00:04:51: Ordnerrock dann neunziger

00:04:53: Genau

00:04:53: Unterordner Bandname, unterordner Album.

00:04:57: Und wenn ich dann eine Playlist für einen Sport machen wollte, musste ich die Songs mühsam aus zehn verschiedenen Ordern zusammen kopieren!

00:05:04: Das

00:05:04: wäre ein Aufwand...

00:05:05: Ja und heute bei Spotify oder so da gibt es diese Ordnerstruktur für mich als Nutzer ja gar nicht mehr.

00:05:12: Ich suche nach dem Genre oder nach meiner Stimmung oder nach einem Tempo von Hundertzwanzig Beats

00:05:18: per Minute.

00:05:19: Genau das.

00:05:19: Der Song selbst liegt irgendwo auf einem Server, aber durch seine Metadaten kann ich ihn aus völlig verschiedenen Perspektiven aufrufen.

00:05:28: Das ist wirklich die perfekte Analogie!

00:05:31: In SharePoint bedeutet das dann für den Arbeitsalltag die Finanzabteilung baut sich eine Ansicht, die alle Dokumente mit dem Etikett Rechnung filtert und das Marketingfiltert halt nach Sommerprojekt.

00:05:42: Das Dokument selbst bewegt sich dabei kein Millimeter.

00:05:45: Es existiert also nur einmal?

00:05:47: Exakt!

00:05:47: Nur einmal.

00:05:48: Aber die Perspektive darauf ist völlig dynamisch.

00:05:51: Du suchst also nicht mehr danach, wo etwas liegt sondern was es ist?

00:05:55: Okay aber da muss ich jetzt mal direkt reingrätchen!

00:05:57: Wenn dieses Konzept so unfassbar überlegen ist... Also was bedeutet das im Kern?

00:06:02: sollten wir Ordner einfach komplett abschaffen?

00:06:04: Nee eben nicht.

00:06:05: Aber warum denn

00:06:06: nicht?!

00:06:07: Ist das Festhalten an Ordnern nur die Stuhheit von Anwendern, die sich nicht an moderne Sharepoint-Lösungen anpassen wollen?

00:06:13: Man könnte's meinen Aber die Quelle ist da ganz klar, Ordner haben weiterhin ihre absolute Berechtigung.

00:06:19: Echt?

00:06:20: Für was

00:06:20: denn?!

00:06:21: Ordner sind hervorragend für Strukturen, die extrem stabil sind, sich nicht verändern und vor allem keine Multiplen Perspektiven benötigen – sie erfordern kaum Einarbeitung!

00:06:31: Hast du da ein konkretes Beispiel aus dem Text?

00:06:33: Ja, nimm mal Projektarchive oder eine Vertragsakte….

00:06:37: …oder klassischerweise ne Personalakte.

00:06:39: Ah ok...

00:06:40: Ein unterschriebener Arbeitsvertrag von Mitarbeiterin Schmidt Gehört in die Personalakte von Mitarbeiterin Schmidt.

00:06:46: Da gibt es keine Diskussion.

00:06:48: Stimmt, die Marketingabteilung wird diesen Vertrag niemals aus einer anderen Perspektive suchen müssen?

00:06:53: Genau!

00:06:54: Wenn wir das mit den großen Ganzen verknüpfen dann schaffen Ordner immer Dannordnung wenn Themenbereiche strikt und logisch voneinander getrennt bleiben müssen Und dass ist auch rechtlich oft vorgegeben.

00:07:06: Du meinst sowas wie Compliance-Strukturen?

00:07:08: Richtig wo ganz klar geregelt sein muss, wer auf welchen Container Zugriff hat.

00:07:15: Berechtigungen lassen sich auf Ordnerebene oftmals viel robuster und unkomplizierter vererben als auf Basis einzelner Metadatentags.

00:07:24: Okay das macht Sinn!

00:07:26: Aber mal ehrlich wird das ständige Tag von Dokumenten für die Mitarbeiter nicht extrem anstrengend?

00:07:33: Also wenn wir Ordner für das Starrer haben und Metadaten für das Dynamische.

00:07:38: was bedeutet das für die

00:07:39: Praxis?!

00:07:40: Das wirft eine wichtige Frage

00:07:41: auf.

00:07:42: Die Quelle warnt nämlich explizit davor, dass Metadaten eine konsequente Pflege erfordern.

00:07:48: Klar wenn vorne Schrott reingucken...

00:07:49: Genau dann kommt bei der Suche hinten auch nur Schrott raus!

00:07:52: Metadatten bringen dir eine hoch flexible Organisationen, eine leistungsfähige Suche und tolle Auswertungsmöglichkeiten.

00:08:00: Und sie sind die Grundlage für Automatisierungen zum Beispiel mit Power Automate.

00:08:05: Aber wenn Begriffe nicht einheitlich verwendet werden oder es zu viele Pflichtfelder gibt, sinkt die Akzeptanz rapide.

00:08:11: Ja!

00:08:12: Es stellt ihr vor ich lade zehn Dateien in SharePoint hoch und das System verlangt von mir dass sich jedes mal Kunde, Projekt-, Jahrabteilung- und Dokumententyp ausfülle.

00:08:22: Da dreh' ich doch

00:08:22: durch!

00:08:23: Eben – Technik ersetzt keine saubere Planung.

00:08:26: Wenn du die Leute so überforderst, wählen dir einfach das allererste Element im Dropdownmenü nur um die Maske wegzuklicken

00:08:33: Was dann noch schlimmer ist als gar keine Metadaten.

00:08:36: Exakt!

00:08:36: Wenn wir jetzt aber beides mischen, also Ordner und Metadarten, riskieren wir nicht das Schlimmste aus beiden Welten?

00:08:43: Wie meinst du das?

00:08:44: Naja ein starres Ordnerlaborint in dem wir zusätzlich auch noch zick Meterdaten ausfüllen müssen – das klingt doch

00:08:51: furchtbar.

00:08:51: Das wäre der worst case.

00:08:53: ja Aber der Leitfaden skizziert ganz klare Best Practices um genau dieses Chaos zu vermeiden.

00:08:59: Okay, und wie sehen die aus?

00:09:01: Wie funktioniert dieser hybride Weg zum Erfolg.

00:09:04: Die goldene Regel lautet Ordner für die grobe Struktur Metadaten für die Klassifizierung.

00:09:09: Ordner-für-die-grobe-Struktur.

00:09:11: Das klingt ein bisschen wie in einem Supermarkt oder?

00:09:14: Supermarkt, erklär mal!

00:09:16: Naja wenn ich in den Supermarkt komme will nicht dass alle Zehntausend Produkte auf einem riesigen Haufen in der Mitte liegen Und ich keine Ahnung einen Roboter fragen muss wo meine Milch ist.

00:09:26: Ah okay Ja, das wäre dann eine reine Metadatenumgebung.

00:09:30: Genau!

00:09:31: Ich will stattdessen breite Gänge haben... ich will ein Schild an der Decke sehen auf dem Milchprodukte oder Obst und Gemüse steht.

00:09:39: Das sind für mich meine Ordner.

00:09:42: Die geben mir sofortige instinktive Orientierung ohne dass sich da kognitiv groß drüber nachdenken muss.

00:09:49: Eine sehr treffende Beobachtung wirklich die groben Gänge verhindern, dass du dich verloren fühlst.

00:09:55: In SharePoint sind das dann ein oder maximal zwei Ebenen an Ordnern.

00:09:59: Also wirklich flache Hierarchien?

00:10:00: Genau, tiefe Verschachtelungen müssen vermieden werden.

00:10:03: Du nutzt Ordner nur für klar getrennte Bereiche wie Mandanten oder eben Fachbereiche wie HR, Marketing und Liegel.

00:10:10: Okay!

00:10:10: Wenn also ein Mitarbeiter eine Datei hochladen will, navigiert er intuitiv in den Ordner Marketing – das kennt der.

00:10:18: Und was passiert dann?

00:10:19: Das kommt ja entscheidende Trick bei der Sache.

00:10:21: Durch das reine Ablegen in diesen Ordner kann SharePoint der Datei bereits automatisch bestimmte Metadaten mitgeben.

00:10:28: Warte mal wirklich, das System füllt die Etiketten von selbst aus?

00:10:32: Ja!

00:10:33: Das ist das Geniale – man kann Ordner so konfigurieren dass sie Standardwerte vererben.

00:10:38: Ah… Alles was in den Marketingordner geworfen wird bekommt automatisch und unsichtbar für den Nutzer das Etikett.

00:10:45: Abteilungpunkt Marketing.

00:10:47: Der Nutzer musste keinen einzigen Klick dafür tun.

00:10:50: Das ist ja der Hammer.

00:10:52: D.h.,

00:10:52: der Nutzer hat sein vertrautes Ordner-Erlebnis, füttert aber im Hintergrund die Metadatenmaschine?

00:10:58: Ganz genau so ist es!

00:10:59: Aber was ist mit den spezifischen Details – also ob das PDF eine Rechnung oder ein Konzept ist?

00:11:05: Das kann der Hauptordner ja nicht wissen….

00:11:07: wie machen wir das dann in meinem

00:11:08: Supermarktbeispiel?!

00:11:10: Naja

00:11:10: wenn du im Gang Milchprodukte stehst, fängst du an dir die Etiketten auf den Produkten anzuschauen... da steht dann Laktose frei oder Bio.

00:11:19: Das sind unsere Metadaten.

00:11:21: Dokumenttypen, Status oder Verantwortlichkeiten werden dann ausschließlich über Metadatengelöst – nicht durch noch mehr Unterordner.

00:11:30: Wir verzichten also ab der dritten Ebene komplett auf weitere Unterordne.

00:11:34: Exakt!

00:11:35: Es gibt keinen Ordner mehr für Rechnungen in den Jahr- und Sechsundzwanzig.

00:11:39: Alle Dokumente des Marketings liegen flach auf einer Ebene.

00:11:42: Und wie findet man denn was?

00:11:44: Der Nutzer sieht über die Dokumenten spalten … Wie in so ner intelligenten Excel-Tabelle.

00:11:49: Mit einem Klick auf den Spaltenkopf Dokumenttyp filtert er sich aus fünfhundert Dateien sofort alle Konzepte heraus.

00:11:55: Okay, aber da sind wir wieder bei der Frage wie bringen wir die Nutzer dazu diesen Dokumententyp beim Upload anzugeben ohne dass sie meutern?

00:12:02: Effekt bei der Suche muss den kleinen Aufwand beim Hochladen bei Weitem übersteigen!

00:12:07: Das ist ein fantastisches Fazit für die Praxis.

00:12:10: Es ist eben nicht dieses Entweder-Oder, sondern die kluge Kombination aus beidem.

00:12:14: Die psychologische Sicherheit der Ordner kombiniert mit der Dynamik der Metadaten.

00:12:19: Besser kann man es nicht zusammenfassen!

00:12:21: Weißt du?

00:12:22: Wenn wir das jetzt alles mal einen Schritt weiterdenken... wenn metadata uns ermöglichen Dokumente völlig unabhängig von ihrem eigentlichen Speicherort zu finden und zu organisieren Ja.

00:12:34: Werden wir in zehn Jahren überhaupt noch wissen, was ein Ablageort ist?

00:12:40: Oder wird die Zukunft der Arbeit nur noch aus einem einzigen riesigen digitalen Ozean bestehen – aus dem wir uns exakt das fischen, was wir im Moment brauchen?

00:12:50: Das ist ein krasser Gedanke!

00:12:52: Die technologischen Grundlagen dafür bauen wir ja genau jetzt.

00:12:56: Absolut Eine Perspektive, die das tägliche Datei sortieren, plötzlich ziemlich futuristisch erscheinen lässt.

00:13:02: Oh ja!

00:13:03: Und wer das jetzt in der Praxis umsetzen will – die genauer Funktionsweise und Praxis wird im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen & Praxis gezeigt.

00:13:11: Der Link zum Kurs steht in den Show-Notes.

00:13:13: Perfekt?

00:13:14: Damit sind wir am Ende unserer heutigen Analyse.

00:13:18: Nimm das Bild vom digitalen Ozeanruch mal mit, besonders wenn du das nächste Mal frustriert durch leere Unterordner klickst….

00:13:25: Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal.

00:13:28: Bis dann!