Quick-Briefing: MS-SharePoint-Metadaten Teil 6/7: Ordner vs. Metadaten
Shownotes
Willkommen zu Teil 6 unserer 7-teiligen Serie rund um das Thema Microsoft SharePoint Metadaten!
In dieser Folge beenden wir den Glaubenskrieg zwischen traditioneller Ordnerablage und modernen Metadaten. Was tun, wenn eine Rechnung sowohl zu „Marketing“ als auch zu „Q3“ gehört? In welche Schublade gehört sie? Wir zeigen Ihnen, warum starre Ordnerhierarchien im modernen Arbeitsalltag an ihre Grenzen stoßen und wie Sie durch die smarte Kombination aus flachen Ordnern und Metadaten das Beste aus beiden Welten vereinen.
Was Sie in dieser Folge lernen:
- Die Schubladen-Falle: Warum Ordnerstrukturen Dokumente künstlich begrenzen und unweigerlich zu unkontrollierten Dateiduplikaten führen.
- Physische Entkopplung durch Metadaten: Wie SharePoint Dokumente virtuell und in Echtzeit in dynamischen Ansichten bündelt, ohne den Speicherort zu vervielfachen.
- Das Akzeptanz-Problem: Warum reine Metadaten-Systeme mit zahllosen Pflichtfeldern Nutzer überfordern und zur gefürchteten Schatten-IT auf lokalen Desktops führen.
- Das Hybridmodell als Best Practice: Flache Makro-Ordner (z. B. nach Fachbereich oder Mandant) als visuelle Orientierung plus Metadaten (Typ, Status, Fälligkeit) für das Mikromanagement.
- Zukunftsausblick: Wie KI-Modelle das manuelle Verschlagworten revolutionieren und physische Speicherorte bald gänzlich überflüssig machen könnten.
Weiterführende Links zur Folge:
Blogartikel zum Nachlesen: Den vollständigen Fachartikel „Microsoft SharePoint: Metadaten oder Ordner?“ finden Sie hier: 👉 https://rohinie.com/microsoft-sharepoint-meta-oder-ordner/
Praxiskurs: Sie möchten Schritt für Schritt lernen, wie SharePoint Metadaten eingerichtet und optimal in der Praxis genutzt werden? Alle Details zu unserem Kurs „Microsoft SharePoint – Grundlagen und Praxis“ gibt es hier: 👉 https://rohinie.com/sharepoint-kurs/
Transkript anzeigen
00:00:00: Also stell dir vor, du suchst nach diesem einen echt geschäftskritischen Vertrag und anstatt dich durch so ein Labyrinth aus Ordnern zu klicken findet das Dokument einfach Dich.
00:00:09: Das wäre natürlichen Traum!
00:00:11: Ja oder?
00:00:12: Und genau das ist halt das Versprechen von Metadaten... ...und deshalb klären wir heute in der sechsten Episode unsere siebenteiligen SharePoint-Serie diese ultimative Grundsatzfrage nämlich Ordnerstruktur oder Metadata.
00:00:25: Willkommen zu einem neuen DeepDive in unsere Quellen.
00:00:28: Hallo zusammen Ja, das ist ja fast schon ein Glaubenskrieg in diesen Sharepoint-Projekten.
00:00:34: Wir alle sind halt mit dem klassischen Aktenschrank aufgewachsen?
00:00:37: Richtig!
00:00:37: Man kennt es einfach nicht
00:00:38: anders?!
00:00:39: Genau.
00:00:39: Ordner geben uns eben dieses Gefühl von Kontrolle und für extrem statische Archive sagen wir mal abgeschlossene rechtliche Akten funktioniert das System ja auch echt
00:00:49: wunderbar.
00:00:50: Klar weil sich die Struktur da ja eh nie ändert.
00:00:53: Aber genau da bricht das System im modernen Arbeitsalltag doch irgendwie zusammen oder?
00:00:58: Absolut.
00:00:59: Also wenn ein Dokument an zwei Orten gleichzeitig Sinn ergibt, nehmen wir mal eine Rechnung die sowohl zum Marketing als auch zum Quartal Drei gehört.
00:01:09: In welche Schublade stecke ich die dann?
00:01:11: Das
00:01:11: ist genau der Kern des Problems!
00:01:13: Mit Ordnern zwingst du halt ein mehrdimensionales Dokument in eine völlig eindimensionale Struktur.
00:01:19: Du musst dich dann entscheiden
00:01:21: Oder man fängt an, Duplikate zu erstellen.
00:01:24: Richtig und das ist eigentlich das schlimmste Metadaten Lösen dieses Dilemma aber, indem sie die Datei von ihrem physischen Speicherort sozusagen entkoppeln.
00:01:33: Moment!
00:01:34: Also wenn ich dem System gar keinen festen Ordnerpfad mehr vorgebe?
00:01:38: Woher weiß SharePoint dann überhaupt wo die Dateien eigentlich liegt?
00:01:42: Das ist ja das Geniale daran.
00:01:44: Physisch liegt die einfach in einer riesigen Datenbank.
00:01:48: Aber für den Nutzer baut SharePoint durch diese Metadaten dynamisch so rituelle Ordner zusammen und zwar in Echtzeit.
00:01:54: Ach krass, in Echtzeit!
00:01:56: Ja genau.
00:01:57: Wenn du das Dokument also mit den Eigenschaften Hechnung, Marketing und Q-Drei versiehst klont das System das Dokument gewissermaßen in jede deiner Suchanfragen
00:02:07: Aber ohne die eigentliche Datei zu duplicieren, richtig?
00:02:10: Exakt.
00:02:11: Die Datei existiert sozusagen überall und nirgends bis du sie eben abrufst.
00:02:15: Okay
00:02:15: wow wenn diese dynamische Filterung also derart überlegen ist drängt sich mir da sofort eine Frage auf Warum reißen wir den virtuellen Aktenschrack nicht einfach komplett ab?
00:02:26: Tja,
00:02:26: gute Frage.
00:02:27: Also schaffen wir Ordner doch einfach komplett Ab!
00:02:30: Das Problem ist weil der Mensch eben ein Gewohnheitstier ist und weil reine Metadatensysteme in der Praxis oft echt spektakulär scheitern.
00:02:40: Die erfordern nämlich eine eisende Disziplin.
00:02:43: Wie meinst du das genau?
00:02:44: Naja stell dir vor du letzten Dokument hoch und musst dann plötzlich so einen Formular mit fünfzehn Pflichtfeldern ausfüllen.
00:02:50: Was passiert
00:02:50: dann?!
00:02:51: Ähm, dann speicher ich das lokal auf meinem Desktop weil mir das einfach viel zu blöd ist.
00:02:56: Da haben wir es!
00:02:56: Die Nutzerakzeptanz geht sofort in den Keller und dann kommt noch das Problem der einheitlichen Sprache dazu.
00:03:02: Ah du meinst wenn Kollege A Faktura eintippt?
00:03:06: Und Kollege B Rechnung?
00:03:08: Ganz genau so ist es.
00:03:10: Dann bricht die Logik dieser dynamischen Ansichten sofort in sich zusammen.
00:03:13: Verstehe
00:03:15: also brauchen wir irgendwie einen Hybridmodell.
00:03:17: Wie sieht denn laut unseren Quellen der Best Practice Kompromiss aus, der dieses ganze Chaos verhindert?
00:03:22: Wir nutzen einfach die Stärken beider Welten.
00:03:25: Also Ordner bilden die Makrostruktur, die trennen das ganz grobe voneinander
00:03:30: Zum Beispiel so Fachbereiche wie HR und Marketing
00:03:34: Richtig oder eben verschiedene Mandanten.
00:03:38: Das gibt den Nutzern dann diese vertraute visuelle Orientierung beim Navigieren zurück.
00:03:42: Und sobald ich dann in diesem Fachbereichsordner drin bin, übernehmen die Metadaten dann das Mikromanagement.
00:03:49: Ganz genau!
00:03:50: Innerhalb des Ordners arbeiten wir mit Eigenschaften wie Dokumententyp, Status oder eben Verantwortlichkeit.
00:03:57: Okay – Das klingt logisch
00:03:58: Aber die absolute Grundwege dabei lautet immer Die Ordnerhierarchien müssen extrem flach bleiben.
00:04:04: Also nutzen wir quasi Ordner um das Haus zu bauen aber Metadarten um die Möbel darin zu arrangieren.
00:04:10: Das ist echt ein sehr passendes Bild.
00:04:12: Die Ordner geben den Rahmen vor, in dem die Metadaten ihre Magie entfalten können.
00:04:17: Ohne den Nutzer beim Speichern Kognitiv völlig zu überfordern?
00:04:21: Exakt!
00:04:22: Das ist das große Ziel.
00:04:23: Sehr cool Bevor wir dich da draußen jetzt in die Praxis entlassen, wie diese Kombination aus flachen Ordner-Hirachien und smarten Metadaten technisch genau funktioniert – und wie du das in deinem Unternehmen Schritt für Schritt aufbaust.
00:04:38: Das wird echt detailliert im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen & Praxis gezeigt!
00:04:45: Genau, den Link dazu findest du natürlich direkt unten in den Shownotes.
00:04:49: Ja, reinschauen lohnt sich definitiv wenn man einfach vermeiden will diese typischen Architekturfehler aus der Theorie dann im eigenen Unternehmen zu wiederholen.
00:04:58: Absolut und zum Abschuss noch ein Gedanke für dich über den Du vielleicht mal nachdenken solltest.
00:05:04: Wenn wir jetzt schon sehen wie so KI-Modelle unsere Dokumente beim Hochladen automatisch lesen und mit perfekten Metadaten versehen können
00:05:14: Ein spannender Punkt.
00:05:15: Sind wir dann vielleicht nur noch wenige Jahre von dem Punkt entfernt, an dem das ganze Konzept eine Datei an einem bestimmten Ort zu speichern komplett aus unserem Arbeitsalltag verschwindet?
00:05:27: Lass das mal sacken!
00:05:29: Bis zum nächsten
00:05:31: Mal.
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