Experten-Talk: MS-SharePoint-Metadaten Teil 5/7: Die Zahlenspalte im Einsatz

00:00:00: Stell dir mal vor, du sitzt an deinem Schreibtisch.

00:00:04: Das Quartalsende rückt bedrohlich näher.

00:00:07: also wirklich so kurz vor knapp.

00:00:09: Dein Chef steht quasi schon im Türrahmen.

00:00:12: Oh ja!

00:00:12: Den Moment kennen wir glaube ich alle.

00:00:14: Genau und der verlangt innerhalb von fünf Minuten eine exakte Aufstellung.

00:00:18: Also alle Projektkosten, die in diesem Jahr sagen wir die Grenze von zehntausend Euro überschritten haben.

00:00:23: Und dann fängt der Stress an?

00:00:25: Richtig!

00:00:26: Du öffnest also diese zentrale Sharepoint-Liste des Unternehmens, bist eigentlich voll zuversichtlich und setzt den Filter auf größer als zehnteusend...

00:00:35: ...und dann knallt es wahrscheinlich.

00:00:36: Es

00:00:36: streikt völlig.

00:00:37: Die Ansicht ist ein reines Chaos, wichtige Dokumente fehlen und plötzlich taucht ganz oben ein Projekt auf das eigentlich nur ein Budget von zweihundert Euro hat.

00:00:46: Ja da kriegt man echt direkt einen Herzinfarkt.

00:00:49: Aber der Grund dafür ist oft so banal.

00:00:50: Absolut!

00:00:52: Irgendjemand im Team hat nämlich in der Eile einfach sowas wie circa zehn K Euro eingetippt oder sowas, wie etwas über zehntausend und zwar in ein simples Freitextfeld

00:01:04: was natürlich ein absoluter Albtraum für jede Datenbank Architektur ist.

00:01:08: das ist wirklich einen Standardfehler in ich würde sagen fast jedem Unternehmen.

00:01:13: Wir Menschen haben ja diese unglaubliche Fähigkeit zur Mustererkennung.

00:01:17: Mhm.

00:01:17: Unser Gehirn übersetzt das quasi sofort?

00:01:20: Genau, wir sehen circa zehn K Euro, ordnen den Kontext ein und verstehen sofort den ungefähren Wert aber wir vergessen dabei komplett dass das System am anderen Ende eben keine kognitive Intelligenz hat.

00:01:32: Das ist einfach nur ein dummer Computer

00:01:33: Richtig!

00:01:35: Für SharePoint oder eigentlich für jede relationale Datenbank ist das einfach nur eine bedeutungslose völlig wahllose Aneinanderreihung von Zeichen Und genau deshalb müssen wir heute wirklich tief in dieses Thema eintauchen.

00:01:48: Also herzlich willkommen an dich da draußen zu unserem heutigen Deep Dive!

00:01:53: Hallo auch von mir!

00:01:54: Und ich freue mich riesig, dir sagen zu können dass das hier bereits die fünfte Ausgabe unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten ist.

00:02:03: Wir haben auf dieser Reise durch die Architektur ja schon echt viel abgedeckt?

00:02:07: Ja von den ganz grundlegenden Textfeldern bis hin zu diesen wirklich komplexen Auswahlmenüs war schon einiges dabei

00:02:13: Genau, aber heute verlassen wir mal diese Welt der reinen diskriptiven Daten.

00:02:18: Heute wird es also im wahrsten Sinne des Wortes richtig messbar!

00:02:23: Und das ist so ein entscheidender Punkt in der Evolution von so einem System?

00:02:26: Wir schauen uns heute nämlich die SharePoint-Zahlenspalte an

00:02:29: Was im ersten Moment natürlich total trivial klingt.

00:02:32: Also einfach eine Spalte für Zahlen halt oder?

00:02:35: Ebene betrachten Dann ist das exakt der Hebel Der eine statische ich sag mal passive Dokumentenablage in ein hoch dynamisches Werkzeug verwandelt.

00:02:45: Und das für das gesamte Unternehmen?

00:02:48: Also unsere Mission für diese Analyse ist heute extrem klar, wir wollen gemeinsam herausfinden warum das scheinbar so harmlose Eintippen von Ziffern in normale Textfelder so ein massives Problem ist.

00:02:59: Ein Problem dass man oft ja auch viel zu spät bemerkt.

00:03:02: Ohja!

00:03:03: Und wir wollen entschlüsseln, wie die Zahlen spalten dieses Problem eben nicht nur löst sondern auch völlig neue Möglichkeiten der Automatisierung eröffnet.

00:03:12: Absolut!

00:03:13: Lass uns da doch direkt mal an die Wurzel des Problems gehen.

00:03:17: Gerne!

00:03:18: Wir alle kennen ja dieses Freitext-Desaster.

00:03:20: Man legt ein neues Dokument an, man sieht da einen Feld namens Budget, tippt dann fünftausend Euro ein drückt Enter und hakt die Sache geistig einfach ab.

00:03:29: Man denkt man hat alles richtig gemacht?

00:03:31: Genau.

00:03:31: aber warum genau ist dieser Reflex eigentlich so fatal?

00:03:35: wenn wir jetzt mal auf die Ebene der Systemarchitektur schauen?

00:03:38: Um das wirklich zu greifen müssen wir kurz unter die Haube von SharePoint schauen also genauer gesagt auf die SQL-Datenbank, die da im Hintergrund ja eigentlich alle Fäden zieht.

00:03:48: Okay was passiert da genau?

00:03:50: Wenn

00:03:50: wir einen Wert wie diese fünf tausend Euro in eine Textspalte eingeben dann speichert das System das als sogenannten String.

00:03:58: Das ist einfach nur eine reine Zeichenkette.

00:04:00: Also das System sieht gar keine Zahl.

00:04:02: Nein

00:04:03: überhaupt nicht!

00:04:04: Das System reserviert einfach Speicherplatz für jedes einzelne Zeichen also für die fünf Dann für den Punkt, die Nullen das Leerzeichen und dann das E, das U und das R.

00:04:17: Krass!

00:04:17: Das heißt...die Datenbank liest es gar nicht als mathematischen Wert?

00:04:22: Exakt!

00:04:23: Die Datenbank ließt das auf genau dieselbe Weise wie sie das Wort sagen wir mal Apfelkuchen lesen würde.

00:04:28: da gibt es für das System keinen Unterschied.

00:04:30: Das ist ja verrückt!

00:04:31: Das Speichern von Zahlen als Text ist also im Grunde so als würde man versuchen mit einem Taschenrechner zu rechnen bei dem die Tasten aber nur Buchstaben ausspucken.

00:04:41: Das ist eigentlich ein super Vergleich, ja?

00:04:44: Man tippt da also wie wild drauf rum!

00:04:46: Aber am Ende kann das Gerät einfach keine Summe bilden weil es diese Konzepte von Addition oder Subtraktion auf diese Eingaben gar nicht anwenden kann.

00:04:53: Richtig

00:04:54: und diese fehlende mathematische Logik wird ihr sofort zum Verhängnis sobald du anfängst mit diesen Daten wirklich arbeiten zu wollen.

00:05:03: Nehmen wir doch mal das simple Sortieren.

00:05:04: Oh ja, Sortieren ist immer so ein Thema!

00:05:06: Wenn du eine Textspalte aufsteigen sortierst wendet die Datenbank einen sogenannten lexikografischen Algorithmus an.

00:05:14: Sie schaut sich stur wirklich nur stur das allererste Zeichen

00:05:17: an.

00:05:17: Okay und was passiert dann?

00:05:19: Das führt dann zu diesem völlig absurden Phänomen dass in deiner Liste die Zahl hundert plötzlich vor der zahl zwei landet.

00:05:27: Warte...die Hundert steht vor der Zwei.

00:05:29: Genau

00:05:30: Warum?!

00:05:31: Weil die Ziffer eins im Zeichensatz einfach vor der zwei steht.

00:05:35: Die Länge der Zahl oder ihr tatsächlicher mathematischer Wert interessiert das System in einem Textfeld halt überhaupt nicht.

00:05:42: Ah, das erklärt natürlich dieses absolute Chaos in meinem Einstiegs-Szenario vorhin?

00:05:47: Ganz genau!

00:05:48: Wenn ich also einen Filter setze, der mir alles über zehntausend Euro anzeigen soll... Dann such das System in einer Textspalte gar nicht nach einem mathematischen Schwellenwert.

00:05:59: Ne, es versucht wirklich nur Zeichenketten abzugleichen und das führt bei Operatoren wie größer als oder kleiner als in Textfeldern unweigerlich zu völligem Datensalat.

00:06:09: Und das Problem wird ja wahrscheinlich nicht kleiner wenn die Datenmenge wächst, oder?

00:06:13: Im Gegenteil je größer so eine Dokumentenbibliothek wird desto dramatischer skalieren diese Nachteile.

00:06:19: Bei zehn Dokumenten fällt dir das vielleicht noch manuell auf, da korrigierst du das kurz.

00:06:23: Aber was wenn wir zehntausend Dokumente in einer Projektbibliothek haben?

00:06:27: Dann hast Du ein echtes Problem!

00:06:29: Wenn das Management basierend auf genau diesen Daten dann Budgets freigeben soll, produzierst Du einfach von vorne bis hinten fehlerhafte Reports.

00:06:35: Das heißt die SharePoint-Zahlen-Spalte ist da der Lebensretter?

00:06:39: Genau

00:06:39: – denn sie zwingt das System den Eintrag als echten Integer oder Float zu speichern also als Ganzzahl oder eben als Kommazahl Und nur dann kann die CPU damit auch nativ-matematische Operationen durchführen.

00:06:53: Okay, weil Textfelder also bei jeglicher Mathematik grandiose Scheitern brauchen wir ganz offensichtlich eine dedizierte Zahlenspalte für Budgets – das habe ich verstanden!

00:07:02: Sehr gut.

00:07:03: Aber wo genau im Unternehmensalter?

00:07:04: grettet uns dieser mathematische Vorteil eigentlich noch den Hals?

00:07:08: Also wo glänzt diese Spalte in der Praxisabseits von reinen

00:07:11: Geldwerten?!

00:07:13: Der Übergang von Text zu Zahlen verändert die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit seinen Dokumenten interagiert wirklich fundamental.

00:07:22: Denken wir doch mal an das Erfassen von Bewertungen- und Risikomatritzen.

00:07:27: Mhm!

00:07:27: Also so im Qualitätsmanagement?

00:07:29: Wichtig – bei Qualitätseinschätzungen, Audits oder Compliance Checks arbeiten wir oft mit Punktesystems.

00:07:36: Ein Risikoscore errechnet sich dann vielleicht aus Eintrittswahrscheinlichkeit Mal Schadenshöhe.

00:07:42: Und wenn diese Parameter dann in echten Zahlenspalten liegen?

00:07:46: Genau, dann kann SharePoint oder auch eine angebundene Power-Plattform diese Werte völlig dynamisch berechnen und auswerten.

00:07:53: Ah, verstehe!

00:07:54: Das gilt ja wahrscheinlich genauso für physische Mengen oder Projektkennzahlen?

00:07:58: Absolut – Lagerbestände, Inventarwerte vielleicht verbrauchte Lizenzen

00:08:04: Oder ganz klassisch im Projektmanagement also der Fertigstellungsgrad in Prozent oder solche Aufwandsschätzungen in Stunden

00:08:11: Ganz genau.

00:08:12: Und hier greift noch ein weiterer extrem wichtiger Aspekt, und zwar die erzwungene Datenqualität.

00:08:18: Erzwungen?

00:08:20: Wie meinst du das?

00:08:21: Naja eine Zahlenspalte fungiert quasi wie so'n ganz strenger Türsteher.

00:08:26: Sie akzeptiert schlichtweg keinen Text.

00:08:28: Ah!

00:08:29: Das heißt wenn ein Mitarbeiter versucht da aus reiner Gewohnheit circa fünfzig oder das Wort Fünfzig in Buchstaben einzugeben

00:08:39: Dann blockiert das System sofort die Speicherung und verlangt einen sauberen numerischen Wert.

00:08:44: Das

00:08:44: ist ja genial!

00:08:45: Diese kleine Reibung bei der Eingabe zwingt den Nutzer dann also zur Präzision?

00:08:50: Richtig – und das garantiert am Ende, dass die Datenbasis für alle späteren Auswertungen wirklich konsistent bleibt.

00:08:57: Weißt du, das ist genau der Moment in dem sich für mich die ganze Philosophie unserer Dokumentenablage ändert….

00:09:04: Inwiefern?!

00:09:05: Na... Wir verwalten da nicht länger einfach nur tote Dateien.

00:09:09: Wenn ich diese messbaren Parameter etabliere, mache ich meine Dokumente ja überhaupt erst richtig abfragbar.

00:09:15: Exakt!

00:09:16: Das ist der Punkt.

00:09:17: Für dich als Hörer bedeutet das also du baust dir da eine Infrastruktur auf bei der du mit einem einzigen Klick echte Entscheidungen treffen kannst.

00:09:26: Du setzt einen Filter in deiner Ansicht sagst Risikoscore Größe Achtzig und Fertigstellungsgrad unter Fünfzig

00:09:33: Und boom!

00:09:34: Genau.

00:09:35: und hast in Sekunden schnelle, genau die drei kritischen Projektpläne auf dem Bildschirm, die heute noch ganz dringend deine Aufmerksamkeit brauchen.

00:09:43: Und genau da, genau an diesem Punkt findet die echte Wertschöpfung statt.

00:09:47: Dieses ganze Thema zahlenbasierte Geschäftsentscheidungen was ja so das große Buzzword der modernen Arbeitswelt ist...

00:09:54: Ohja!

00:09:55: Das hört man ja überall.

00:09:56: Das ist halt einfach nur eine Illusion, wenn die zugrunde liegende Datenbasis in irgendwelchen Freitextfeldern vergraben ist.

00:10:02: Wahnsinn!

00:10:03: Die Zahlenspalte ist also das technische Werkzeug, dass diese harte Messbarkeit und auch die Vergleichbarkeit in SharePoint erst ermöglicht und dann auch absichert.

00:10:13: Besser hätte ich es nicht zusammenfassen tennen.

00:10:15: Okay...das leuchtet mir jetzt echt hundertprozentig ein aber jedes Werkzeug hat ja so seine unsichtbaren Grenzen.

00:10:23: Das stimmt.

00:10:25: Wenn die Zahlenspalte jetzt dieses absolute mathematische Kraftpaket ist, könnte man ja auf die Idee kommen, ab sofort einfach jede Ziffer, jede Nummer, die uns im Büroalltag begegnet in genau so eine Spalte zu zwingen.

00:10:38: Und das wäre ein absolut fataler architektonischer Fehler!

00:10:42: Wirklich?

00:10:43: Warum?!

00:10:44: Wir müssen da extrem präzise unterscheiden was so ne Zahlenspalte kann und was sie eben nicht kann.

00:10:51: Weißt du was ihr größtes Defizit isst?

00:10:53: Lass mich raten.

00:10:54: Sie ist vielleicht ein bisschen unflexibel?

00:10:57: Sie ist völlig stumm, wenn es um den Kontext geht!

00:11:01: Sie speichert wirklich nur den reinen nackten mathematischen Wert.

00:11:04: Okay

00:11:05: verstehe

00:11:06: Wenn du in die Metadaten eines Dokuments schaust und in einer Spalte steht einfach nur die Ziffer eighty-fünf dann bist du danach genauso schlau wie vorher

00:11:15: Weil das ja echt alles sein könnte, sind das jetzt eighty-fünf Euro Kosten?

00:11:19: Genau.

00:11:19: Oder liegen noch eighty fünf Stück von irgendwas auf Lager?

00:11:23: Ist das Projekt zu achtzig Prozent abgeschlossen oder hat der Lieferant eighty-five Punkte in so einem Qualitätsaudit erreicht?

00:11:31: Ganz genau, das ist das Problem.

00:11:33: SharePoint bietet in dieser Spalte nämlich keine automatische Einheitenverwaltung die sich da irgendwie magisch aus dem Kontext ergibt.

00:11:40: Das heißt ich muss dem System da auf die Sprünge helfen.

00:11:42: Du musst dem System und vor allem den ganzen anderen Nutzern diesen Kontext zwingend mitgeben.

00:11:47: Das geht entweder durch eine wirklich unmissverständliche Benennung der Spalten selbst.

00:11:51: Also nicht einfach nur Budget schreiben

00:11:54: Richtig sondern Budget in Euro oder Aufwand In Personentagen oder eben durch die clevere Kombination mit ganz anderen Metadaten.

00:12:03: Da sollten wir gleich unbedingt noch drauf

00:12:05: kommen!

00:12:06: Moment, da muss ich jetzt aber mal kurz reingretschen und so ein bisschen den Advokatos Diabolis spielen?

00:12:11: Nur zu macht das.

00:12:12: Wenn wir schon dabei sind zahlen wirklich strikt von Texts zu trennen Warum gilt es dann nicht für so Dinge wie Rechnungsnummern, Vertragskennungen oder Artikelnummer?

00:12:22: Ah guter Punkt.

00:12:23: Ich meine, eine Rechnungsnummer ist doch wie das Wort eigentlich schon sagt ganz klar eine Nummer.

00:12:28: Die besteht ja oft wirklich nur aus Ziffern?

00:12:30: Ja, das stimmt!

00:12:31: Es fühlt sich für mich dann irgendwie völlig unlogisch an so eine Nummer in ein Textfeld zu schreiben wenn wir doch extra diese tolle Zahlenspalte dafür haben.

00:12:39: und dass es exakt die Falle in die beim Aufbau von solchen Datenbanken wirklich extrem oft getappt wird

00:12:46: echt jetzt.

00:12:48: Wir müssen hier nämlich den fundamentalen Unterschied zwischen einem mathematischen Wert und einem simplen Identifikator verstehen.

00:12:56: Okay, erklär mir das mal genauer!

00:12:58: Ein Identifikatur auch wenn der jetzt rein aus Ziffern besteht hat einfach absolut keine mathematische Relevanz.

00:13:05: Überleg doch mal selbst, addierst du jemals zwei Rechnungsnummern miteinander um da irgendeine Summe zu bilden?

00:13:10: Äh nein natürlich nicht, dass würde ja überhaupt keinen Sinn ergeben.

00:13:13: Eben

00:13:13: Du berechnest ja auch keinen Durchschnitt aus irgendwelchen Postleitzahlen oder suchst nach der größten Telefonnummer in deinen Kontakten.

00:13:20: Aha, nein das stimmt!

00:13:21: Okay, das leuchtet ein.

00:13:23: Diese Ziffernfolgen dienen einzig und allein der eindeutigen Identifikation – eigentlich genau wie ein Name.

00:13:29: Und was passiert wenn ich das trotzdem falsch mache?

00:13:32: Wenn du so eine Rechnungsnummer…in eine Zahlenspalte zwingst Dann suggerierst du dem System und auch allen angeschlossenen Auswertungstools wie zum Beispiel Power BI, dass es sich da um eine Quantität handelt.

00:13:46: Oh Gott ich ahne Schlimmes!

00:13:49: Ja dann baut dir da irgendjemand ein hübsches Dashboard und plötzlich wird völlig ausversehen die Summe aller Rechnungsnummern gebildet

00:13:56: Und dein Report zeigt an das ihr Hundertfünfzig Millionen habt was natürlich kompletter Schwachsinn ist.

00:14:02: Genau das Und deshalb lautet da die wirklich eiserne Regel Rechnungsreferenzen, Vertragsnummern oder auch Artikelnummern gehören immer und wirklich ausnahmslos in Text spalten.

00:14:14: Wow!

00:14:15: Das ist ein enorm wichtiger Unterscheidungsfaktor.

00:14:17: also handelt es sich um eine Quantität mit der ich rechne?

00:14:21: Oder ist das einfach nur ein Etikett dass halt zufällig aus Zahlen besteht?

00:14:26: Sehr gut zusammengefasst

00:14:27: Wenn wir das jetzt so verinnerlicht haben, dann stellt sich mir direkt die Frage nach dem optimalen Systemdesign.

00:14:35: Also wie umschiffen wir diese ganzen Fallen und nutzen die Zahlenspalte wie echte Metadatenprofis?

00:14:42: Da gibt es ein klares Rezept!

00:14:44: Wie sieht das Rezept für eine wirklich robuste Informationsarchitektur denn aus?

00:14:49: Es

00:14:49: beginnt eigentlich immer mit einer wirklich kompromisslosen Disziplin bei der Datenerfassung.

00:14:54: Zunächst mal müssen Werte, die berechnet werden sollen Zwingend als echte Zahlen erfasst werden.

00:15:01: Also keine Ausnahmen mehr?

00:15:02: Keine Ausnahmen und vor allem keine Zirkeangaben mehr!

00:15:06: Der zweite, wirklich essentielle Pfeiler ist dann die Standardisierung der Einheiten über das gesamte Unternehmen hinweg.

00:15:12: Ah damit nicht jeder sein eigenes Sippchen kocht.

00:15:15: Richtig Es führt nämlich unweigerlich ins totale Chaos, wenn das Marketingteam seine Budgets in Euro erfasst die Entwicklungsabteilung ihre Toolkosten aber in US-Dollar in exakt dieselbe Spalter einträgt.

00:15:27: Das

00:15:28: ist dann wieder das Problem mit dem fehlenden Kontext den du vorhin meintest?

00:15:31: Genau!

00:15:32: Oder wenn bei irgendwelchen Aufwänden die eine Abteilung in Tagen rechnet und die andere in Stunden?

00:15:37: Das kann ja nicht

00:15:38: gut gehen.

00:15:39: Wenn das System das am Ende summiert addiert es quasi Äpfel mit Birnen Ja.

00:15:43: Und die resultierende Kennzahl ist dann schlimmer als gar keine Kennzahl, sie ist schlicht weg falsch und führt im schlimmsten Fall zu völlig falschen Managemententscheidungen.

00:15:51: Das ist ein bisschen wie beim Kochen, ähste?

00:15:53: Wie meinst du das?

00:15:54: Denk

00:15:54: das mal so!

00:15:55: Die Zahlenspalte ist quasi deine Hauptzutat, sagen wir mal die Nudeln.

00:15:59: Okay, Nudel mag jeder... Die

00:16:01: sind die harte Basis, die machen satt und liefern irgendwie die Substanz.

00:16:07: Aber eine Schüssel trockene Nudelen ist halt noch lange kein Gericht, dass du jetzt irgendjemandem ernsthaft servieren willst.

00:16:14: Da hast du wohl Richt!

00:16:15: Erst durch diese bewusste Kombination mit den anderen Zutaten – also der Soße, den Gewürzen – da entsteht dann ein richtig aussagekräftiges Menü.

00:16:25: und genauso verhält es sich doch mit Metadaten.

00:16:28: Ein nackter Zahlenwert braucht einfach Kontext.

00:16:31: Das ist wirklich eine sehr treffende Analogie für dieses ganze Systemdesign.

00:16:35: Der wahre Wert der Zahlenspalte entfaltet sich nämlich wirklich erst in der Synergie mit den anderen Metadatentypen.

00:16:42: Kannst du das mal an einem konkreten Beispiel festmachen?

00:16:45: Gerne!

00:16:46: Nehmen wir mal ein konkretes Dokument.

00:16:49: Wir haben da einen numerischen Wert, sagen wir Fünfzigtausend.

00:16:53: Okay

00:16:54: Wie wir gelernt haben Das allein ist völlig nutzlos Richtig.

00:16:58: Aber jetzt fügen wir eine Auswahlspalte hinzu.

00:17:01: Da steht dann Status und wir wählen Beantragt.

00:17:04: Ah, okay.

00:17:05: Dann kommt noch eine Personenspalte dazu.

00:17:08: Verantwortlich ist Maya und schließlich packen wir noch ein Datumsfeld obendrauf fällig bis QIV.

00:17:14: Krass!

00:17:15: Das ändert ja alles?

00:17:16: Ja

00:17:17: plötzlich ist aus einer völlig isolierten Ziffer ein hochgradig handlungsrelevanter Datensatz geworden.

00:17:23: Ein Abteilungsleiter kann sich jetzt nämlich eine Ansicht bauen die ihm alle beantragten Budgets über zehntausend Euro für das vierte Quartal anzeigt

00:17:30: Und das dann direkt gruppiert nach den ganzen verantwortlichen Mitarbeitern?

00:17:33: Exakt.

00:17:34: Das erfordert aber doch, dass wir bei der Erstellung der ganze Struktur eigentlich schon das Ende im Kopf haben müssen.

00:17:39: Ganz genau!

00:17:40: Wir müssen uns also fragen welche Fragen wird mein Chef in, sagen wir mal sechs Monaten an diese spezielle Dokumentenbibliothek stellen?

00:17:50: Welche KPIs müssen wir eigentlich im nächsten Jahresbericht ausweisen?

00:17:55: Und wenn du diese Fragen kennst, dann weißt du auch ganz genau welche Parameter du heute als zwingende Zahlen spalten anlegen musst.

00:18:03: Anstatt sie einfach als Freitext irgendwo in Nirwana verschwinden zu lassen.

00:18:07: Das bedeutet aber auch dass man so ein bisschen der Versuchung widerstehen muss jetzt einfach alles messbar zu machen nur weil die Technik es uns anbietet.

00:18:17: Absolut Wir sollten wirklich nur die Kennzahlen erfassen, die für unsere Prozesse auch eine echte Relevanz haben.

00:18:23: Weil

00:18:24: sonst wird es wahrscheinlich zu unübersichtlich!

00:18:26: Und jedes zusätzliche Metadatenfeld bedeutet natürlich auch Aufwand für den Nutzer der das Dokument gerade hoch lädt.

00:18:32: und wir dürfen auch echt ne Sache nicht vergessen – Kennzahlen erfordern Pflege.

00:18:36: Oh ja, das wird oft vergessen….

00:18:38: Eine Zahlenspalte, die dir den aktuellen Lagerbestand oder einen Risikowert anzeigt.

00:18:44: Die ist extrem gefährlich wenn sie vielleicht seit drei Jahren nicht mehr aktualisiert wurde.

00:18:48: Ein System voller veralteter harter Fakten führt zum massiven Fehleinschätzungen.

00:18:53: Das ist echt faszinierend wenn man mal bedenkt wie viel Einfluss ein scheinbar so simples Feld auf den Erfolg oder eben auch Misserfolg der Informationsarchitektur eines ganzen Unternehmens hat.

00:19:05: Es ist das Fundament auf dem alles steht.

00:19:07: Lass uns das Ganze für dich als Hörer doch noch einmal ganz prägnant zusammenfassen.

00:19:13: Die SharePoint-Zahlenspalte ist viel, viel mehr als einfach nur irgendein Eingabefeld!

00:19:19: Sie ist der rigorose Türsteher deiner Datenqualität und wirklich das absolute Fundament für objektive mathematische Vergleiche.

00:19:27: Sie zwingt das System und auch die Nutzer zur Präzision und ist einfach die unverzichtbare Basis für jede ernsthafte Auswertung

00:19:36: Aber natürlich nur vorausgesetzt, wir halten uns auch an die Spielregeln.

00:19:40: Also Kontext liefern durch eine smarte Benennung?

00:19:43: Genau

00:19:44: Freitext konsequent verbannen wo auch wirklich gerechnet werden soll und eben diese Identifikatoren wie Artikel oder Rechnungsnummern strikt in der Welt der Textspalten belassen.

00:19:53: Wenn dieser Architektur einmal sauber steht läuft die Datenverarbeitungen ja nahezu reibungslos.

00:19:59: So

00:19:59: ist es!

00:20:00: Bevor wir dich da draußen jetzt wieder in deinen Alltag entlassen möchte ich dir noch ein Gedanken mit auf den Weg geben der das Ganze vielleicht noch mal so einen Schritt weiter denkt.

00:20:08: Da bin ich jetzt aber auch gespannt!

00:20:09: Messbar und für Maschinen auch mathematisch greifbar machen, wie lange wird es wohl dauern bis Systeme anfangen völlig automatisch weitreichende Entscheidungen zu treffen?

00:20:20: Oh, das ist ein spannender Gedanke...

00:20:22: Oder?

00:20:23: Stell dir mal vor deine Informationsarchitektur ist so perfekt aufgebaut dass eine Datei künftig durch das bloße Erreichen eines Metadatenschwellenwertes einen eigenen Prozess auslöst.

00:20:33: Das ist gar nicht so abwegig.

00:20:35: Könnte ein Dokument dessen numerischer Risikoscore durch eine Aktualisierung vielleicht die Achtzig überschreitet, völlig autark einen Krisenprozess starten oder bestimmte Budgets temporär einfrieren?

00:20:47: Oder vielleicht sogar externe Prüfe alarmieren ohne dass jemals ein menschliches Auge diese spezielle Dokument überhaupt gelesen hat.

00:20:54: Also wenn die Datenbasis wirklich konsistent ist und diese Trennung von Text- und Zahlen sauber vollzogen wurde, dann ist das eigentlich keine Science Fiction mehr.

00:21:03: Das ist der nächste logische Schritt in der Prozessautomatisierung.

00:21:07: Wahnsinn!

00:21:08: Ja – Die Zahlenspalte liefert genau diese harten unverfälschten Triggerpunkte, die eine Automatisierungsengine eben braucht um solche Entscheidungen verlässlich zu treffen.

00:21:18: Definitiv ein Gedanke, den du bei der Konzeption deiner nächsten SharePoint-Liste so ein bisschen im Hinterkopf behalten solltest.

00:21:25: Wenn du jetzt aber ganz konkret wissen willst wie du dieses System Design in der Praxis aufbaust und wie genau die Funktionsweise und Konfigurationen all dieser Spaltentypen abläuft...

00:21:35: Das ist ja dann die praktische Seite der Medaille?

00:21:37: Genau!

00:21:38: Und das wird detailliert im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen und Praxis gezeigt.

00:21:44: Den Link zu diesem speziellen Kurs findest du direkt unten in unseren Shownotes, da solltest Du unbedingt mal reinschauen.

00:21:51: Absolut empfehlenswert!

00:21:54: Damit sind wir am Ende unserer heutigen Ausgabe angekommen.

00:21:57: Tausend Dank an Dich fürs Zuhören und Mitdenken beim fünften Teil dieser DeepDive-Serie

00:22:03: Hat mir auch großen Spaß gemacht.

00:22:05: Wir hören uns beim nächsten Mal, wenn wir das nächste Puzzleteil dieser Architektur entschlüsseln.

00:22:10: Bis dahin!

00:22:11: Tschüss.