Quick-Briefing: MS-SharePoint-Metadaten Teil 5/7: Die Zahlenspalte im Einsatz

00:00:00: Willkommen zur heutigen Tiefenanalyse.

00:00:03: Wir haben heute eine Mission, wir wollen nämlich einen auf den ersten Blick total trockenes Thema in einen echten Aha-Moment für dich verwandeln!

00:00:12: Genau es geht nämlich um die Microsoft SharePoint Zahlenspalte.

00:00:16: Klingt nach purer Verwaltung aber das ist der Schlüssel gegen das absolute Datenchaos.

00:00:22: Ja und du kennst dieses Leid ganz sicher auch.

00:00:24: Du hast eine riesige Liste mit digitalen Dokumenten, Rechnungen, Budgets oder so.

00:00:30: Der ganz normale Wahnsinn im Arbeitsplatz.

00:00:32: Eben!

00:00:33: Und du klickst hoffnungsvoll auf Sortieren... ...und plötzlich zack steht die Zehen vor der zwei.

00:00:39: Okay, lass uns das mal aufdröseln.

00:00:42: Warum passiert das in unseren System eigentlich so verdammt

00:00:45: oft?

00:00:46: Naja, dass passiert weil wir instinktiv Zahlen oft völlig falsch speichern.

00:00:51: Wir tippen sie in der Eile einfach in ein ganz normales Textfeld ein.

00:00:55: Weil es halt am schnellsten geht, oder?

00:00:57: Ein Bank ist das dann eben keine echte Zahl!

00:01:00: Das ist für die nur eine Aneinanderreihung von Zeichen – also quasi wie ein ganz normales Wort.

00:01:06: Ach so und weil im Alphabet das Zeichen eins vor der zwei kommt, reiht der Computer die zehn direkt nach der Eins ein.

00:01:13: Richtig.

00:01:14: Weit vor der Zwei.

00:01:15: Das System liest es einfach strikt vom links nach

00:01:18: rechts.

00:01:19: Das ist so, als würde man versuchen mit einem Taschenrechner Buchstaben zu addieren.

00:01:23: Völlig absurd!

00:01:24: Aber warte mal wenn ich in eine Tabelle fünfhundert eintippe sieht das für mich doch eindeutig aus wie ne Zahl?

00:01:30: Ja... Für dich als Mensch schon!

00:01:32: Warum

00:01:32: ist das System dann nicht einfach schlau genug, das Textfeld kurz auszulesen die Ziffern zu erkennen und das beim Sortieren selbst zu reparieren?

00:01:40: Warum muss sich extra eine spezielle Zahlenspalte

00:01:43: anlegen?!

00:01:44: Hier wirklich faszinierend ist, es geht um die fundamentale Art wie Datenbanken arbeiten und Speicherplatz zuweisen.

00:01:52: Ein Text fällt extrem flexibel – das frisst einfach alles!

00:01:56: Buchstaben, Sonderzeichen, Zahlen ….

00:01:59: Okay klingt doch eigentlich praktisch…

00:02:01: Ist es auch?

00:02:02: Aber genau diese Flexibilität macht Berechnungen unfassbar fehleranfällig und langsam.

00:02:08: Wenn das System bei jedem einzelnen Filtervorgang erst raten und analysieren muss, ob fünfhundert Euro nun eine Zahl oder ein Text ist – das kostet immens Rechenleistung.

00:02:20: Verstehe!

00:02:21: Das bremst also alles aus?

00:02:22: Total.

00:02:23: Die Zahlenspalte zwingt das System von vornherein auf einen reinen Datentyp, also Integer.

00:02:30: Das ist das Fundament für objektive Vergleiche und saubere Projektkennzahlen.

00:02:35: Okay, das leuchtet ein.

00:02:36: Wenn ich das System also zwinge echte Zahlen zu sehen ist das Sortierproblem gelöst.

00:02:42: Da nutzen wir ab sofort einfach für alles was aus Ziffern besteht die Zahlenspalte.

00:02:47: Naja Moment hier wird es jetzt richtig interessant.

00:02:50: Lass mich raten!

00:02:51: Das hat einen Haken.

00:02:52: wenn ich da jetzt meine Artikel oder Rechnungsnummer rein packe Was passiert dann?

00:02:57: Darf ich das nicht?

00:02:58: Nein lieber nicht!

00:02:59: Das wirft eine wichtige Frage auf nämlich wie wir Daten sinnvoll kombinieren und trennen.

00:03:04: Das ist so ein blinder Fleck bei vielen Nutzern.

00:03:06: Inwiefern?

00:03:08: Eine Rechnungsnummer besteht doch nur aus Zahlen!

00:03:10: Ja

00:03:10: schon, aber eine Artikel-Nummer – sagen wir mal – ist gar kein echter Messwert.

00:03:16: Das ist im Grunde nur ein Marme der rein zufällig aus Ziffern besteht.

00:03:19: Ah

00:03:19: ich glaube ich verstehe worauf du hinaus willst.

00:03:22: Genau Du willst ja niemals den Durchschnitt all Deiner Artikelnummern berechnen oder wissen ob die Summe deiner Rehnungsnummern größer als zehntausend ist.

00:03:31: Das ergibt keinen Sinn.

00:03:32: Stimmt, das wäre völlig nutzlos!

00:03:34: Also behören diese Identifikationsnummern zwingend in Extfelder – exakt!

00:03:39: Nur

00:03:40: echte Kennzahlen mit denen du rechnen oder filtern willst gehören in die Zahlenspalte.

00:03:45: Okay aber selbst bei echtem Messwerten.

00:03:47: also wenn ich jetzt einfach fünfundachtzig in die Zahnspalter eintippe weiß das System doch immer noch nicht was das bedeutet.

00:03:54: Sind das u.a.-fünfundachzig Euro?

00:03:58: Die Zahl steht da ja völlig nackt im Raum.

00:04:01: Sehr guter Punkt!

00:04:02: Die Datenbank ist extrem wörtlich, sie speichert rigoros nur den reinen Wert eighty-fünf.

00:04:08: SharePoint verwaltet diese Einheiten nicht automatisch.

00:04:11: Das heißt ich muss der Zahl irgendwie einen Kontext geben.

00:04:14: Genau das.

00:04:15: Du machst es indem du die Zahlen spalte mit anderen Metadaten kombinierst.

00:04:20: Du brauchst quasi Nachbarspalten die der nackten Zahl Sinn einhauchen.

00:04:25: Also brauche ich eine separate Spalte, in der dann steht dass diese € sind.

00:04:30: Oder eine Personenspalte?

00:04:31: wo steht?

00:04:31: Kollege Müller verantwortet diese €.

00:04:34: Richtig!

00:04:34: Und die Magie passiert wenn du all das in einem Endbericht miteinander verknüpft?

00:04:40: Die Zahlenspalthe liefert den mathematischen Wert und die anderen spalten den Kontext.

00:04:45: also was bedeutet das alles?

00:04:47: Wenn ich jetzt an meinen Schreibweg zurückkehre und das Chaos besiegen will Was ist die absolute Grundregel für den Alltag?

00:04:55: Wenn wir das mit dem großen Ganzen verbinden, dann lautet die wichtigste Regel.

00:04:59: Denk immer vom gewünschten Bericht aus rückwärts!

00:05:02: Also schon das Ende im Kopf haben bevor ich anfange?

00:05:05: Genau.

00:05:06: Frag dich was genau will ich in sechs Monaten filtern oder berechnen?

00:05:09: wenn du weißt dass du später alle Projektkosten über Zehntausend filtern musst Dann weißt Du heute schon dass du dafür zwingend eine Zahlenspalte brauchst.

00:05:18: Zusammenfassend heißt es also Die Zahlenspalte ist echt der Schlüssel zu sauberen Kennzahlen, aber eben nur wenn man ihr durch andere Metadaten Kontext gibt und sie nicht für reine Text-IDs missbraucht.

00:05:30: Das unterschreibe ich so – bessere Entscheidungen durch saubere Daten

00:05:35: Und nie wieder händisches Suchen in unübersichtlichen Listen!

00:05:39: Damit entlassen wir dich heute mit einem kleinen, aber provokanten Gedanken.

00:05:43: Oh da bin ich jetzt gespannt.

00:05:45: Wirf nach dieser tiefen Analyse mal einen Blick auf deinen eigenen digitalen Arbeitsplatz.

00:05:51: Wie viele deiner aktuellen Zahlen sind heimlich tickende Textfeldzeitbomben, die nur darauf warten deine nächsten wichtigen Bericht zu ruinieren?

00:06:00: Denk mal drüber nach!