Experten-Talk – Power Apps im Mittelstand

00:00:00: Willkommen zu unserem heutigen Deep Dive.

00:00:03: Schön, dass du wieder dabei bist!

00:00:05: Wir haben heute eine Analyse vor uns die blickt wirklich tief in den technologischen Maschinenraum moderner Unternehmen.

00:00:13: Hallo ja und es ist ein Thema das zwanzig sechsundzwanzig wirklich aktueller ist denn je?

00:00:18: Absolut wenn Du einen Unternehmen leitest einer Abteilung führst Oder einfach diese massiven Verschiebungen in der Arbeitswelt verstehen willst, ist das hier heute genau dein Thema.

00:00:31: Wir knöpfen uns nämlich ein ganz aktuelles Executive Briefing von Volker Bundtruck vor – Der Titel ist Power Apps Mittelstand Digitale Freiheit statt Excel

00:00:43: Ein Titel, der finde ich sofort einen ganz spezifischen Schmerzpunkt trifft.

00:00:47: Die meisten Unternehmen wissen sofort wovon Bundtrock hier spricht.

00:00:51: Oh ja Hand aufs Herz, denk einfach mal kurz an dein eigenes Unternehmen.

00:00:56: Wie viele extrem kritische Geschäftsprozesse hängen bei euch immer noch an dieser einen, dieser gigantischen historisch gewachsenen Exeltabelle?

00:01:06: Euch kennen sie!

00:01:07: Jeder kennt Sie!

00:01:08: Genau es ist dieses eine Dokument, bei dem alle im Büro leicht nervös werden wenn sie's öffnen müssen Formeln über zwanzig Zeilen, Querverweise ins Nichts und eigentlich versteht nur noch ein einziger Mitarbeiter im ganzen Haus wie das Konstrukt überhaupt funktioniert.

00:01:24: Und wenn diese Person dann in Rente geht oder kündigt?

00:01:27: Dann brennt die Hütte!

00:01:28: Bunddruck macht in seinem Briefing unmissverständlich klar dass genau dieses Szenario im Mittelstands-Wahntausend sechsundzwanzig halt immer noch erschreckender Alltag ist.

00:01:37: Genau da setzen wir heute an.

00:01:39: Seine Analyse liefert nämlich eine sehr detaillierte Roadmap wie mittelständische Unternehmen diesen permanenten Flaschenhals umgehen können.

00:01:46: Wir wissen alle, die IT-Abteilungen sind chronisch überlastet!

00:01:50: Die Lösung liegt laut der Quelle im strategischen Einsatz von Low Code Plattformen – hier eben spezifisch Microsoft Power Apps.

00:01:57: Das ist unsere Mission heute herauszufinden, wie man das macht?

00:02:01: ohne im völligen Chaos zu versinken.

00:02:03: Richtig!

00:02:04: Und was mir beim Lesen besonders aufgefallen ist, ist dieser extrem klare strategische Fokus.

00:02:09: Wir sprechen hier nicht über so ein nettes Werkzeug für technikaffine Werkstudenten.

00:02:13: Power Apps wird in der Analyse als das absolute Rückgrat positioniert für ein effizientes und vor allem atmendes Unternehmen.

00:02:21: Okay, lass uns das mal aufdröseln.

00:02:23: Das klassische Dilemma bei der Softwarebeschaffung – das kennen wir alle zu genüge!

00:02:27: Du hast einen Prozess, der digitalisiert werden muss, kaufst du jetzt eine große Standard-Software?

00:02:33: Merkst du sehr schnell.

00:02:35: sie ist teuer, völlig überladen mit Funktionen die du eh nie brauchst und musst deine eigenen Prozesse trotzdem verbiegen damit Sie überhaupt in diese Software passen.

00:02:46: Und die Alternative wäre dann die Individualentwicklung.

00:02:49: Aber das bedeutet heute oft sechstellige Budgets und Zyklen von einem Jahr oder mehr.

00:02:54: Genau, also behilft man sich mit Provisorien und diese berühmte Excel-Wüste entsteht... ...und dann betritt Low Code die Bühne – und das Versprechen lautet plötzlich….

00:03:05: Hey!

00:03:05: Die Fachabteilung baut sich ihre Apps einfach komplett selbst.

00:03:09: Ja, und genau an diesem Punkt zieht Bundrock im Executive Summary direkt eine harte Grenze.

00:03:15: Er warnt extrem eindringlich vor dieser romantisierten Vorstellung des unkontrollierten Citizen-Developers.

00:03:21: Weil Jira glaubt er kann mal eben ne App zusammenklicken?

00:03:24: Genau!

00:03:25: Die Idee dass plötzlich jeder Mitarbeiter ohne jeglichen IT Hintergrund munter unternehmenskritische Apps baut ist in der Praxis hochgefährlich.

00:03:33: Wenn man das nicht von Tag eins an steuert, der schafft sich eine Schatten-IT die das alte Echselchaos noch weit in den Schatten stellt.

00:03:40: Weil die Leute aus dem Business verstehen ihren Prozess zwar perfekt aber sie haben halt keine Ahnung von Softwarearchitektur.

00:03:47: da entstehen dann so Insellösungen die bei der kleinsten Änderung in der Datenstruktur sofort zusammenbrechen.

00:03:53: Man baut massiv technische Schulden auf.

00:03:56: Exakt Bundrock dekonstruiert es sehr präzise.

00:03:59: Es beginnt meistens mit der fehlenden Governance.

00:04:03: Die Lizenzkosten werden völlig unübersichtlich, weil niemand weiß welche App jetzt eigentlich welche teuren Premium-Konnektoren nutzt.

00:04:10: Und die Sicherheit?

00:04:11: oder?

00:04:12: Wenn Daten da unverschlüsselt hin und her geschoben werden!

00:04:15: Ja

00:04:15: – die Sicherheit ist ein riesiges Thema.

00:04:17: Aber was technologisch fast noch schwerer wiegt, ist das fehlend etablierte Architekturprinzipien.

00:04:23: Bundrock nennt er zum Beispiel «die strikte Trennung zwischen Development, Staging & Production Umgebungen».

00:04:30: Das ist in der professionellen IT absoluter Standard.

00:04:33: Aber der Laie macht das direkt in der Live-Version?

00:04:35: Richtig!

00:04:37: Wenn ein Mitarbeiter direkt in einer produktiven App rumbastelt, während zwanzig Kollegen gerade damit arbeiten, ist der Systemabsturz quasi vorprogrammiert.

00:04:45: Auch saubere ALM Prozesse – also Application Lifecycle Management existieren da oft nicht.

00:04:50: Keine Versionierung, kein Rollback im Fehlerfall.

00:04:53: Nichts

00:04:54: Was Bundrock daraus ableitet, ist aber ein echter Paradigmenwechsel.

00:04:59: Er sagt nicht wir müssen Low Code verbieten oder alles wieder in den Keller zur IT sperren.

00:05:05: Die Lösung ist Power Apps exakt wie professionelle Enterprise Software zu behandeln.

00:05:11: und da kommt das Center of Excellence ins Spiel.

00:05:14: Ein sehr wichtiger Punkt!

00:05:15: Ein Center auf Excellence soll ja keine Innovation verhindern oder alles bürokratisch abwürgen.

00:05:20: es baut einfach nur die notwendigen Leitplanken.

00:05:23: Es gibt klare Spielregeln.

00:05:25: Ganz genau, es gibt den Leuten die Werkzeuge und eine sichere Umgebung.

00:05:30: Dazu gehören dann strikte DLP-Richtlingen also Data Lost Prevention.

00:05:34: das macht es technisch unmöglich dass zum Beispiel sensible Kundendaten aus dem CRM in irgendeine ungesicherte externe App fließen.

00:05:42: wenn diese Standards stehen sinkt der Support Aufwand massiv

00:05:46: Und wo die Logik für den normalen Mitarbeiter zu komplex wird da greift dann eben doch wieder der Profi Entwickler ein.

00:05:52: Das ist ein extrem wichtiger Gedanke für dich als Zuhörer.

00:05:56: Hast du bei euch vielleicht schon mal diesen unkontrollierten App-Wildwuchs beobachtet?

00:06:00: Plötzlich tauchen überall kleine Tools auf, niemand dokumentiert was und am Ende des Jahres explodieren die Kosten!

00:06:07: Ja das ist der klassische Verlauf ohne Governance.

00:06:10: Aber sobald man diese Governance hat kann man laut Bundrock den eigentlichen Vorteil ausspielen, den er als neuen Goldstandard für Und das ist The Time to Market.

00:06:22: Richtig, er erklärt dieses alte eisene Dreieck der Software-Entwicklung de facto für beendet – bisher hieß es immer gut schnell günstig, wähle zwei ….

00:06:33: Ein Projekt konnte nie alle drei erfüllen!

00:06:35: Niemals Aber die Markt-Dynamik im Jahr zwanzig, verzeiht einfach keine monatelang Wartezeiten mehr bis ein Tool endlich einsatzbereit ist.

00:06:45: Die Geschwindigkeit der Bereitstellung ist zu einer absolut harte Währung

00:06:49: geworden.".

00:06:49: Das ist auch logisch wenn man sich den klassischen Flaschenhals ansieht!

00:06:53: Früher startete man mit endlosen Workshops für einen Lastenheft – dann haben Entwickler Monatelange Code geschrieben, Datenbanken aufgesetzt und wenn der Prototyp nach einem halben Jahr fertig war wollte die Fachabteilung eigentlich schon wieder was ganz anderes….

00:07:07: Das ist das Problem.

00:07:08: Bundrock hält dem in seiner Analyse den PowerApps-Way entgegen und das fand ich bemerkenswert, er zitiert Metriken nach denen die rein technische Fleißarbeit durch vorkonfigurierte Bausteine und visuelle Entwicklung um bis zu siebzig Prozent reduziert wird.

00:07:24: Siebzig prozent weniger Fleißarbeit!

00:07:26: Das ist enorm!

00:07:28: Das is der Hebel für diese iterative Entwicklung mit MVPs also minimum viable products.

00:07:33: Nimm Prozesse wie die Reisekosten oder den Fuhrpark.

00:07:37: Mit Power Apps steht da eine erste Testversion oft schon nach drei, vier Tagen.

00:07:41: Weil das mühsame Übersetzen zwischen Business und IT entfällt?

00:07:44: Richtig!

00:07:45: Exakt.

00:07:46: Die Plattform ist so visuell dass Business-Analyst und Entwickler sprichwörtlich auf denselben Bildschirm schauen und sofort dieselbe Sprache sprechen.

00:07:53: Bundrock hat da im Briefing diese Story von dem mittelständischen Fertigungsbetrieb.

00:07:57: die bringt das finde ich perfekt auf den Punkt.

00:08:00: Stell dir vor du bist an der Produktionslinie.

00:08:03: Früher lief das so Mängel vielen auf, wurden händisch auf einer Klemmbrettliste notiert.

00:08:08: Dann am Ende der Schicht von irgendwem abgetippt.

00:08:11: eine echte Auswertung über strukturelle Probleme gab es vielleicht Wochen später.

00:08:16: heute laut der Analyse.

00:08:18: Das Unternehmen baut in drei Tagen eine Power App für ein Tablet.

00:08:22: Der Mitarbeiter erfasst den Mangel direkt macht ein Foto und die Daten fliessen In Echtzeit in das Dashboard der Produktionsleitung.

00:08:30: Und wenn man diesen Reaktionsvorsprung Ein ganzes Jahr hochrechnet, dann ist das kein reines IT-Thema mehr.

00:08:37: Das ist ein strategischer Wettbewerbsvorteil.

00:08:39: Absolut!

00:08:40: Hier wird es jetzt wirklich interessant vor allem was die Budgets angeht.

00:08:44: Oh ja – Die Kosteneffizienz

00:08:46: Genau.

00:08:47: Bundrock räumt der Extrem mit dem Irrtum auf dass Standardsoftware immer die günstigste Lösung sei.

00:08:53: Er analysiert diese versteckten Kosten von Standardlösungen sehr detailliert.

00:09:00: Ein Unternehmen kauft eine riesige ERP-Erweiterung, zahlt für hundert komplexe Features aber im Alltag werden vielleicht fünf davon genutzt.

00:09:09: Und der Rest macht die Software nur kompliziert und treibt die Schulungskosten hoch?

00:09:13: Genau!

00:09:14: Die zweite Falle ist die Anpassungsfalle.

00:09:17: Standardsoftware passt fast nie zu Hundert Prozent auf die historisch gewachsenen Prozesse eines Mittelständlers.

00:09:22: Jedes neue Feld, jedes Customizing bedeutet ein teures Change Management.

00:09:27: Im Jahr zwanzig sind die Stundensätze für externe Konsultants auf einem Rekordniveau.

00:09:33: Das treibt die Kosten astronomisch in die Höhe.

00:09:35: Plus diese ganzen Server-Ressourcen und Wartungsverträge!

00:09:40: Der Vorteil von Power Apps liegt da ja in der Architektur, das ist nativ im Microsoft-Dreifünfundsechzig-Ökosystem integriert –

00:09:48: d.h.,

00:09:49: Hostinggebühren fallen oft komplett weg weil die Infrastruktur, für die man eh schon zahlt einfach besser ausgenutzt wird.

00:09:56: Das wirft eine wichtige Frage auf, die Bundrock auch stellt.

00:09:59: Was sind eigentlich die Opportunitätskosten?

00:10:01: Wir dürfen ja nicht nur fragen was die App kostet.

00:10:04: Wir müssen fragen, was es das Unternehmen jeden Tag kostet wenn dieser Prozess nicht digitalisiert ist.

00:10:10: Also die Kosten der Ineffizienz

00:10:11: Genau!

00:10:12: Das ist der analytische Kern des AOI-Auguments.

00:10:15: Was kosten die Fehler, wenn Daten manuell von einem System ins andere abgetippt werden?

00:10:19: Was kosten Lieferverzögerungen weil eine wichtige Freigabe in irgendeinem E-Mail postfach verschütt gegangen ist?

00:10:25: Wenn man das gegen die kurze Entwicklungszeit rechnet, dann amortisiert sich die App in Monaten.

00:10:30: Das ist ein wichtiger Take-Away für dich als Hörer!

00:10:33: Eine sauber konzipierte App setzt sofort ressourcenfrei und skaliert ohne Mehrkosten.

00:10:39: Wenn aus zehn Nutzern hundert werden, explodieren deine Kosten nicht – und ein Großteil dieser Einsparungen kommt ja durch das Auflösen von Systembrüchen.

00:10:54: Nichts frustriert Mitarbeiter mehr als Daten händisch kopieren zu müssen.

00:10:58: Ja, copy und paste den halben Tag lang!

00:11:00: Und da kommt die DNA von Power Apps ins Spiel.

00:11:03: Keine hochkomplexen wartungsintensiven API-Projekte mehr um Tools miteinander sprechen zu lassen.

00:11:09: Die Philosophie ist... ...die Applikation kommt genau dorthin wo der Mitarbeiter sowieso schon arbeitet.

00:11:15: Die Quelle nennt da drei Anwendungsfälle, die wir uns unbedingt in Detail ansehen sollten.

00:11:21: Der erste betrifft Microsoft Teams.

00:11:24: Nimm eine Investitionsfreigabe.

00:11:25: Früher bekam der Abteilungsleiter eine E-Mail mit einem Link, musste sich in ein externes Portaleinloggen den Vorgang suchen und freigeben – Reibungsverlust pur!

00:11:36: Mit PowerApps ist diese Freigabeeb direkt als Tab im Teams Kanal integriert.

00:11:41: Ein Klick im richtigen Kontext, freigegeben und fertig.

00:11:45: Der zweite Use Case dreht sich um SharePoint & Dataverse.

00:11:50: Das ist für die IT extrem wichtig wegen der Data Governance.

00:11:54: Die größte Sorge ist ja immer, wo liegen die Daten der Fachabteilungen?

00:11:59: Irgendwo unverschlüsselt in einer fremden Cloud.

00:12:03: Power Apps nutzt die etablierten Strukturen.

00:12:06: Einfache Daten liegen im SharePoint und komplexe Modelle im Dataverse.

00:12:10: Alles bleibt in den vertrauten Compliance-Grenzen des Unternehmens – das Vertrauen ist von Tag eins an da!

00:12:16: Die Outlook-Automation.

00:12:17: Ein Vertriebler kommt aus dem Termin, sitzt im Auto öffnet die App auf ein Smartphone und tippt nur drei Stichpunkte ein

00:12:24: Und das System übernimmt den Rest

00:12:26: Ganz genau!

00:12:27: Im Hintergrund wird eine Zusammenfassung geschrieben, per Mail an den Key Account Manager geschickt.

00:12:32: Das Ganze wird im CRM abgelegt und parallel noch einen Followup-Termin im Kalender geblockt Alles vollautomatisiert.

00:12:41: Während das alles abläuft, greift im Hintergrund das Sicherheitskonzept von Microsoft EntraID.

00:12:47: Das betont Bundruck sehr stark!

00:12:49: Die ganze Zugriffsprüfung läuft über das zentrale System inklusive Multifaktor-Authentifizierung – keine Chance.

00:12:58: Das ist ein Sicherheitsniveau dass selbst gebaute Lösungen nicht ansatzweise erreichen.

00:13:02: Jeder sieht nur die Daten für die er wirklich autorisiert.

00:13:06: Also, was bedeutet das alles konkret?

00:13:08: Wenn wir Geschwindigkeit, Kosteneffizienz und das Ende der Silos haben.

00:13:13: Bleibt für viele entscheidert doch immer noch eine Angst – die Legacy-Falle!

00:13:18: Die Sorge heute etwas zu bauen, was in zwei Jahren schon wieder veraltet ist weil die Firma wächst.

00:13:27: Er argumentiert, dass wir zwanzig sechsundzwanzig aufhören müssen Software als in stein gemeißelte Monumente zu betrachten.

00:13:36: Atmen des Software.

00:13:37: ein schöner Begriff

00:13:38: Ja und er bricht das auf drei Ebenen der Flexibilität herunter.

00:13:42: Erstens Skalierbarkeit In-Echtzeit.

00:13:46: Heute nutzen fünf VR Mitarbeiter deine Onboarding App Morgen fusioniert ihr Und es sind Fünfhundert Nutzer an zehn Standorten.

00:13:53: Klassisch müsstest du jetzt Server kaufen und Lizenzen verhandeln.

00:13:57: In der Cloud wächst das einfach im Hintergrund mit!

00:13:59: Richtig,

00:13:59: zweitens – iterative Anpassung.

00:14:03: Es gibt ein neues Gesetz, dass ein neues Pflichtfeld in einem Prozess erfordert.

00:14:08: Oh ja bei mehr P-System wartest Du da auf das nächste große Major Release?

00:14:12: Genau Und hoffst, dass nichts kaputt geht.

00:14:15: Mit Power Apps geht der geschulte Citizen Developer in die App Fügt das Feld hinzu Testet es kurz und Minuten später ist es live.

00:14:24: Und die dritte Ebene, ist die funktionale Erweiterung direkt durch die Nutzer.

00:14:29: Das ist der Moment wo Transformation wirklich passiert.

00:14:33: Die Mitarbeiter nutzen die Tablet App für Maschinenschäden und sagen dann hey können wir nicht direkt die Kamera ansteuern und ein Foto anhängen oder noch eine digitale Unterschrift einbauen?

00:14:43: Und die IT sagt dann nicht mehr Wir prüfen das fürs Budget nächstes Jahr sondern klar haben wir nächste Woche integriert.

00:14:50: Das ist kulturell ein gigantischer Unterschied.

00:14:53: Und die Wartung!

00:14:54: Bundrock erinnert daran, dass man sich nicht mehr um Server-Updates, Security-Patches oder Browser-Kompatibilität kümmern muss.

00:15:02: Microsoft macht die Plattform – das Unternehmen fokussiert sich zu hundert Prozent auf die Geschäftslogik.

00:15:08: Man baut nicht das perfekte System für zehn Jahre, man löst die Probleme von heute mit der Gewissheit morgen anpassen zu können.

00:15:19: Geschwindigkeit, Integration, Flexibilität.

00:15:24: Mit der richtigen Governance ermöglicht das eine Time-to-Market die klassisch unerreichbar ist und die Infrastruktur wächst agil mit...

00:15:31: Das sein echter kultureller Wandel!

00:15:34: Ein Wechsel vom reinen verwaltete Status quo zum aktiven Gestalter der Zukunft.

00:15:40: Wenn Mitarbeiter nicht mehr den halben Tag Daten abtippen haben sie Kapazitäten für echte Herausforderungen.

00:15:46: Die Technik muss dem Menschen folgen.

00:15:49: Der Aufruf der Analyse an dich ist also ganz pragmatisch, schau dich um!

00:15:53: Wo brennt die Exelhütte am meisten?

00:15:56: Das ist ein Startpunkt für den ersten Use Case Verwandle die Echselwüste in eine blühende Landschaft.

00:16:02: Bevor wir uns verabschieden möchte ich dir aber noch einen provokanten Gedanken mitgeben, der mir am Ende der Quelle aufgefallen ist.

00:16:10: Bundrock erwähnt dort in seinen jüngsten Publikationen das Thema Power BI und Datenmodelle.

00:16:16: Wenn du hunderte Prozesse extrem schnell digitalisierst und die Echselwüste austrocknest.

00:16:21: Was passiert dann?

00:16:23: Ein super spannender Punkt!

00:16:25: Hast Du eigentlich schon eine Strategie dafür, was Du mit all diesen neuen perfekten Daten anfängst wenn Deine Echselfüsse verschwunden ist?

00:16:33: wie Du daraus prädiktive Entscheidungen ableitest?

00:16:36: Das ist wirklich ein extremer Hebel für die Zukunft.

00:16:39: Die Lösung des einen Problems erschafft direkt die nächste strategische Herausforderung?

00:16:44: Das war's für unsere heutige Analyse!

00:16:46: Wir hoffen, dieses gemeinsame Eintauchen im Buntrocks-Vision hat dir konkrete Impulse gegeben.

00:16:51: Denk mal über den Zustand deiner Datenmodelle nach – wir freuen uns, dich beim nächsten Deep Dive wieder dabei zu haben.

00:16:57: Bis dann!