Quick-Briefing: MS-SharePoint-Metadaten Teil 4/7: Die Textspalte im Einsatz

00:00:00: Also stell dir mal Folgendes Alltagsproblem vor.

00:00:02: Du klickst dich durch SharePoint, suchst ein superwichtiges Dokument, findest es endlich und daneben steht einfach nur der nackte Status in Prüfung.

00:00:11: Ja, der absolute Klassiker im Büro

00:00:13: Genau.

00:00:14: Aber warum wird das geprüft?

00:00:15: Fehlt da jetzt eine Unterschrift oder bestimmt die Zahlen vielleicht nicht?

00:00:20: ist die zuständige Person einfach auf Mallorca?

00:00:23: Wir sind heute jedenfalls beim vierten Teil unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten.

00:00:29: Und wir knöpfen uns in dieser Analyse genau dieses fehlende Warum vor.

00:00:33: Richtig, und die Mission unserer heutigen Analysee der vorliegenden Quellen ist es herauszufinden wie wir diesen unersetzlichen menschlichen Kontext ins System bringen – und zwar ohne gleich das ganze Datenmodell zu sprengen!

00:00:47: Was ja oft genug passiert wenn man nicht aufpasst….

00:00:49: Die Lösung liegt laut den Dokumentationen da in der SharePoint-Textspalte.

00:00:54: Die ist ja nicht einfach nur so ein banales Kommentarfeld, oder?

00:00:58: Nee absolut nicht!

00:00:59: Sie ist oft wirklich der einzige Ort in einer Architektur, die den fachlichen Hintergrund auffängt.

00:01:04: Weil diese starren Dropdownmenüs und Checkboxs müssen solche Details systembedingt ignorieren.

00:01:10: Ich finde ja strukturierte Metadaten also Auswahl oder Zahlen spalten sind quasi das Inhaltsverzeichnis von so einer Datenbank.

00:01:18: Schön geordnet, du weißt sofort wo du bist.

00:01:22: Das ist ein ziemlich guter Vergleich und die Textspalte ist dann...

00:01:25: Genau!

00:01:25: Die ist diese handschriftliche richtig nützliche Notiz am Rand der Seite.

00:01:30: Die sagt ihr ja erst, worauf du beim Lesen eigentlich achten musst.

00:01:33: Ja und genau diese Randnotiz erspart einem Team in der Praxis halt endlose Missverständnisse.

00:01:39: wenn der Status auf blockiert steht unternehmend im Textfeld steht dann sowas wie warten auf Budgetfreigabe von Abteilung B Dann

00:01:47: muss halt niemand mehr zum Hörer greifen.

00:01:49: Exakt!

00:01:49: Keine ewigen Chatnachrichten mehr, kein Nachfragen – das Feld liefert einfach diese erzählerische Ebene zu den harten Fakten?

00:01:56: Aber

00:01:56: äh Moment... Wenn wir jetzt die Tür für diese erzählärische Ebne komplett aufmachen und jeder fängt an da halbe Romane reinzuschreiben rennen wir da nicht in ein massives technisches Problem?

00:02:08: Oh ja

00:02:09: Das ist auch der kritische Punkt, den unsere Quellen hier ganz klar aufzeigen.

00:02:13: Freitext ist im Grunde Gift für jede Art von Automatisierung.

00:02:16: Weil die SharePoint-Suchmaschine oder so automatische Filter da einfach kläglich scheitern, oder?

00:02:21: Genau!

00:02:21: So is es... Ein SQL Backend oder der SharePoint Suchcrawler, die suchen ja nach exakten Übereinstimmungen.

00:02:29: Wenn jetzt ein Mensch nächstes Jahr in einen Feld tippt weiß ein anderer Mensch natürlich sofort dass da beispielsweise Aber die Datenbank liest er nur eine unerkennbare Zeichenkette.

00:02:41: Richtig!

00:02:42: Die lässt sich halt nicht mathematisch sortieren und zack greift kein Filter mehr.

00:02:46: Das heißt dann doch im Umkehrschluss, wenn ich ein klares Fälligkeitsdatum habe darf ich das auf gar keinen Fall in den Freitext quetschen.

00:02:53: Auf gar keinen fall nein Die Quellen formulieren das auch wirklich als oberste Best Practice.

00:02:59: Erfasse niemals strukturierte Daten,

00:03:01: also ein Datum, einen fester Budgetwert oder so eine klare Zuständigkeit – die gehören zwingend in ein dafür vorgesehenes berechenbares Feld.

00:03:09: Ganz genau!

00:03:10: Die Textspalte darf eigentlich immer nur als so eine clevere Ergänzung funktionieren.

00:03:15: Sie soll den Status quo erklären aber ihn eben nicht definieren

00:03:20: Und da müssen wir den Nutzern wahrscheinlich auch echt technische Leitplanken geben.

00:03:24: Wenn ich einfach ein leeres Feld namens Kommentar anbiete,

00:03:28: dann bekommst du im Zweifel einen kompletten Lebenslauf da rein.

00:03:31: Ja eben!

00:03:32: Wir müssen also im Vorfeld eindeutige Eingabe-Einweise hinterlegen damit die Leute zumindest wissen ob der jetzt ein kurzes Stichwort reicht oder wirklich ein ganzer Satz erwartet wird.

00:03:41: Absolut Kurze prägnante Texte sind da das absolute Ziel.

00:03:45: Ein zu langes Textfeld wird in der Listenansicht von SharePoint nämlich ohnehin abgeschnitten.

00:03:50: Und das liest dann am Ende erfahrungsgemäß eh niemand

00:03:52: komplett Stimmt, die Datenqualität steht und fällt hier wirklich mit der Disziplin der Nutzer Aber eben auch mit dem durchdachten Design Durch den Administrator, der die Spalte einrichtet.

00:04:05: Also halten wir mal fest, die Textspalte ist im Grunde wie ein flexibler Klebstoff.

00:04:10: Sie ist dieses Element das diesen ganzen starren trockenen Daten erst ihre echte menschliche Bedeutung verleiht

00:04:18: Solange man sie strategisch als reinen Kontextlieferanten einsetzt und eben nicht als Auffangbecken für Daten, die eigentlich strukturiert erfasst werden müssten.

00:04:29: Richtig!

00:04:29: Das ist der schmale Grad.

00:04:31: Und wer sich jetzt ansehen möchte, wie man diesen Klebstoff im System richtig anrührt und konfiguriert – dem empfehle ich den Blick in die Praxis.

00:04:40: Die genaue Funktionsweise wird nämlich sehr detailliert im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen-und-Praxis gezeigt!

00:04:47: Den Link zu diesem Kurs findest du direkt unten in den Shownotes.

00:04:58: Überlege einmal ganz ehrlich, wie viel Arbeitszeit dein Team allein in dieser Woche schon verschwendet hat nur um diesem fehlenden Kontext hinter nackten Dokumentenstatuswerten hinterher zu telefonieren.

00:05:10: Und ob ein simples intelligent konfiguriertes Text fällt genau diesen Ärger nicht auf einen Schlag hätte verhindern können?

00:05:18: Denk mal drüber nach und bis zur nächsten Analyse!