Experten-Talk: MS-SharePoint-Metadaten Teil 3/7: Die Personenspalte im Einsatz

Shownotes

Willkommen zum dritten Teil unserer 7-teiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten!

In diesem Experten-Talk knöpfen wir uns ein zentrales Problem im Wissensmanagement vor: das „schwarze Loch“ unklarer Zuständigkeiten bei geschäftskritischen Dokumenten. Wir analysieren, warum simple Namenseingaben per Freitext („Sabine Müller“) flache Daten ohne echten Systembezug bleiben und wie die SharePoint Personenspalte durch die Verknüpfung mit Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) für dynamische Datenhygiene und fehlerfreie Prozesse sorgt.

Was Sie in dieser Folge lernen:

  • Das Dilemma statischer Daten: Warum Freitext-Namen nach Abteilungswechseln, Heirat oder Ausscheiden von Mitarbeitern zu Karteileichen und Verwirrung führen.
  • Relationale Identitätsverwaltung: Wie die Personenspalte in Echtzeit mit Entra ID synchronisiert und veraltete Namen automatisch über Hunderte Dokumente hinweg korrigiert.
  • Eigentümer vs. fachlicher Ansprechpartner: Warum die Unterscheidung zwischen langfristiger inhaltlicher Verantwortung (Lifecycle Management) und operativem First-Level-Support prozessentscheidend ist.
  • Audit-Sicherheit und Compliance: Wie verifizierte Identitäten in ISO- und Qualitätsprüfungen die rechtssichere Freigabe belegen.
  • Gefahr der Verantwortungsdiffusion: Warum Mehrfachauswahlen in Personenspalten oft dazu führen, dass sich niemand zuständig fühlt, und wie klare Richtlinien die Datenhygiene sichern.

Weiterführende Links zur Folge:

Blogartikel zum Nachlesen: Den vollständigen Fachartikel „Die Microsoft SharePoint Metadaten Personenspalte“ finden Sie hier: 👉 https://rohinie.com/microsoft-sharepoint-metadaten-personenspalte/

Praxiskurs: Sie möchten SharePoint Metadaten professionell aufsetzen, Workflows anbinden und die Informationsarchitektur Ihres Unternehmens optimieren? Alle Details zu unserem Praxiskurs „Microsoft SharePoint – Grundlagen und Praxis“ gibt es hier: 👉 https://rohinie.com/sharepoint-kurs/

Transkript anzeigen

00:00:00: Stell dir mal folgende Situation vor.

00:00:01: Es ist Freitag Nachmittag, kurz vor vier.

00:00:06: Oh ja die beste Zeit für absolute Panik!

00:00:08: Richtig

00:00:08: – Die Deadline für so ein richtig massives Kundenprojekt drückt unaufhaltsam näher und du brauchst jetzt superdringend noch eine inhaltliche Freigabe für ein ganz bestimmtes Spezifikationsdokument.

00:00:21: Und du navigierst dich also durch diese Endlosen Tiefen der firmeninternen Datei-Aplage, klickst dich da durch.

00:00:28: Verschachtelte Ordnerstrukturen die vermutlich seit dem Jahr zwei Tausend achtzehn irgendwie organisch oder besser gesagt komplett chaotisch gewachsen sind?

00:00:37: Ja das klassische Laufwerkzett!

00:00:39: Genau das.

00:00:40: und du findest die Datei dann tatsächlich soweit zu gut.

00:00:43: aber dann stehst Du vor einem Problem dass wahrscheinlich echt jeder kennt der in einer Organisation mit mehr als sagen wir mal fünfzig Mitarbeitern arbeitet

00:00:53: Du machst das Dokument auf und hast keine Ahnung.

00:00:56: Exakt!

00:00:56: Du schaust auf das Dokument, und hast absolut keinen Blassenschimmer, wer für diesen spezifischen Inhalt eigentlich die Verantwortung trägt.

00:01:05: Ja?

00:01:05: Da ist kein Name, keine Abteilung, kein Hinweis auf den ursprünglichen Autor.

00:01:10: Also da ist nur ein Dateiname und ein letztes Änderungsdatum von vor acht Monaten.

00:01:16: Das ist wirklich der absolute Klassiker im modernen Wissensmanagement.

00:01:20: Man bezeichnet das oft so als das schwarze Loch der Unternehmenskommunikation.

00:01:25: Es passt ganz gut!

00:01:26: Ja, weil die reine Information also das Dokument selbst ist zwar physisch da auf dem Server aber der komplette betriebliche Kontext fehlt einfach

00:01:35: Genau, das ganze drumherum

00:01:36: Richtig – Die menschliche Komponente Also die eigentliche Zuständigkeit ist unsichtbar und das führt zu extremen Reibungsverlusten im Arbeitsalltag Weil man einfach nicht weiter kommt.

00:01:46: Und genau aus diesem schwarzen Loch Wollen wir dich heute herausholen?

00:01:51: Also hallo und herzlich willkommen zu unserer heutigen Session.

00:01:55: Schön, dass du bei dieser intensiven Analyse wieder dabei bist!

00:01:59: Hallo auch von mir!

00:02:00: Bevor wir richtig tief in die Materie einsteigen noch einen ganz wichtiger Hinweis – das hier ist ganz offiziell die dritte Ausgabe unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint-Meterdaten.

00:02:12: Genau, ein wichtiges Puzzleteil heute

00:02:15: Ja absolut Aber falls du die ersten beiden Teile verpasst hast, gar keine Säuge.

00:02:20: Du kannst dieser Diskussion heute trotzdem problemlos folgen!

00:02:23: Wir stützen uns nämlich heute auf einen sehr praxisorientierten Fachartikel von Volker Bundrock.

00:02:29: Ein wirklich exzellente Artikel?

00:02:31: Find ich auch.

00:02:32: Er hat sich da sehr detailliert mit einem scheinbar unscheinbaren Feature auseinandergesetzt – nämlich der sogenannten Sharepoint Personenspalte.

00:02:41: Und unsere Mission für heute ist es, herauszufinden wie man mit genau diesem Werkzeug dieses alltägliche Dokumentenchaos beendet und endlich klärt wer eigentlich für was zuständig ist.

00:02:53: Das ist wirklich ein entscheidender Hebel für die Produktivität weil wenn wir über Metadaten sprechen denken die meisten Leute ja zuerst an Datumsfelder oder Status Dropdowns oder irgendwelche Projektnummern.

00:03:06: Ja klar das ist so das typische.

00:03:08: Aber die Personenspalte, das ist eigentlich das Bindeglied zwischen den nackten Daten und der realen Organisationsstruktur.

00:03:16: Wenn diese Zuordnungen fehlen passieren nämlich zwei Dinge.

00:03:19: erstens verschwenden hochbezahlte Fachkräfte unendlich viel Zeit damit sich irgendwie durchzufragen.

00:03:25: Diese berühmten E-Mails an ganze Abteilungsverteiler nach dem Motto Hallo weiß jemand wessen Dokument dass sie ist?

00:03:31: Aktualisierung zuständig weil die Verantwortung quasi im luftleeren Raum schwebt.

00:03:37: Lass uns das mal aufdröseln.

00:03:38: Bevor wir uns anschauen, wie genau dieses Werkzeug unsere Prozesse beschleunigt müssen über die technische Architektur dahinter sprechen.

00:03:46: Unbedingt!

00:03:46: Bei viele Nutzer, die vielleicht neu im SharePoint umfällt sind fragen sich jetzt wahrscheinlich naja warum brauche ich dafür einen speziellen Spalten-Typ?

00:03:54: Ja dass höre ich in Projekten ständig.

00:03:56: Ich könnte doch einfach eine normale Textspalte anlegen.

00:03:59: Die nenne ich dann verantwortlicher und ertippe ich dann einfach Sabine Müller ein.

00:04:03: Das geht doch viel schneller und ich muss mich nicht mit Systemverknüpfungen herumschlagen.

00:04:07: Wo liegt da der architektonische Denkfehler?

00:04:10: Der Denkfiehler riegt in den Natur der Daten selbst, also wenn du eine einfache Textspalte anlegst und da einfach einen Namen eintippst dann erzeugst du ein sogenannten Flat-Pfeileintrag.

00:04:22: Okay!

00:04:23: Also flache Daten

00:04:24: Genau Und das ist im Grunde genommen eine tote Information.

00:04:27: Es ist eine simple Zeichenkette ohne jeglichen relationalen Bezug zur echten Welt.

00:04:33: Das System sieht da nur die Buchstabenfolge S-A-B-I-N-E.

00:04:37: A, verstehe!

00:04:38: Die SharePoint-Personen-Spalte funktioniert fundamental anders – sie ist tief mit dem Azure Active Directory oder wie es ja heute heißt EntraID verknüpft also mit der zentralen Identitätsverwaltung deiner Microsoft-Dreihundertfünfundsechzig Umgebung.

00:04:53: Das

00:04:53: ist also so als würde ich nicht einfach den Namen eines Freundes auf ein Notizzettel schreiben wo das eben Freitext sondern ich markiere ihn in meinem digitalen Adressbuch, wo seine aktuelle Nummer sein Status und seine Abteilung immer automatisch hinterlegt sind.

00:05:10: Keine Tippfehler mehr keine veralteten Infos.

00:05:13: was hier faszinierend ist das genau diese Dynamik ein der allergrößten Frustrationsfaktoren in der IT-Administration eliminiert.

00:05:20: wir nennen dass Datenhygiene

00:05:22: weil Freitext einfach immer im Kraus endet.

00:05:24: richtig

00:05:25: Wenn du Freitext verwendest, hast du innerhalb von zwei Jahren ein System voller Kartenleichen, Tippfehlern und totalen Inkonsistenzen.

00:05:32: Da

00:05:32: steht dann wahrscheinlich einmal Sabine Müller und im nächsten Dokument dann S-Punkmüller.

00:05:37: Exakt!

00:05:38: Und dann nochmal Müller, Sabine in Klammern Marketing?

00:05:42: Für eine Suchmaschine oder so einen automatisierten Filter sind das einfach drei völlig unterschiedliche Personen – Eine Auswertung wird damit unmöglich….

00:05:49: Ja, das leuchtet ein...

00:05:50: Die Systemindulation der Personenspalte garantiert dir eben einen Single Point of Truth.

00:05:55: Also eine einzige verifizierte Quelle für die Identität des

00:05:59: Mitarbeiters.".

00:06:00: Das

00:06:00: bedeutet also, ich greife auf die zentrale relative Datenbank des Unternehmens zu?

00:06:06: Wenn Sabine jetzt die Abteilung wechselt, befördert wird oder was ja ständig vorkommt, heiratet und einen neuen Nachnamen annimmt...

00:06:12: Dann musst du nichts manuell ändern!

00:06:15: Genau Dann muss ich nicht in hunderte Dokumente gehen und ihre Namen manuell in Sabine Weber ändern.

00:06:20: Das

00:06:20: System zieht sich die aktuelle Information in Echtzeit aus dem Entry ID, und aktualisiert die Metadaten automatisch

00:06:27: überall dort wo ihr der Identität hinterlegt ist.

00:06:29: Richtig!

00:06:30: Und das ist besonders in großen Organisationen überlebenswichtig, wo Leute ständig Abteilungen wechseln oder dass Unternehmern halt auch mal verlassen.

00:06:38: Okay...

00:06:40: Die architektonische Überlegenheit gegenüber so einem toten Textfeld ist absolut einleuchtend.

00:06:46: Die Daten bleiben sauber, weil sie verknipft sind.

00:06:49: aber saubere Daten im Hintergrund bedeuten ja nicht automatisch dass die Kollegen im Arbeitsalltag auch wirklich effizienter arbeiten.

00:06:56: Da hast du recht.

00:06:57: Wie genau setzen wir das denn jetzt dem Arbeitsalltag ein?

00:07:00: Damit es dem Zuhörer Zeit und Nerven spart?

00:07:02: wie verändert das die Art und Weise wie ein Team mit Dateien interagiert?

00:07:06: Das hängt stark davon ab welche Rolle Du abbilden möchtest.

00:07:09: Volker Bundrock skizziert in seiner Artikel fünf sehr spezifische Einsatzszenarien, die in der Praxis wirklich den größten Mehrwert liefern.

00:07:17: Lass mal hören!

00:07:18: Das Grundlegendste aber interessanterweise oft am meisten vernachlässigtes Szenario ist die Definition des Dokumenteneigentümers.

00:07:26: Wir sprechen hier also vom Lifecycle-Management einer Datei.

00:07:30: Also wer pflegt das Dokument langfristig?

00:07:32: Ganz genau Viele Bibliotheken im Unternehmenskontext sind ja voll mit irgendwelchen Richtlinien, Handbüchern, Prozessbeschreibungen oder Vorlagen die nicht nur für ein paar Wochen sondern über Jahre hinweg gültig sein müssen.

00:07:47: Und ein Eigentümer ist in diesem Fall aber nicht zwingend?

00:07:50: Die Person, die das Dokument ursprünglich mal geschrieben hat, oder?

00:07:53: Nein überhaupt nicht!

00:07:55: Weil oft erstellt er irgendwie einen Werkstudent- oder Praktikant einen ersten Entwurf Aber die langfristige Verantwortung liegt dann ganz anders.

00:08:04: Exakt!

00:08:05: Der Ersteller, also dieser created by Eintrag den SharePoint ja automatisch im Hintergrund sowieso mitführt – das ist eine rein historische Information.

00:08:15: Der Dokumenten-Eigentümer hingegen ist eine zukunftsgerichtete Verantwortung.

00:08:21: Das ist ein guter Unterschied.

00:08:23: Das ist die Person, die dafür Sorge trägt, dass dieses Dokument in einem halben Jahr noch inhaltlich korrekt ist.

00:08:30: Wenn sich eine Gesetzesvorgabe ändert, ist der Eigentümer in der Pflicht das Handbuch anzupassen.

00:08:36: Die Personenspalte macht diese Zuständigkeit für alle komplett

00:08:40: transparent.".

00:08:41: Das ergibt absolut Sinn!

00:08:43: Wenn ich also einen veralteten Prozessschritt in so nem Handbuch entdecke, weiß ich sofort wem ich schreiben muss ohne da sich erst drei verschiedene Teamleiter fragen muss?

00:08:51: Richtig

00:08:52: Aber Bundtrock unterscheidet in seiner Analyse doch auch zwischen dem Eigentümer und einem sogenannten fachlichen Ansprechpartner.

00:08:59: Wo genau ziehen wir da die Trennlinie?

00:09:01: Die

00:09:01: Trennelinie liegt in der operativen Handlungsbefugnis, der Dokumenten-Eigentüma hat die inhaltliche Hochheit – er entscheidet was im Dokument steht und wann es vielleicht auch gelöscht wird!

00:09:13: Ein fachlicher Ansprechpatner ist eher so eine Supportrolle.

00:09:19: Okay, hast du dein Beispiel?

00:09:21: Stell dir vor, du hast einen extrem komplexen technischen Spezifikationsbericht.

00:09:27: Der Eigentümer ist vielleicht der Abteilungsleiter, der das Budget für das Projekt verantwortet.

00:09:33: Aber wenn jetzt ein neuer Kollege aus dem Vertrieb eine konkrete technische Nachfrage zu einer Formel auf Seite fourteen hat, dann will der Abteilungsleitor nicht mit diesen ganzen Detailfragen belästigt werden!

00:09:45: Hier wird es wirklich spannend.

00:09:47: Es geht also nicht um das simple Sammeln von Namen, sondern um eine massive Steigerung der Datenqualität und verbesserte Zusammenarbeit.

00:09:55: Die Kommunikationswege werden ja drastisch verkürzt

00:09:58: Absolut!

00:09:59: Du reist damit wissensielos ein.

00:10:00: Das System liefert dir den Experten direkt zum Dokument dazu.

00:10:04: Und was sind die anderen Szenarien?

00:10:06: Das

00:10:06: führt uns nahtlos zur Projektverantwortung und zu den Freigebern.

00:10:12: In großen Matrixorganisationen arbeiten Leute oft über Abteilungs- und Standortgrenzen in Weg an denselben Projekten.

00:10:20: Wenn du eine Personenspalte für den Projektleiter anlegst, schaffst du die Grundlage für hochdynamische Filter!

00:10:28: Du kannst dann mit zwei Klicks sagen SharePoint zeige mir mal alle Dokumente aus der gesamten Marketingbibliothek an, die zum Projekt X gehören – und für die Herr Schmidt als Projektleite eingetragen ist.

00:10:41: Das ist natürlich mächtig.

00:10:43: Vor allem, wenn wir das mal auf Compliance-Themen übertragen.

00:10:47: Bundrock erwähnt ja explizit Freigeber und Prüfer.

00:10:49: Ganz genau Qualitätsnachweise, Audiddokumentationen usw.

00:10:54: Ja ich stelle mir da direkt zu einem ISO-Näuntausendeins Audit vor.

00:10:58: ein externe Auditor kommt ins Haus schaut sich einen wichtigen Qualitäznachweis an und fragt wer hat es eigentlich geprüft?

00:11:04: Wenn die Antwort da ein Freitextfeld ist dann kann der Auditor das doch sofort anzweifeln!

00:11:10: Natürlich Jeder hätte diesen Namen da schnell eintippen können.

00:11:14: Aber wenn die Person spalte fest mit der digitalen Identität, also dem EntraID verdratet ist haben wir eine ganz andere Nachvollziehbarkeit.

00:11:22: Exakt!

00:11:23: Für Audits oder rechtlich bindende Richtlinien ist diese verifizierte Zuordnung pures Gold wert.

00:11:29: und das letzte Szenario dass Bundgock beschreibt ist die Unterstützung im Wissensmanagement generell.

00:11:34: Wie meinst du das genau?

00:11:36: Naja, wenn du diese Spalten im gesamten Unternehmen konsequent nutzt dann baut sich im Hintergrund ein unsichtbares Netz auf.

00:11:45: Wer ist der Experte für ein bestimmtes Fachthema?

00:11:48: Du kannst plötzlich über die Suche herausfinden wer im Unternehmen eigentlich der häufigste Ansprechpartner für das Thema Datenschutz ist weil diese Person an fünfzig Dokumenten als Experte geteckt wurde.

00:12:01: Okay, okay.

00:12:02: Das klingt jetzt in der Theorie alles nach der perfekten reibungslosen Unternehmensutopie.

00:12:07: Jeder weiß wer für was zuständig ist.

00:12:09: Ordet sind ein Spaziergang und das Wissen fließt völlig ungehindert.

00:12:12: Schön wär's!

00:12:13: Genau da muss ich jetzt nämlich mal einhaken uns so ein bisschen den Advokatesteufel spielen.

00:12:18: wenn diese Spalte so fantastisch ist warum kleben wir sie dann nicht einfach an jedes einzelne Dokument im gesamten Unternehmen?

00:12:24: bitte nicht.

00:12:25: Ich kann mir nämlich sehr gut vorstellen, dass ein übereifriger Projektmanager uns jetzt hört und sich denkt fantastisch ab morgen machen wir die Personenspalte einfach für absolut jede Datei.

00:12:36: Jeden ersten Entwurf jedes noch so kleine Meeting-Protokoll-Zupfpflicht volle Transparenz überall!

00:12:43: Aus der Perspektive der User-Adoption ist das doch ein garantiertes Rezept für einen Desaster oder?

00:12:48: Das ist nicht nur ein Disaster, dass es wirklich der schnellste Weg dein gesamtes SharePoint-Internet mit Vollgas gegen die Wand zu fahren.

00:12:56: Volker Buntrock wandt in seinem Artikel extrem eindringlich vor genau dieser Versuchung.

00:13:02: Weil der Pflegeaufwand explodiert?

00:13:04: Richtig, Verantwortlichkeiten müssen ja aktuell gehalten werden.

00:13:07: Ein veralteter Ansprechpartner ist am Ende schlimmer als gar keiner!

00:13:11: Wenn du Nutzer zwingst bei jedem noch so banalen Upload drei verschiedene Verantwortliche aus dem System herauszusuchen erzeugst du massive psychologische Reibung.

00:13:20: nicht jede banale Information braucht einen Eigentümer.

00:13:23: das blädt das System nur auf.

00:13:25: die Leute werden einfach frustriert aufgeben oder sie wählen reflexartig den ersten Namen der ihnen im Menü vorgeschlagen wird Vielleicht sogar den CEO, nur um diese nervige Pflichteingabe wegzuklicken.

00:13:37: Und schon haben wir völlig wertlose toxische Daten im System.

00:13:40: Genau.

00:13:41: und es gibt noch ein zweites riesiges Problem das oft vergessen wird!

00:13:45: Was passiert wenn jemand das Unternehmen verlässt?

00:13:48: Ah die Ghost Users!

00:13:51: Zwar wird das Konto durch die IT deaktiviert aber die Metadaten an dem Dokument verschwinden ja nicht einfach von Zauberhand.

00:13:58: Das Dokument zeigt dann als Eigentümer jemanden an der gar nicht mehr da ist.

00:14:02: Das heißt, die IT sperrt den Zugang aber aus prozessualer Sicht bleibt das Dokument ein Weisenkind bis jemand manuell einen neuen Eigentümer einträgt.

00:14:11: Richtig und wenn du das bei zehntausend unwichtigen Notizen zur Pflicht gemacht hast – viel Spaß beim Aufräumen!

00:14:18: Oh wow…das ist ein Albtraum.

00:14:21: Weliger ist hier also definitiv mehr?

00:14:23: Absolut.

00:14:24: Und ein weiterer kritischer Fehler, den man oft sieht, ist das Prinzip zu viele Köche Mehreren Personen, die gleiche Verantwortung zuzuweisen, stiftet totale Verwirrung.

00:14:35: Man kann Personenspalten ja so konfigurieren dass sie mehrfach Auswahlen zulassen?

00:14:39: Oh ich ahne worauf das hinauslöft!

00:14:41: Das ist diese Verantwortungsdiffusion.

00:14:44: wenn vier Leute gleichzeitig Dokumenten Eigentümer sind verlässt sich jeder darauf dass der andere das schon aktualisieren wird.

00:14:51: Exakt am Ende macht es niemand Klarheit.

00:14:54: ist hier Trumpf?

00:14:56: Bei Eigentümern oder finalen Freigebern muss glasklar sein, wer im Zweifelsfall den Hut aufhat.

00:15:03: Also was bedeutet das alles?

00:15:05: Wenn ich jemandem in der Personenspalte markiere macht ihn das dann nicht automatisch zum Verantwortlichen für den Freigabeprozess?

00:15:12: also wenn ich da die Personalchefin als Freigebereintrage bekommt sie dann automatisch eine Email mit einem Button bitte genehmigen.

00:15:19: Das wirft eine extrem wichtige Frage auf und ist das größte Missverständnis bei diesem Thema.

00:15:26: Die kurze Antwort ist Nein.

00:15:28: Gar nichts passiert,

00:15:29: gar nichts!

00:15:30: Die Person sprallte an sich tut erst einmal überhaupt nichts.

00:15:34: Sie dokumentiert Zuständigkeiten aber sie ersetzt keine organisatorischen Regel.

00:15:39: Das

00:15:39: es also nur wie ein Schild an einer Tür auf dem Chef steht.

00:15:43: das Schild allein startet keinen Prozess.

00:15:45: Es zeigt dir nur wo du klopfen musst.

00:15:47: Das is eine fantastische Metapher.

00:15:50: Die Software ist nur der Spiegel der Realität, nicht die Realität selbst.

00:15:55: Prozesse, Prüfungen und Genehmigungen müssen im Unternehmen trotzdem klar definiert sein!

00:16:01: Du musst den Workflow mit Tools wie Power Automate separat bauen – die Spalte liefert dann nur die Information an wen die E-Mail gehen soll.

00:16:11: Nach all diesen Warnungen, wie macht es der Zuhörer, der jetzt gleich an seinen Rechner zurückkehrt?

00:16:16: Denn von Anfang an richtig.

00:16:18: Was sind die Best Practices für den direkten Staat?

00:16:21: Drei ganz klare Regeln!

00:16:23: Erstens rollen vorher Messerschaft definieren.

00:16:26: Ist die Person Eigentümer Prüfer oder nur Ansprechpartner?

00:16:30: Nenne die Spalte nicht einfach Person.

00:16:32: Das ist zu ungenau.

00:16:35: Zweitens Namen niemals als Freitext erfassen.

00:16:38: Das haben wir ja vorhin aus fühlig besprochen, es geht um Konsistenz.

00:16:42: Genau!

00:16:43: EntraID nutzen.

00:16:44: Richtig.

00:16:45: und drittens spätere Auswertungen schon jetzt mitdenken.

00:16:49: Gut strukturierte Metadaten erlauben später geniale Filter Ansichten- und Automatisierungen.

00:16:55: Ja stell dir vor du könntest mit einem Klick alle Dokumente filtern für die Kollege X noch die Freigabe erteilen muss und wo das Fristdatum nächste Woche abläuft.

00:17:04: Genau das wird hier möglich, wenn du im Vorfeld mit denkst.

00:17:07: Exakt!

00:17:08: Das ist das Endziel.

00:17:09: Fassen wir das mal kurz zusammen – Verantwortlichkeiten werden durch klare Zuordnungen überhaupt erst sichtbar, Missverständnisse verschwinden und aus so einem wirklich unordentlichen Datei-Ablageort wird ein echtes funktionierendes System, das einem die Arbeit abnimmt.

00:17:24: Wenn

00:17:24: wir das große Ganze betrachten?

00:17:26: Ja

00:17:27: Da gibt es noch einen Gedanken, der mich aktuell sehr umtreibt.

00:17:30: Wir haben ja jetzt viel über manuelle Pflege gesprochen aber in ein paar Jahren wird künstliche Intelligenz vielleicht automatisch analysieren wer die meisten Änderungen an einem Dokument vornimmt oder wer in Teams die meisten Fragen dazu beantwortet.

00:17:47: Oh wow!

00:17:48: Das heißt die KI erkennt die Expertise von selbst?

00:17:50: Genau Werden wir die Personenspalte dann überhaupt noch manuell pflegen?

00:17:55: Oder wird die KI diese Metadaten dynamisch im Hintergrund für uns generieren und Verantwortlichkeiten komplett selbst erkennen?

00:18:03: Wait,

00:18:03: really?!

00:18:04: Das ist ein extrem faszinierender Gedanke.

00:18:07: Dass Co-Pilot oder ähnliche Systeme das übernehmen.

00:18:11: Da bin ich wirklich gespannt wie sich das entwickelt!

00:18:13: Ich auch.

00:18:14: Aber bis es so weit ist müssen wir unsere Systeme erst einmal sauber aufsetzen.

00:18:17: Wir haben heute extrem viel über das Warum und die Theorie dahinter gesprochen.

00:18:21: Die Basis ist gelegt.

00:18:23: Genau, wie genau das aber in der Praxis funktioniert und wie du diese Personen spalten selbst in deinem System einrichtest?

00:18:30: Das wird dir Schritt für Schritt im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen und Praxis gezeigt!

00:18:35: Sehr zu empfehlen.

00:18:36: Ja absolut!

00:18:38: Den Link zum Kurs findest Du direkt unten in den Show-Notes.

00:18:41: Schau da unbedingt mal rein.

00:18:44: Und damit sind wir auch schon am Ende.

00:18:46: Vielen Dank fürs Zuhören und bis zur vierten Ausgabe unserer Metadatenserie.

00:18:50: Bis dann!

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