Quick-Briefing: MS-SharePoint-Metadaten Teil 3/7: Die Personenspalte im Einsatz

00:00:00: Also stell dir mal vor, du öffnest so ein unfassbar wichtiges Firmendokument.

00:00:05: Die Deadline rückt näher – Du hast eine dringende Rückfrage!

00:00:09: Aber das Feld für den Verantwortlichen ist einfach ein leeres

00:00:13: Textfeld.

00:00:14: Ja, das ist der absolute Klassiker im Büroalltag.

00:00:17: Genau, es ist halt wie eine abgemeldete Telefonnummer.

00:00:20: Niemand geht ran….

00:00:21: Und genau dieses Frustszenario beenden wir heute in unserer intensiven Themenanalyse.

00:00:27: Das ist übrigens ganz wichtig, der dritte Teil unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadat.

00:00:34: Richtig!

00:00:34: Und heute knöpfen wir uns die Personenspalte vor.

00:00:38: Basierend auf den technischen Dokumentationen von Microsoft und Best Practice Guides schauen wir mal wie wir aus diesem toten Winkel rauskommen.

00:00:46: Um das zu lösen, müssen wir aber erst mal schauen warum dieser tote Winkel überhaupt entsteht oder?

00:00:52: Ja genau.

00:00:53: Das Problem ist dass so ein klassisches Freitextfeld einfach scheitert weil es völlig statisch ist.

00:00:59: Also wenn du da den Namen Müller eintippst dann speichert das System quasi nur eine bedeutungslose Aneinanderreihung von Buchstaben.

00:01:06: Es gibt also keine echte Verbindung zu einem Menschen?

00:01:10: Exakt!

00:01:11: Geschweige denn zu seinen Kontaktdaten.

00:01:13: Das ist einfach nur toter Text.

00:01:16: digitale Geisterstadt?

00:01:18: Die Personenspalte entgegen ist da ja ganz anders.

00:01:22: Die fungiert quasi wie so ein GPS-Tracker für Verantwortlichkeiten.

00:01:27: Ja, das ist ein Supervergleich!

00:01:29: Weil wir tippen nicht nur einen Namen ein sondern erzeugen einen lebendigen Link der das Dokument direkt mit dem echten Profil der Person verknüpft – so ähnlich als würdest du jemandem auf Social Media markieren.

00:01:41: Ganz

00:01:41: genau und im Hintergrund passiert dabei der eigentliche Zauber durch das sogenannte Active Directory.

00:01:47: Also, äh...das ist die zentrale Benutzerverwaltung von Microsoft.

00:01:53: Ah okay!

00:01:54: Das heißt wenn sich da was ändert zieht sich das durch?

00:01:57: Richtig!

00:01:58: Stell dir vor Frau Müller heiratet und ändert ihren Namen oder sie wechselt in eine komplett andere Abteilung.

00:02:04: Dann aktualisiert sich die globale Datenbank

00:02:06: Und die SharePoint-Personen-Spalte.

00:02:08: übernimmt das dann automatisch?

00:02:10: Ja weil Sie diese Daten in Echtzeit synchronisiert.

00:02:13: Der Name ändert sich dann an jedem einzelnen, der vielleicht fünfhundert Dokumente die Frau Müller jemals zugewiesen wurden.

00:02:20: Wow

00:02:20: okay vollautomatisch!

00:02:22: Genau vollautomatisch.

00:02:23: man muss also nie wieder manuell alte Namen ausbessern.

00:02:26: Das ist natürlich genial.

00:02:27: wenn sich dieser Link also ständig über die Microsoft dreihundertfünfundsechzig Daten aktualisiert wissen wir immer wer das Dokument geschrieben hat.

00:02:36: aber könnten wir das dann nicht eigentlich auch nutzen um Workflows auszulösen?

00:02:41: Ja absolut.

00:02:42: Also zum Beispiel, dass ein Dokument automatisch an den aktuellen Abteilungsleutern zur Freigabe geht.

00:02:48: Selbst wenn der Posten gerade erst letzte Woche neu besetzt wurde.

00:02:51: Da entfaltet die Personenspalte wirklich ihre wahre Stärke.

00:02:55: In der Praxis löst das sofort mehrere massive Probleme.

00:02:58: auf einmal

00:02:58: Zum Beispiel?

00:02:59: Na ja du kannst damit fachliche Ansprechpartner für Wissensdaten, Banken festlegen aber eben auch explizite Freigeber für Compliance-Prozesse definieren.

00:03:07: Das

00:03:07: klingt nach einem ziemlich wichtigen.

00:03:09: Unterschied

00:03:10: Ist es auch, die Unterscheidung dieser Rollen ist extrem wichtig.

00:03:13: Also wenn ein Wirtschaftsprüfer einen Compliance-Dokument kontrolliert dann interessiert es ihn überhaupt nicht wer der freundliche Ansprechpartner für Rückfragen ist.

00:03:21: Macht Sinn ja!

00:03:22: Er muss den digitalen Fußabdruck der exakten Führungskraft sehen, die das Dokument rechtsgültig freigegeben hat.

00:03:28: Wenn man das in den Metadaten vermischt entsteht rechtliches Chaos

00:03:32: Moment, aber wenn das Zuweisen so einfach und dynamisch ist dann wäre mein erster Instinkt eigentlich einfach mein gesamtes Projektthema dem Dokument zu markieren.

00:03:41: Also dann fühlt sich auf jeden Fall jemand zuständig!

00:03:43: Warum weisen wir Dokumente nicht einfach großzügig mehreren Leuten zu?

00:03:47: Weil es psychologisch auch organisatorisch meistens komplett nach hinten losgeht.

00:03:52: Die Best Practice Guides warnende ausdrücklich vor der sogenannten Verantwortungsdiffusion.

00:03:57: Ah...das alte Problem Wenn alle zuständig sind ist am Ende keiner zuständig.

00:04:03: Exakt!

00:04:04: Wenn fünf Leute markiert sind, denkt jeder der andere kümmert sich schon.

00:04:08: Außerdem treibt das den Pflegeaufwand in einer Administration unnötig in die Höhe

00:04:11: Weil dann jede banale Information plötzlich ein halbes Dutzend Personenzuordnungen hat oder?

00:04:16: Ganz genau Die Spalte dokumentiert Zuständigkeiten aber sie ersetzt niemals echte organisatorische Absprachen.

00:04:23: Die Technik stützt einen Prozess Aber sie erfindet ihn nicht.

00:04:26: Okay, das heißt die Technik ist vielleicht idiotensicher aber der menschliche Faktor halt nicht.

00:04:31: Wenn ich vorher in meinem Team nicht glasklar definiere ob jemand nur für inhaltliche Rückfragen da ist oder ob er als Freigeber wirklich haftet bricht das ganze System am Ende trotzdem zusammen.

00:04:42: So ist es.

00:04:43: wer schon bei der Anlage der Spalte an spätere Filter Ansichten und genau solche Automatisierungen denkt, der spart sich in der Zukunft massiv Zeit.

00:04:52: Man muss also vorher nachdenken.

00:04:54: Richtig Die Technik zwingt uns da im positiven Sinne dazu, unsere eigenen Arbeitsabläufe präzise zu durchdenken bevor wir sie überhaupt digitalisieren.

00:05:05: Durchdachte Metadaten sind also wirklich der Schlüssel zur effizienten Zusammenarbeit.

00:05:10: Ein ganz wichtiger Hinweis für dich an dieser Stelle.

00:05:13: Wie genau diese Funktionsweise und die Praxis in SharePoint aussehen, das zeigen wir dir Schritt-für-Schritt im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen & Praxis.

00:05:22: Den Link zum Kurs findest du direkt unten in den Shownotes.

00:05:25: Und bevor wir den Deckel vor heute zu machen habe ich hier noch ein Gedanken zum Reflektieren für Dich.

00:05:30: Wir haben jetzt sehr viel darüber gesprochen wie wir diese GPS Tracker für Verantwortlichkeiten manuell pflegen und

00:05:37: strukturieren.

00:05:37: Ja, das ist ja auch der aktuelle Stand der Technik?

00:05:40: Genau!

00:05:40: Aber wenn wir uns mal die rasante Entwicklung ansehen... Systeme werden durch KI bald in der Lage sein unsere Arbeitsmuster, unsere E-Mailverläufe und Dokumentenzugriffe perfekt zu analysieren.

00:05:52: Oh

00:05:52: krass, worauf willst du

00:05:53: hinaus?!

00:05:54: Naja, werden wir solche Metadaten wie die Personenspalte in ein paar Jahren überhaupt noch von Hand eintragen müssen oder wird das System ganz automatisch wissen wer der wahre Experte für ein bestimmtes Dokument?

00:06:04: Einfach, weil es sieht wer am meisten daran arbeitet.

00:06:07: Das ist wirklich eine faszinierende Vorstellung!

00:06:10: Bis die KI uns das aber komplett abnimmt, tracken wir unsere Verantwortlichkeiten wohl erstmal selbst.

00:06:17: Danke dir fürs Zuhören und bis zur nächsten Analyse.