Experten-Talk: MS-SharePoint-Metadaten Teil 2/7: Die Auswahlspalte als Fundament

00:00:00: Also stell dir mal vor, es sind noch genau zehn Minuten bis zu dem Meeting.

00:00:03: Das wirklich deine ganze Woche definiert!

00:00:07: Oh ja das klassisches Szenario.

00:00:09: Richtig du bist eigentlich super vorbereitet.

00:00:11: Du brauchst nur noch schnell diesen einen entscheidenden Vertrag aus dem digitalen Firmenarchiv.

00:00:16: Und dann geht der Puls hoch

00:00:17: Exakt weil du tippst den Kundennamen ein und da kommt einfach nichts Nulltreffer.

00:00:23: Du probierst dann die Projektnummer... ...und wieder nichts

00:00:27: Wahnsinnig frustrierend.

00:00:28: Du wühltst dich dann durch diese endlosen Ordnerstrukturen während die Uhr genadenlos runter tickt.

00:00:33: Und irgendwann, das Meeting läuft halt längst findest du das Dokument per Zufall.

00:00:38: Mhm und meistens liegt der Fehler ja im Detail.

00:00:42: Genau denn der Grund für deinen halben Herzinfarkt war einfach dass dein Kollege die Datei nicht unter der Abteilung Vertrieb geteckt hat sondern äh des fällt einfach mit Sales ausgefüllt hat.

00:00:52: Na das ist ein absoluter Klassiker.

00:00:53: Der verbrennt den Unternehmen jeden Tag ich sag mal Tausende von Arbeitsstunden Total.

00:00:58: Und die Ironie daran ist ja, dass für den Kollegen der das Dokument hochgeladen hat diese Eingabe Sales völlig logisch war.

00:01:04: Klar!

00:01:05: Der dachte sich nichts dabei?

00:01:06: Eben.

00:01:07: Vielleicht war er gerade in einem englischen Call oder er hatte halt schlichtweg diesen internationalen Begriff im Kopf.

00:01:11: Unser menschlicher Verstand schaltet da ja völlig nahtlos um.

00:01:14: Ja, für uns ist es... quasi dasselbe Wort.

00:01:17: Richtig, aber für die Suchmaschine also für den Index im Hintergrund reist genau in diesem Moment die komplette digitale Architektur ein?

00:01:24: Weil Vertrieb und Sales für die Maschine zwei verschiedene Welten sind.

00:01:27: Ganz

00:01:28: genau!

00:01:28: Für eine Standard-Datenbankabfrage sind das zweifällig isolierte Begriffe – da gibt es keine Verbindung.

00:01:33: Und genau an diesem Punkt setzen wir heute an.

00:01:36: Willkommen zu unserem heutigen Deep Dive.

00:01:38: Hallo auch von mir!

00:01:40: Bevor wir hier gleich die Motorhaube aufmachen noch einen kurzer Kontext.

00:01:44: Das hier ist nämlich ausdrücklich die zweite Ausgabe unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten.

00:01:51: Genau, wir bauen ja sozusagen das architektonische Fundament für dein Dokumentenmanagement

00:01:57: Richtig.

00:01:58: Und die Mission für unsere heutige Recherche lautet verstehen, warum freie Texteingaben beim Metadaten oft eine tickende Zeitbombe sind und natürlich wie eine einzige Funktion in SharePoint das Chaos an der Wurzel packt – nämlich die Auswahlspalte.

00:02:14: Dieses Fundament ist auch echt kritisch weil in vielen IT-Abteilungen herrscht immer noch so ein massiver Irrglaube.

00:02:20: Was meinst du?

00:02:21: Naja wenn ein System unübersichtlich wird dann lautet der erste Reflex oft wir brauchen einfach mehr Metadate.

00:02:27: Ah ja, nach dem Motto viel hilft viel?

00:02:30: Genau.

00:02:31: Die geben den Leuten dann noch fünf weitere Textfelder in die sie Abteilungen oder Stichworte und Beschreibungen tippen können

00:02:37: Was wahrscheinlich nach hinten losgeht Total!

00:02:40: Das Resultat ist dann nämlich kein strukturierter Data Lake sondern ein völlig unnavigierbarer Datensumpf.

00:02:46: Also zeigt unsere Quelle heute dass die Qualität einer Datenbank nicht mit der Menge der Felder skaliert

00:02:52: Richtig Sondern ausschließlich mit deren Konsistenz.

00:02:56: Das ist der springende Punkt.

00:02:58: Okay, lass uns das mal entpacken.

00:03:00: Wenn wir das mal technisch betrachten Ist ein Freitextfeld für ein System im Grunde ja nur eine dumme Zeichenfolge oder?

00:03:07: Ganz genau!

00:03:07: Das System versteht den Sinn dahinter nicht.

00:03:09: Also

00:03:09: ob da nun Vertrieb oder Sales oder Verkaufsabteilung steht Oder vielleicht sogar einen Buchstaben-Dreher drin ist Das System nimmt das stoisch hin

00:03:18: Das Systemsystem völlig egal.

00:03:19: Ja

00:03:19: Für mich als Mensch ist es kein Problem.

00:03:22: Mein Gehirn passt diese Varianten in Millisekunden und sagt alles dasselbe.

00:03:26: Richtig, der Mensch sieht den Kontext.

00:03:28: Aber wenn ich eine Suchabfrage baue verlangt die Maschine exakte Übereinstimmungen.

00:03:34: Das ist ja so als würdest du in deinem Smartphone-Adressbuch Kontakte unter mom und mutter und mama anlegen.

00:03:41: Ja das ist ein super Vergleich.

00:03:42: Wenn Du dann im Auto sitzt und Siri bittest ruf meine Mutter an scheitert der Algorithmus einfach an Deiner kreativen Datenpflege.

00:03:49: Was hier wirklich faszinierend ist, ist dass der Kernesproblems eigentlich in der Flexibilität liegt.

00:03:55: Wie meinst du das?

00:03:56: Wir verlangen von Datenbanken oft zu eine semantische Toleranz die sie auf dieser Ebene einfach nicht haben und auch gar nicht haben sollten.

00:04:04: Ah ok!

00:04:05: Und hier greift dann diese Auswahlspalte in SharePoint ein.

00:04:08: Exakt an.

00:04:09: statt dem Nutzer ein leeres Textfeld zu geben und ihm damit die volle Verantwortung zu überlassen wird die Entscheidung quasi vorweggenommen.

00:04:18: Der Administrator legt das also vorher fest?

00:04:20: Genau.

00:04:21: Der definiert die exakten zulässigen Werte im System, der Nutzer kann dann gar nicht mehr tippen er kann nur noch aus so einem Dropdown-Menü auswählen.

00:04:30: Das ist ja echt ein massiver Paradigmenwechsel.

00:04:33: wir verlagern den Aufwand der Datenbereinigung von der Rückseite also diesem mühsamen Aufräum am Jahresende direkt an die Front.

00:04:41: Absolut

00:04:42: Wenn das Drop-Down nur den Wert Vertrieb anbietet, dann ist es physisch unmöglich, dass Wort Sales ins System zu schleusen.

00:04:49: Du eliminierst also Tippfehler und Synonyme im Moment der Entstehung?

00:04:53: Richtig!

00:04:54: Ohne diese fast schon diktatorische Standardisierung wird nämlich jedes Metadatenkonzept in der Praxis kollabieren.

00:05:00: Aber warte mal kurz da muss ich jetzt mal skeptisch nachfragen.

00:05:04: wenn Ich jetzt Anwender bin und ein komplexes Dokument hoch lade Dann will ich das doch vielleicht ganz spezifisch beschreiben.

00:05:12: Das ist der klassische Einwand.

00:05:15: Ja, weil wenn ich mich dann nicht durch Drop-Down Menüs klicken will, schränkt mich das nicht total ein!

00:05:21: Das fühlt sich doch an wie ein bürokratisches IT Korsett.

00:05:25: Dieser Widerstand ist in der Praxis fast schon garantiert – Wenn du einen System ausrollst, dass freie Eingaben limitiert, rebellieren die Anwender zuerst immer.

00:05:35: Aber diese Einschränkung ist halt der Preis für eine gigantische Effizienzsteigerung später….

00:05:40: Ohne diese Vorgaben verliert dann Metadatenkonzept komplett seinen Nutzen.

00:05:44: Also erkaufen wir uns die Freiheit bei der Auswertung durch Einschränkungen beider Eingabe?

00:05:50: Genau, wenn jeder sein Dokument mit eigenen Begriffen beschreibt, opfern wir die Sichtbarkeit des Dokuments.

00:05:57: Wer nicht exakt dein Wort im Kopf hat findet die Datei nie wieder!

00:06:01: Okay... Lass uns mal konkret schauen, wo sich dieser Tauschhandel im Alltag am meisten lohnt.

00:06:07: Aus der Quelle kristallisieren sich daher diese fünf klassischen Einsatz-Szenarien heraus.

00:06:11: Richtig das sind quasi die Paradebeispiele.

00:06:14: Das erste sind Dokumententypen wie Verträge oder Richtlinien Dann zweitens Statuswerte also sowas wie Entwurf oder Freigegeben und dann Abteilungen und Projekte.

00:06:26: Und zuletzt eben dieser ganze Compliance Bereich.

00:06:29: Genau nehmen wir mal Abteilung und Projkte.

00:06:32: Das ist ja der Moment, wo wir uns von dieser starren klassischen Ordnerstruktur verabschieden.

00:06:37: Also weg vom Ordner in Ordner-in-Ordner?

00:06:40: Exakt!

00:06:41: Anstatt das Dokument an den Ordner IT und dann unter Ordnerprojekt Alpha zu legen, tecken wie es einfach über diese Auswahl spalten.

00:06:48: Hier

00:06:48: wird es nämlich wirklich interessant – weil diese Werte standardisiert sind kann ich mir dann einfach dynamische Ansichten bauen.

00:06:55: Ganz genau du hast alles auf einem Klick.

00:06:58: Das visualisiere ich mir so, als würdest du einen riesigen unordentlichen Papierstapel auf dem Schreibtisch haben und mit einem Fingerschnippen ist alles perfekt sortiert.

00:07:06: Egal in welcher Abteilung das Dokument physisch liegt

00:07:09: Richtig!

00:07:10: Die Auswahlspalte bricht diese Datensiluss komplett auf aber eben nur wenn alle Abteilungen wirklich denselben Begriff aus der Liste verwenden.

00:07:17: Klar

00:07:19: Und beim Statuswert ist es ja noch kritischer.

00:07:21: Ein Vertrag hat den Statusentwurf oder in Prüfung.

00:07:25: Wenn man da Freitext zulässt, schreibt einer fast fertig und der andere wartet auf Chef.

00:07:30: Und für ein Audit ist sowas ein absoluter Albtraum!

00:07:33: Ein Auditor will ja einfach sehen – zeigen Sie mir alle Richtlinien die freigegeben sind?

00:07:38: Ja

00:07:38: das muss binär erfassbar sein…und das bringt uns eigentlich auch zu den versteckten Superkräften.

00:07:44: Wie genau greift denn hier jetzt diese Automatisierung, die in der Quelle erwähnt wird?

00:07:52: Äh, wird es echt mächtig.

00:07:55: Unsere Quellen fokussieren sich hier auf Microsoft Power Automate.

00:07:59: Wenn du einen Workflow baust der Entscheidungen treffen soll dann braucht er harte Trigger.

00:08:04: eine Maschine kennt keine Coollands.

00:08:06: Oh

00:08:06: ja das ist ein guter Punkt.

00:08:07: wenn Power Automates einen Freigabeprozess starten soll sobald ein Dokument auf in Prüfung gesetzt wird Dann vergleicht der Algorithmus diese Zeichenketten extrem strikt

00:08:17: Und hier wird dieses Risiko von Freitextfeldern so richtig greifbar.

00:08:22: Angenommen ein Nutzer-Tipp in Prüfung ein, setzt aber versehentlich am Ende ein Leerzeichen.

00:08:28: Oh ja das passiert ständig!

00:08:29: Für uns als Menschen unsichtbar... Aber für die Datenbank ist es nicht dasselbe.

00:08:36: Der Trigger löst dann einfach nicht aus oder?

00:08:39: Exakt der Workflow bleibt komplett stehen, der Vertrag geht nie zu Unterschrift.

00:08:43: Die Auswahlspalte eliminiert dieses Risiko komplett, weil das System die feste ID des Auswahlwertes liest.

00:08:49: Das klingt jetzt natürlich nach der perfekten Waffe gegen das Datenchaos – aber jede Superkraft hat ja auch ihr Kryptonit!

00:09:00: Wenn man sich die Grenzen in der Quelle ansieht gibt es Fälle wo das Grandios scheitert.

00:09:05: Wann ist die Auswahl-Spalte denn die falsche Wahl?

00:09:10: Der größte Fehler ist der Verlust der Verhältnismäßigkeit.

00:09:14: Ein Dropdown hilft nur, wenn es übersichtlich ist.

00:09:16: Also nicht zu viele Werte.

00:09:18: Wenn du da hundertfünfzig verschiedene Werte heinkippst erzeugst du kognitive Überlastung beim Nutzer.

00:09:22: Ja das ist wie in so einem riesigen Deiner.

00:09:25: Du machst die Speisekarte auf und da sind dreihundert Gerichte.

00:09:29: Nach fünf Minuten Blättern hast du Entscheidungsparalyse Und bestellts einfach ein Schießbürger.

00:09:33: Genau dieses Phänomen hast du dann ins Sharepoint.

00:09:36: Wenn mich das System blockiert und ich hundertfünfzig kryptische Abkürzungen sehe, dann wähle ich einfach das Erstweste damit ich endlich speichern kann.

00:09:45: Und zack hast du dir die Datenqualität eigenhändig zerstört!

00:09:48: Du darfst halt nicht versuchen alles in ein Korsett zu pressen.

00:09:52: Manche Infos brauchen also zwingend einfach Text

00:09:55: Richtig Eine Vorgangsnummer oder ein spezifischer Kommentar.

00:09:59: da machst du dich mit Auswahlwerten lächerlich.

00:10:02: man muss filtern was Standard sein muss und was individuell sein darf.

00:10:05: Und was passiert bei nachträglichen Änderungen?

00:10:08: Also wenn ich nach drei Jahren einen Wert umbenennen muss.

00:10:11: Da musst du höllisch aufpassen!

00:10:12: Wenn du einen Wert im Nachhinein löscht, zerschießt du dir bestehende Klassifizierungen.

00:10:19: Du hast dann Dokumente mit Werten die gar nicht mehr existieren.

00:10:22: Das bricht dann rückwirkend alle Filter.

00:10:24: Genau das muss extrem sorgfältig migriert werden.

00:10:27: also was bedeutet dass alles für dich wenn du das vielleicht morgen im beruh einrichten musst?

00:10:33: Wie vermeidet man diese Fehler von Tag eins an?

00:10:36: Du musst das System quasi von hinten nach vorne denken.

00:10:39: Okay, von hinten da vorne!

00:10:40: Wer weiß welche Berichte am Ende des Jahres gebraucht werden der weiß auch welche Auswahlwerte heute im System eingelegt werden müssen.

00:10:48: Also immer die späteren Auswertungen schon mitdenken und was die Quelle ja noch extrem betont niemals synonyme parallel zulassen.

00:10:57: Ganz genau Man einigt sich auf einen Begriff Wenn du Sales und Vertrieb Beide zulässt hast du das inkonsistente Chaos einfach nur ins Dropdown verlagert.

00:11:07: Wir fassen das mal zusammen, die Auswahl Spalte ist kein reines Eingabefeld sondern quasi der Architekt deiner ganzen digitalen Ordnung

00:11:17: Ein Werkzeug dass Chaos durch Struktur ersetzt.

00:11:20: ja und bevor wir diese Tiefenanalyse heute abschließen möchte ich euch noch einen echt provokanten Gedanken mitgeben.

00:11:28: da bin ich gespannt

00:11:29: Wenn unsere digitalen Aktenschränke uns zwingen, unternehmensweit exakt dieselben Begriffe zu verwenden.

00:11:37: Was passiert dann eigentlich?

00:11:39: Verändert diese subtile Software-Standardisierung am Ende vielleicht sogar wie wir in der echten Welt miteinander sprechen und über unsere Arbeit denken?

00:11:48: Das ist echt ein faszinierender Aspekt!

00:11:51: Die Vorgaben der Software prägen ja unsere tägliche Sprache.

00:11:54: Absolut – wenn das Wort Sales im System nicht mehr existiert verschwindet es vielleicht irgendwann auch aus der Flur-Konversation.

00:12:02: Da kann man mal drüber nachdenken!

00:12:03: Definitiv.

00:12:04: Und wenn du jetzt sagst, du willst genau wissen wie das technisch funktioniert dann ist unser Tipp ganz klar die genaue Funktionsweise und Praxis wird im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen

00:12:16: und

00:12:16: Praxis gezeigt.

00:12:18: Sehr zu empfehlen um das selbst aufzubauen.

00:12:20: Der Link zum Kurs steht natürlich unten in den Show Notes.

00:12:23: Schaut da unbedingt mal rein.

00:12:24: Das war unser Deep Dive für heute.

00:12:26: Wir hoffen, ihr nehmt gute Impulse mit und denkt dran wenn die Suche das nächste mal nichts findet, war vielleicht jemand beim Eintippen einfach zu kreativ!

00:12:36: Bis zum nächsten Mal.

00:12:38: Tschüss.