Quick-Briefing: MS-SharePoint-Metadaten Teil 2/7: Die Auswahlspalte als Fundament

00:00:00: Stell dir mal vor, du suchst ein wirklich kritisches Dokument.

00:00:03: Du weißt ganz genau es existiert aber die Suchmaske spuckt einfach absolut nix aus.

00:00:09: Der absolute Klassiker im Büroalltag!

00:00:12: Richtig und warum?

00:00:14: Weil ein Kollege bei der Benennung mal wieder seine kreative Ade ausgelebt hat.

00:00:19: Dieses Chaos das beenden wir heute.

00:00:22: schön dass du wieder am Start bist.

00:00:24: wichtig vorab.

00:00:25: Das ist die zweite Episode unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten.

00:00:31: Genau, und wir schauen uns heute das absolute Fundament für Struktur im Datenchaos an!

00:00:37: Also die SharePoint Auswahlspalte.

00:00:39: Wir packen aus, warum so simple Dropdown-Menüs eigentlich dein bester Freund im Datenalltag sind.

00:00:45: Das Problem der freien Texteingabe liegt ja irgendwie in unserer menschlichen Natur ne?

00:00:49: Wir verstehen Kontext total intuitiv!

00:00:52: Ja also wenn jetzt jemand ein Dokument unter sagen wir Vertrieb ablegt...

00:00:57: Genau und der nächste tippt dann Sales ein und ein dritter nutzt Verkaufsabteilung.

00:01:03: Wir Menschen wissen sofort okay das ist logisch gesehen alles exakt dasselbe

00:01:09: Klar!

00:01:10: Aber eine Datenbank sieht das völlig anders.

00:01:13: Für den SharePoint-Suchindex oder so ein Algorithmus sind das einfach drei komplett unzusammenhängende Zeichenketten.

00:01:20: Da gibt es also null automatische sementische Brücke.

00:01:23: Richtig, gar keine.

00:01:25: Das ist im Gründe so als würde man eine riesige Bibliothek organisieren aber jeder Besucher darf sich eigene Genrennamen ausdenken.

00:01:32: Oh, es ist ein großartiges Bild.

00:01:35: Für den Einzelnen ist das in dem Moment vielleicht total logisch aber für Suchfilter und Automatisierungen eine absolute Katastrophe.

00:01:42: Exakt!

00:01:43: Und genau hier greift die SharePoint Auswahlspalte ein.

00:01:46: Administratoren legen die Werte nämlich zwingend im Voraus fest.

00:01:50: Das eliminiert dann Tippfehler oder?

00:01:52: Keine Tippfehle keine unerwünschten Synonyme einfach konsistente Metadaten und nur durch diese Standardisierung funktionieren dann spätere Gruppierungen oder Filter

00:02:02: Und Automatisierungen nehme ich an.

00:02:04: Absolut!

00:02:05: Spätestens wenn wir über echte Workflows sprechen, etwa mit Power Automate wird das Überlebens wichtig.

00:02:11: Stell dir ein Freigabeprozess vor der auf den Status in Prüfung wartet.

00:02:15: Der Triggert dann einfach nicht wenn jemand wird geprüft ins Textfeld tippt.

00:02:20: Ganz genau.

00:02:21: Typische Einsatzgebiete sind deshalb so Sachen wie Dokumententypen also Verträge oder Richtlinien und eben Statuswerte wie Entwurf- oder Freigegeben.

00:02:30: Aber Moment Schränkt mich das nicht massiv ein?

00:02:33: Inwiefern?

00:02:34: Naja, was passiert wenn mein Dokument einfach in keines dieser vorgefertigten Raster passt.

00:02:40: Das ist doch dann voll das Problem oder?

00:02:43: Das ist tatsächlich der kritischste Punkt beim Architekturdesign!

00:02:47: Die Versuchung ist riesig für jede noch so kleine Ausnahme einen neuen Wert im Dropdown anzulegen.

00:02:53: Dann habe ich so'n Dropdown mit fünfzig einträgen.

00:02:55: Genau da wird es kritisch.

00:02:57: Solche endlos langen Listen frustrieren die Nutzer extrem.

00:03:00: Da geben die Leute nach zehn Sekunden genervt auf und klicken einfach blind den allerersten Eintrag an.

00:03:05: Kenne

00:03:05: ich von mir selbst, ehrlich gesagt!

00:03:07: Siehst du?

00:03:07: Und wenn man Werte später nachträglich ändert beeinflusst das sofort bestehende Inhalte.

00:03:12: Ah ok...

00:03:13: Für völlig individuelle Eingaben bleibt dann die Textspalte die bessere Wahl.

00:03:17: Definitiv!

00:03:18: Für alles was hochgradig individuelles Jahr weniger ist hier absolut mehr

00:03:21: Verstehe.

00:03:22: Die goldene Regel für uns lautet also Einheitliche Metadaten beginnen immer mit klaren simplen Auswahlwerten.

00:03:29: Genau Die sind quasi der Anker.

00:03:31: Wenn du das jetzt nicht nur theoretisch hören, sondern auch praktisch in deiner Umgebung aufbauen willst, weise ich nochmal ganz ausdrücklich darauf hin die genaue Funktionsweise und Praxis dazu wird im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen und Praxis gezeigt.

00:03:46: Sehr empfehlenswert.

00:03:47: um da wirklich in die Tiefe zu gehen

00:03:49: Den Link zum Kurs findest du natürlich direkt bei uns in den Show-Notes.

00:03:53: Klick

00:03:53: da unbedingt mal rein!

00:03:54: Aber bevor wir diese Themenreise für heute beenden, möchte ich dir noch einen Gedanken mit auf den Weg geben.

00:03:59: Oh – ein philosophischer Abschluss?

00:04:01: Vielleicht ein bisschen….

00:04:03: Wenn wir uns aktuell durch Auswahl spalten, quasi selbst dazu erziehen unsere Informationen für Systememaschinen lesbar in starre Kategorien zu pressen wird in naher Zukunft vielleicht eine KI diese Kategorisierung völlig unsichtbar im Hintergrund übernehmen so dass wir nie wieder ein Dropdown-Menü anklicken müssen.

00:04:22: Oh wow!

00:04:23: Das ist echt ne spannende Vorstellung.

00:04:25: Denk mal drüber nach!

00:04:27: Schön das du dabei warst und bis zum nächsten Mal.