Experten-Talk: MS-SharePoint-Metadaten Teil 1/7: Schluss mit dem Ordnerchaos

00:00:00: Stell dir vor, es ist zehn vor zwei.

00:00:02: Du hast in exakt zehn Minuten ein wirklich geschäftskritisches Meeting mit dem Vorstand.

00:00:08: Oh je!

00:00:09: Der Pult steigt jetzt schon?

00:00:10: Absolut und du brauchst nur noch diese eine ganz spezifische Präsentation zur Q-Drei-Strategie vom letzten Jahr.

00:00:19: also öffnest du deinen Datei-Explorer und start auf einen endlosen tief verschachtelten Wald aus so gelben Ordnern.

00:00:27: Den kennen wir alle.

00:00:28: ja Genau.

00:00:29: Da gibt es dann Projekte twenty-fünfundzwanzig, Archivstrategie, Archive alt und mein persönlicher Favorit.

00:00:37: Diverses Final

00:00:39: oder Finalfinalversion.

00:00:41: zwei

00:00:41: richtig du klickst dich durch sieben Unterebenen der Pfad wird immer länger und am Ende naja leere.

00:00:49: jemand hat das Dokument verschoben

00:00:51: oder halt unter einem völlig kriptischen Kürzel neu abgespreichert dass nur er selbst versteht.

00:00:56: Exakt.

00:00:56: Die Datei ist physisch zwar noch irgendwo da, aber für dich ist sie in diesem Moment faktisch gelöscht.

00:01:02: und genau deshalb nehmen wir uns heute ein Fachartikel über Microsoft SharePoint-Meterraten vor um genau dieses strukturelle Chaos für immer aufzulösen.

00:01:12: Ein sehr sehr wichtiges Thema Ja

00:01:15: Und bevor wir hier tief in die Informationsarchitektur eintauchen muss ich das ganz klar sagen Diese heutige Analyse ist ein ganz besonderer Meilenstein für uns.

00:01:24: Es ist nämlich der offizielle Auftakt unserer siebenteiligen Serie über Microsoft SharePoint Metadaten.

00:01:29: Darauf

00:01:29: freue ich mich schon riesig!

00:01:31: Ich mich auch, wir werden nämlich in den kommenden Wochen die gesamte Architektur also wirklich von der Taxinomie bis zur Governance systematisch durchleuchten.

00:01:40: aber lass uns heute direkt einsteigen.

00:01:42: Gerne?

00:01:42: Wenn wir uns Unternehmensnetzwerke heute so ansehen... Basieren schätzungsweise immer noch neunzig Prozent auf diesen extrem tiefen Ordnerstrukturen.

00:01:52: Aber Moment mal, Ordner sind doch genau das womit wir alle aufgewachsen sind.

00:01:56: Warum reparieren was nicht kaputt ist?

00:01:58: Das wirft eine wichtige Frage auf!

00:02:00: Warum hängen wir so sehr

00:02:02: daran?!

00:02:03: Ich sag mal, dass liegt daran, dass der Ordner kognitiv wahnsinnig leicht zu erfassen ist.

00:02:08: Es ist ja quasi die direkte Übersetzung eines echten physischen Aktenschranks in die digitale Welt.

00:02:13: Ja, das stimmt schon.

00:02:14: Eine Schublade einer Akte!

00:02:16: Ganz genau und das hat jahrzehntelang auch wunderbar funktioniert.

00:02:20: Das Problem ist gar nicht der Ordner an sich sondern dass unaufhaltsame Datenwachstum In kleinen Teams mit einer Handvoll Projekten.

00:02:29: da is eine Ordnerstruktur völlig ausreichend.

00:02:32: Aber wir reden hier ja oft von riesigen Firmenetzwerken.

00:02:35: Richtig Der Artikel den wir heute analysieren legt den Finger genau in diese Wunde von komplexen Organisationen.

00:02:43: Je mehr Dokumente du hast, also Verträge, Richtlinien, Auditprotokolle und je mehr Anwender in einem System agieren, desto schneller kollabiert diese ganze Logik einfach.

00:02:54: Weil ein Dokument in einer klassischen Ordnerstruktur ja eine harte Einschränkung hat?

00:02:59: Es kann logisch immer nur an einer einzigen Stelle existieren!

00:03:03: Das ist das eigentliche architektonische Versagen.

00:03:07: Wir zwingen Menschen mit völlig unterschiedlichen Arbeitsweisen, sich auf einen einzigen starren Pfad zu einigen.

00:03:13: Was ja in der Praxis nie funktioniert?

00:03:16: Eben!

00:03:16: Die Buchhaltung denkt in Fiskalian.

00:03:19: Der Projektmanager denkt in Kunden und Phasen.

00:03:22: Der Jurist, naja...der denkt in Vertragsarten und Fristen.

00:03:25: D.h.,

00:03:26: wenn ich jetzt einen Lieferantenvertrag habe, stehe ich vor einem riesigen physischen Aktenschrank.

00:03:33: Kommt der jetzt in die Schublade, oder Lieferanten?

00:03:38: Ganz genau.

00:03:39: Diese erzwungene Entweder-Oderentscheidung führt unweigerlich zu Chaos.

00:03:43: Egal wie du dich entscheidest, du triffst in dem Moment die Entscheidung, die Suchlogik von mindestens zwei anderen Abteilungen komplett zu brechen.

00:03:49: Wahnsinn!

00:03:50: Und wer dann in der falschen Logik sucht findet das Dokument einfach nicht...

00:03:54: Es sei denn, er kennt den exakten Dateinamen auswendig – was unwahrscheinlich ist.

00:03:58: Und das führt dann zu diesem grausamen Workaround, den wir alle schon mal gesehen haben.

00:04:03: Lass

00:04:03: mich raten!

00:04:04: Das Dokument wird kopiert.

00:04:05: Exakt.

00:04:06: Wir haben dann V-I im Ordner Einkauf, V- I Kopie im Projektordner und sicherheitshalber noch eine Version in persönlichen OneDrive von irgendeinem Mitarbeiter.

00:04:15: Oh

00:04:15: Gott…das ist der absolute Tod jeglicher Data Governance.

00:04:18: Von einer Single Source of Truth brauchen wir da gar nicht mehr anfangen.

00:04:21: Richtig!

00:04:22: Und genau hier setzt der Paradigmenwechsel der Metadaten an.

00:04:27: Wenn der Aktenschrank also ausgedient hat, brauchen wir eine moderne Alternative.

00:04:32: Okay… Lass uns das mal aufdröseln – was sind Sharepoint-Meterdaten eigentlich?

00:04:37: Im Kern sind das zusätzliche Informationen, also Eigenschaften die einem Dokument zugeordnet werden.

00:04:43: Wir lösen uns von der Frage, wo liegt das Dokument und zwingen das System stattdessen zu beantworten was ist dieses Dokument?

00:04:51: Ah

00:04:52: verstehe.

00:04:52: Das ist im Grunde so als würde ich digitale Post-its nehmen und die einfach an mein Dokument heften.

00:04:57: Das is ein tolles Bild ja!

00:04:59: Das

00:04:59: Dokument ist dann nicht mehr in einem bestimmten Ordnerraum eingesperrt sondern es trägt seine Identität einfach mit sich herum.

00:05:05: richtig Ganz genau.

00:05:07: Nehmen wir das Beispiel mit dem Lieferantenvertrag aus dem Artikel Dieser Vertrag muss nicht mehr in drei verschiedenen Ordnern liegen, er liegt in einer einzigen flachen Dokumentenbibliothek.

00:05:17: Und die Post-its erledigen den Rest.

00:05:19: Richtig!

00:05:20: Begeben ihm die Metadaten mit – also Dokumententyp ist Vertrag, Abteilung ist Einkauf, Status ist aktiv und der Verantwortliche ist Max Mustermann.

00:05:30: Das erinnert mich total an das Prinzip von E-Commerce-Plattformen.

00:05:34: Wenn ich online einen neuen Fernseher kaufe, klicke ich mich ja auch nicht durch ein Ordnerbaum wie Elektronik.

00:05:40: Dann Fernsehr dann fünfundsechzig Zoll.

00:05:43: Das wäre ja der reinste Wahnsinn

00:05:45: Stimmt das macht heute kein Mensch mehr.

00:05:46: Ich gehe einfach in eine flache Liste und nutze die Filter an der Seite.

00:05:51: Ich setze einen Haken bei Samsung Einen bei OLED Und dann ziehe ich noch diesen kleinen Slider für den Preis.

00:05:56: Das ist doch genau diese Facettensuche von der wir hier reden

00:05:59: Oder?

00:06:00: Eine sehr treffende Analogie.

00:06:02: Diese multidimensionale Abfrage bringen wir mit SharePoint quasi in die Dokumentenverwaltung.

00:06:08: Das heißt, das Dokument ist aus völlig unterschiedlichen Richtungen ansteuerbar.

00:06:13: Exakt!

00:06:14: Der Projektmanager filtert einfach nach seinem Projekt und zack er sieht den Vertrag.

00:06:19: Der Einkaufsleiter filtert nach Abteilung Einkauf- und Statusaktiv – und er sieht exakt dasselbe Dokument.

00:06:26: Keine Duplikate?

00:06:28: Keine Versionskonflikte?

00:06:29: Das ist ja großartig….

00:06:32: Und der Nutzen skaliert extrem in Bereichen, wo Dokumente ganz strengen Lebenszyklen unterliegen.

00:06:38: Der Artikel nennt das Ziel Wissensdatenbanken oder Qualitäts- und Komplexdokumente.

00:06:44: Oh ja!

00:06:45: Im Qualitätersmanagement ist es ein absolutes Disaster wenn Leute nach veralteten Richtlinien arbeiten nur weil sie im falschen Unterordner gelandet sind.

00:06:53: Eben Mit Metadaten baust du dir Ansichten, die standardmäßig hart nach statusfrei gegeben filtern.

00:07:01: Alles was im Entwurfsstatus ist existiert für den normalen User in dieser Ansicht faktisch einfach nicht.

00:07:07: Hier wird es erst recht interessant!

00:07:09: Denn wenn wir über Statuswechsel und Lebenszyklen sprechen dann sind wir ja sofort beim Thema Automatisierung.

00:07:15: Richtig der Artikel erwähnt hier auch die Anbindung an Powerautomät.

00:07:18: Genau Wie genial ist das denn?

00:07:20: Ein Metadatum ändert sich, zum Beispiel von Entwurf auf Freigegeben und im Hintergrund löst SharePoint völlig automatisch über Power Automate die nächsten Schritte aus.

00:07:30: Wenn wir das mit dem großen Ganzen verbinden dann sehen wir hier eine enorme Zeitersparnis.

00:07:35: Du musst den Speicherort nicht mehr kennen!

00:07:38: Du musst nur die Eigenschaften kennen.

00:07:40: Aber warte mal da muss ich jetzt mal den Teufelsadvocaten spielen.

00:07:43: Wir schaffen also das Ordnerchaos ab Nur um uns ein noch schlimmeres Taggingchaos ins Haus zu wollen.

00:07:49: Wie meinst du das?

00:07:49: Naja,

00:07:50: ich male mir gerade dieses Schreckens-Szenario aus.

00:07:53: Ich will nach dem Meeting nur schnell ein simples zweiseitiges Protokoll speichern und plötzlich ploppt da so ein riesiges Formular auf und zwingt mich zwanzig verschiedene Pflichtfelder auszufüllen – Mandant-, Kostenstelle-, Projektnummer-, Dokumentenklasse!

00:08:06: Wer macht das denn freiwillig?

00:08:07: Da sprichst Du genau die dunkle Seite der Metadaten an.

00:08:11: Das ist einer der Hauptgründe warum Unternehmen bei der Einführung scheitern.

00:08:15: Weil die Leute dann einfach rebellieren?

00:08:17: Sie

00:08:17: kapitulieren eher leise.

00:08:19: Der Artikel warnt ganz ausdrücklich davor, den Bogen zu überspannen.

00:08:23: Wenn eine IT-Abteilung im Rausch der Möglichkeiten zu viele Pflichtfelder definiert, sinkt die Akzeptanz massiv.

00:08:30: Logisch!

00:08:30: Dann fangen die Leute an überall diverses einzutragen nur um endlich auf Speichern klicken zu können.

00:08:37: Genau – Technologie funktioniert nur wenn der Mensch sie auch bedienen will.

00:08:42: Schlechte Definitionen führen zu schlechten Ergebnissen.

00:08:45: Eine Taxonomie erfordert wirklich konsequente Pflege und vor allem eine Reduktion auf das absolut Notwendige.

00:08:53: Also weniger ist mehr, aber ich habe da noch einen anderen Gedanken.

00:08:56: Wenn wir diese ganzen Ordner jetzt einfach wegrasieren und alles in eine große flache Liste werfen – was ist denn dann mit der Sicherheit?

00:09:04: Das ist ein sehr wichtiger Punkt!

00:09:06: In einer Ordnerstruktur vererbt doch der Ordner-Management geheim, seine strengen Zugriffsrechte automatisch an die Dokumente.

00:09:13: Wenn ich das jetzt über Metadaten mache, sehen dann plötzlich alle mein Gehalt?

00:09:17: Nein und das ist ein fatale Ertum dem viele unterliegen!

00:09:22: Metadarten ersetzen keine grundlegende Informationsarchitektur – Berechtigungen müssen nach wie vor sauber geplant werden.

00:09:30: Da bin ich beruhigt.

00:09:31: SharePoint ist nicht dafür gemacht, Berechtigungen allein auf Basis von Metadaten zu steuern.

00:09:36: Die grobe physische Trennung – also welche Dokumentenbibliotheken wir anlegen – bleibt zwingend bestehen.

00:09:43: HR bekommt eine eigene Bibliothek des Management auch.

00:09:48: Wir bauen sichere Containern und nur innerhalb dieser Container nutzen dann die Metadatensstatt der Ordner.

00:09:53: Exakt!

00:09:54: Die Struktur regelt die Sicherheit und die Metadata regeln die Auffindbarkeit

00:09:59: Verstanden.

00:10:00: Wie verhindern wir denn jetzt ganz praktisch dieses Tagging-Chaos, wenn wir Metadaten bei uns einführen wollen?

00:10:05: Was sind da die Best Practices?

00:10:07: Der wichtigste Leitsatz aus der Quelle ist... immer vom Ende her zu denken.

00:10:11: Also sich vorher überlegen, was man am Ende rauskriegen will?

00:10:15: Genau!

00:10:15: Welche Auswertungen brauche ich später?

00:10:18: Welche Filter müssen zwingend da sein?

00:10:20: Nur relevante Metadaten sollten überhaupt erfasst werden.

00:10:23: und noch eine ganz entscheidende Regel

00:10:26: Lass hören

00:10:27: Auswahlfelder statt Freitext verwenden Immer.

00:10:30: Oh

00:10:30: ja Das macht total Sinn.

00:10:32: Freitext ist ja quasi so, als würde jeder im Büro eine eigene Sprache erfinden.

00:10:36: Der eine schreibt Marketing, der andere MKTG, der nächste vertippt sich...

00:10:41: Und schon bricht deine schöne Suchfunktion zusammen!

00:10:44: Genau und Auswahlfelder, also Dropdowns.

00:10:46: Das ist dann unser gemeinsames

00:10:48: Vokabular.".

00:10:49: Absolut!

00:10:50: Die Nutzung von einheitlichen Begriffen am besten über den zentralen Terminologiesprecher von SharePoint garantiert diese Datenqualität.

00:10:57: Also was bedeutet das alles für dich als Zuhörer?

00:11:00: Mein Fazit aus dem Artikel ist recht prägnant – eine metadatenbasierte Dokumentenverwaltung skaliert tausendmal besser als jede Ordner-Hierarchie.

00:11:11: Aber man muss sich merken, weniger Felder von wirklich hoher Qualität schlagen ein komplexes überladenes System um Längen.

00:11:19: Das ist ein super Fazit.

00:11:21: und hey wenn du jemals wieder zwanzig Minuten damit verschwendest nach dieser einen bestimmten Präsentation zu suchen dann weißt Du jetzt dass es wirklich einen besseren Weg gibt.

00:11:31: Es erfordert am Anfang etwas Disziplin aber es lohnt sich enorm

00:11:36: Definitiv!

00:11:37: Aber wir müssen auch ehrlich sein.

00:11:38: das war heute natürlich nur die Theorie.

00:11:41: Wie die genaue Funktionsweise aussieht und wie man das alles Schritt für Schritt in der Praxis anwendet, das zeigen wir dir detailliert in unserem Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen & Praxis.

00:11:51: Ein sehr empfehlenswerter Kurs!

00:11:53: Auf jeden Fall.

00:11:54: Den Link zum Kurs haben wir dir direkt in die Show Notes gepackt.

00:11:58: Klickt da gerne mal rein.

00:11:59: Bevor wir uns veramschieden habe ich noch einen etwas provokanten Gedanken zum Weitergrübeln für dich.

00:12:05: Oh...

00:12:06: Da bin ich jetzt aber gespannt

00:12:07: Wenn Metadaten uns bald völlig davon befreien, darüber nachzudenken wo wir eine Information eigentlich ablegen?

00:12:15: wird sich unser menschliches Gehirn in Zukunft überhaupt noch an digitale Orte erinnern können?

00:12:22: Wow!

00:12:23: Das ist tiefgründig.

00:12:24: Oder werden wir Informationen bald nur noch über reine Gedankensplitter und abstrakte Eigenschaften abrufen?

00:12:31: Unser Gehirnt funktioniert ja historisch sehr räumlich.

00:12:34: das könnte eine echte kognitive Verschiebung bedeuten.

00:12:37: Was für ein Schlusswort.

00:12:38: darüber werde ich definitiv nachdenken, wenn ich nachher mal wieder durch meine eigenen Ordner klicke.

00:12:43: Das war unser Auftakt, Leute!

00:12:44: In Teil zwei der Serie steigen wir dann noch tiefer in die Materie ein.

00:12:48: Danke dir für diese geniale Analyse?

00:12:51: Sehr gerne – es war mir ein Vergnügen.

00:12:53: Macht's gut, denkt an eure Metadaten und bis zum nächsten Mal!