Quick-Briefing: MS-SharePoint-Metadaten Teil 1/7: Schluss mit dem Ordnerchaos

00:00:00: Stell dir vor, du stehst in einer riesigen Bibliothek.

00:00:03: Also wirklich riesig!

00:00:04: Aber?

00:00:05: Aber die Bücher sind nicht nach Thema sortiert richtig.

00:00:07: Genau.

00:00:08: Sie sind komplett nur nach der Farbe ihres Einbands sortiert.

00:00:13: Sucht da mal ein rotes Buch das irgendjemand aus Versehen in das blaue Regal gestellt hat.

00:00:18: Naja...das ist dann wohl faktisch für immer weg.

00:00:20: Absolut und genau diese restriktive Logik zwingen wir unseren Daten jeden Tag auf wenn wir sie in klassische Ordner-Sprukturen packen.

00:00:29: Damit herzlich willkommen zu unserer heutigen Analyse.

00:00:32: Einer sehr wichtigen Analyse, finde ich!

00:00:35: Ja total und wir müssen direkt sagen das hier ist der ganz offizielle Auftakt also Teil eins unserer siebenteiligen Serie rund um das Thema Microsoft SharePoint Metadaten.

00:00:45: Unsere Mission heute ist eigentlich ganz einfach

00:00:47: Wir wollen das klassische Ordnerchaos beenden.

00:00:51: Exakt

00:00:52: Du hast die Quellen ja intensiv geprüft.

00:00:54: Warum stoßen diese Ordnerstrukturen denn so schnell an ihre Grenzen, gerade wenn wir von vielen Dokumenten reden?

00:01:01: Das Ding ist halt die physische Limitierung.

00:01:04: Ein Dokument kann in einem klassischen System logisch betrachtet immer nur einen einzigen Dateipfad haben.

00:01:10: Es liegt an exakt einem Ort.

00:01:12: Ja logisch

00:01:13: Aber was ist jetzt, wenn du einen Vertrag hast?

00:01:16: Der ist für den strategischen Einkauf extrem wichtig, aber eben auch für das operative Lieferantenmanagement.

00:01:22: Da zwingt dich der Ordner dann zu einer Entscheidung?

00:01:25: Genau!

00:01:25: Entweder du entscheidest dich für einen Ordner oder du legst Duplikate an

00:01:30: Was dann unweigerlich die Versionskontrolle völlig kollabieren lässt.

00:01:33: Richtig

00:01:34: – Das pure Chaos.

00:01:35: Die Quellen zeigen da als Lösung eben die Metadaten.

00:01:39: Das heißt also die Datei bekommt zusätzliche Eigenschaften angehängt Völlig unabhängig davon wo sie jetzt eigentlich gespeichert ist.

00:01:46: Wir entkoppeln die Datei sozusagen vom Speicherort.

00:01:49: Okay, warte mal!

00:01:50: Ist das Prinzip dann im Grunde so als würde ich meinen völlig langweiligen PDFs plötzlich einfach Instagram-Hashtags verpassen?

00:01:58: Ja, das ist eigentlich ein ziemlich perfekter Vergleich.

00:02:01: Nehmen wir nochmal das Vertragsbeispiel aus dem Text.

00:02:04: Du hast dein Dokument und das bekommt jetzt verschiedene Tags.

00:02:08: Zum Beispiel den Dokumententypvertrag, dann die Abteilung Einkauf und den Status Aktiv.

00:02:14: Ah, und vielleicht noch das Projekt Lieferantenmanagement dazu?

00:02:17: Genau so.

00:02:18: Und damit lässt sich das Dokument über unzählige Wegefiltern!

00:02:23: Wir verabschieden uns von der Frage Wo liegt das und fragen nur noch Was ist das?

00:02:28: Das ist ja ein echter Themenwechsel.

00:02:30: also warum diese Hashtags im Geschäftsalltag echt eine Superkraft sind.

00:02:34: Man klickt sich nicht mehr durch verschachtelte Ordner

00:02:37: Nie wieder.

00:02:37: Du hast eine einheitliche Klassifizierung und superleistungsfähige Filter- und Gruppierungsfunktion.

00:02:43: Moment, in den Quellen steht auch, dass das die absolute Basis für Automatisierungen ist.

00:02:48: Heißt das jetzt?

00:02:49: wenn ich den Status auf Aktiv setze dann beginnt im Hintergrund automatisch die Magie?

00:02:53: Ja sozusagen!

00:02:55: Das ist ja konditionale Logik.

00:02:57: Wenn du den Status änderst triggert das im Hintergrund Systeme.

00:03:00: Ach

00:03:00: krass

00:03:01: Das ist super für Projekt- und Vertragsverwaltung oder auch für Wissensdatenbanken.

00:03:05: Da werden dann automatische E-Mails an Prüfer verschickt oder Dokumente gesperrt.

00:03:10: Aber wenn es so fantastisch ist Ähm, wo ist dann da der Haken?

00:03:14: Den gibt es natürlich.

00:03:15: Die Experten in den Quellen waren ganz klar davor, dass Metadaten keine echte Informationsarchitektur ersetzen.

00:03:22: Also wenn ich da einfach wild Text vergebe mache ich alles nur schlimmer.

00:03:25: Exakt!

00:03:26: Schlecht gepflegte oder einfach zu viele Felder zustören das ganze System.

00:03:31: Ja also... Ich kenne meine Kollegen Wenn du denen jetzt zwanzig Pflichtfelder für den Upload von so einem simplen Memo gibst

00:03:38: Dann weigern die sich,

00:03:39: oder?!

00:03:40: Total,

00:03:40: die schicken sich das lieber selbst per E-Mail nur um das System irgendwie zu umgehen.

00:03:44: Und genau deshalb betonen die Best Practices auch!

00:03:47: Man sollte nur wirklich relevante Daten erfassen – weniger ist da oft einfach mehr.

00:03:52: Ja…

00:03:53: Das ergibt Sinn.

00:03:54: Und man sollte unbedingt Dropdown Auswahlfelder nutzen statt Freitext.

00:03:58: Weil FreiteXT total fehleranfällig isst.

00:04:01: Klar, weil sonst jemand aktiv grüßschreibt und der nächste klein und schon bricht die ganze Automatisierung zusammen.

00:04:07: Genau das passiert dann... Ein simpler Tipp-Fehler reicht da schon.

00:04:10: Okay, das führt mich am Ende zu einem ziemlich provokanten Gedanken den ihr da draußen vielleicht mal mitnehmen könnt.

00:04:16: wenn Metadaten uns jetzt von dieser Tyranei der Ordner befreien wie müssen wir dann eigentlich unser eigenes Gehirn umprogrammieren?

00:04:24: Ja das ist die große Frage!

00:04:25: Weil

00:04:25: wir sind ja total darauf trainiert Informationen räumlich abzulegen und künftig müssen wir sie eher konzeptionell abspeichern.

00:04:34: Das verändert ja komplett wie wir denken.

00:04:36: Absolut, das ist ein riesiger mentaler Schiff.

00:04:40: Und wer jetzt wissen will wie das technisch genau funktioniert und wie diese Praxis aussieht?

00:04:45: Ja

00:04:45: da gibt es einen tollen Kurs

00:04:46: Genau!

00:04:47: Das wird im Kurs Microsoft SharePoint Grundlagen und Praxis gezeigt.

00:04:51: Der Link zum Kurs steht direkt bei uns in den Show-Notes.

00:04:54: Klickt er auf jeden Fall mal rein.

00:04:56: Damit verabschieden wir uns für heute und wir freuen uns schon extrem auf Teil zwei der Serie.

00:05:00: mit euch Bis

00:05:01: zum nächsten Mal.