Experten-Talk: Microsoft Lists im Unternehmen – Die strategische Informationsschicht

00:00:00: Du kennst doch mit Sicherheit dieses Gefühl, oder?

00:00:02: Also du sitzt an deinem Schreibtisch.

00:00:06: Du startest auf den Monitor und vor dir sind keine Ahnung gefühlt dreiundzwanzig verschiedene Fenster offen.

00:00:11: Mindestens ja!

00:00:12: Richtig.

00:00:13: Unzählige E-Mails Chat Nachrichten die wirklich im Sekunden Takt aufploppen Und irgendwo dazwischen diese endlosen Tabellen.

00:00:21: Ohja der absolute Klassiker

00:00:23: Genau.

00:00:23: und die heißen dann wahrscheinlich alle irgendwie Projektplan V-Sieben-Final, Wirklichfinal XLSX.

00:00:32: Oder Finalversion II genau.

00:00:35: Ja exakt!

00:00:36: Man hat permanent das Gefühl dass irgendwo in diesem digitalen Heuhaufen eine extrem wichtige Information verloren gegangen ist.

00:00:43: und dann passiert das Unvermeidliche.

00:00:45: Jemand öffnet diese geteilte Excel Tabelle.

00:00:48: Oh ich ahne was jetzt kommt.

00:00:49: Sortiert aus Versehen nur eine einzige Spalte anstatt.

00:00:53: das ganze Blatt speichert ab.

00:00:56: Die kompletten Daten der letzten sechs Monate sind völlig zerschossen.

00:01:00: Ja, das ist echt der digitale Alltag für die meisten von uns?

00:01:03: Totaler

00:01:04: Informationsoverload oder?

00:01:06: Absolut!

00:01:07: Also wir verbringen ja wirklich Stunden damit nach dieser einen wahren Version einer Information zu suchen.

00:01:14: Wir ertrinken buchstäblichen Daten Aber wir verdursten gleichzeitig nach echten, nutzbaren Informationen.

00:01:21: Weil

00:01:21: uns die Struktur fehlt?

00:01:22: Genau!

00:01:22: Die Struktur fehlte völlig.

00:01:24: Und man denkt ja immer, man bräuchte jetzt das nächste riesige, sündhaft teure Softwarewunder um dieses Chaos irgendwie in den Griff zu bekommen.

00:01:31: Irgendso ein massives IT-Projekt, dass dann Jahre dauert.

00:01:34: Ja – Das ist der Standardgedanke in vielen Unternehmen.

00:01:36: Aber... In unserer heutigen detaillierten Quellenanalyse machen wir mal was völlig anderes….

00:01:43: Wir nehmen uns ein scheinbar total trockenes, fast schon unscheinbares alltägliches Werkzeug vor und rücken es in ein komplett neues Licht.

00:01:53: Unsere Grundlage für die heutige Recherche ist nämlich einen hoch spannender strategischer Leitfaden aus dem Jahr zwanzig sechsundzwanzig geschrieben von Volker Bundrock Und der Titel lautet ganz unspektakulär Microsoft Lists im Unternehmen.

00:02:11: unsere zentrale These für dich heute lautet, wir zeigen dir warum eine simple Liste in Wirklichkeit das heimliche Rückgrat moderner digitaler Geschäftsprozesse ist.

00:02:22: Das ist ein ziemliches Versprechen!

00:02:24: Okay lass uns das mal aufdröseln.

00:02:26: Listen – das klingt ja im ersten Moment nach bei sich nicht einem digitalen Einkaufszettel oder so einer simplen To-do App.

00:02:33: Ja, das ist so der klassische Trugschluss, dem fast alle unterliegen.

00:02:38: Aber bevor wir wirklich durchsteigen können wie dieses kleine Werkzeug am Ende ganze Geschäftsprozesse revolutioniert, müssen wir erst einmal klären was es eben nicht ist.

00:02:49: Die Quelle zerlegt nämlich gleich zu Beginn die sogenannte Modern Work Architektur von Microsoft-Dreifemundsechzig.

00:02:57: Das klingt schon wieder sehr nach Buzzword.

00:02:59: ist es auch ein bisschen.

00:03:00: Aber wenn du dir deinen Arbeitsalltag anschaust, du hast auf der einen Seite Dokumente – das sind Word-Dateien, PDFs, diese langen PowerPoint-Präsentationen.

00:03:10: Diese Dokumete beschreiben komplexes Wissen und auf der anderen Seite hast du deine Kommunikationswerkzeuge, Teams chats Outlook-Mails.

00:03:19: Halt für das Schnelle hin und her!

00:03:20: Genau, das dient dem reinen flüchtigen Informationsaustausch.

00:03:25: Aber zwischen diesem tiefen Wissen in Dokumenten einerseits... ...und dem schnellen Pingpong im Chat andererseits...

00:03:32: Da klafft eine Lücke?

00:03:33: Da klaft eine riesige Lücke.

00:03:35: ja uns fehlt da das Bindeglied

00:03:37: Verstehe also Wenn wir das mal auf ein Unternehmen übertragen.

00:03:42: Die Dokumente sind quasi das Gehirn, in dem das langfristige Wissen gespeichert ist, richtig?

00:03:47: Schönes Bild!

00:03:48: Und die Chats also Teams und Mails... Das ist das Nervensystem, dass die Impulse blitzschnell von A nach B schickt.

00:03:55: Genau.

00:03:55: Wenn wir jetzt aber nur Gehirne und Nerven haben, sind wir eigentlich nur einen wabbeliger Haufen.

00:04:00: Ist Lists dann in dieser Logik das Skelett, das Gerüst, das dem Ganzen überhaupt erst Halt gibt?

00:04:06: Der Vergleich passt sehr gut, ja?

00:04:09: Der Autor beschreibt List exakt als diese zentrale Informationsschicht.

00:04:13: Es schafft die notwendige Struktur um Daten überhaupt erst konsistent und auswertbar zu machen!

00:04:18: Also keine

00:04:19: Tudul-App?!

00:04:20: Nein, überhaupt nicht – es geht hier eben nicht um eine flache Checkliste auf der man nur Dinge abhakt.

00:04:26: Es geht um eine belastbare, strukturierte Datenbasis, die komplett unabhängig von einzelnen Dateien oder Personen existiert…und das gesamte Unternehmen stützt...

00:04:35: Da muss ich dich direkt mal stoppen, denn ich schaue da jetzt mal aus der Perspektive eines ganz normalen Mitarbeiters drauf.

00:04:41: Okay, schieß los!

00:04:43: Für eine Inventarliste oder um mal schnell Aufgaben in einem Marketing-Team zu verteilen reicht doch meine gute alte Excel-Tabille völlig aus.

00:04:51: Das sagen viele.

00:04:52: ja

00:04:52: Ich mein jeder kennt Excel, jeder weiß wie man damals schnell ne Zelle farbig markiert.

00:04:57: Warum in aller Welt brauche ich dafür ein extra Toolin das sich mich erst mühsam einarbeiten

00:05:02: muss?

00:05:03: Was hier wirklich faszinierend ist, ist der fundamentale Unterschied in der Architektur den der Autor hier herausarbeitet.

00:05:09: Inwiefern?

00:05:11: Listen entstehen in Unternehmen fast immer genau wie du sagst aus einem ganz operativen schnellen Bedarf heraus.

00:05:18: Jemand braucht eine Übersicht also macht er schnelle Excel-Datei auf.

00:05:21: Ja

00:05:21: logisch!

00:05:22: Das Problem ist aber diese Excel- Datei isoliert die Daten in exakt dem Moment in dem sie erstellt wird.

00:05:28: Wie meinst Du

00:05:28: das?!

00:05:29: Naja, sie liegt dann auf einem persönlichen Laufwerk vielleicht irgendwo in einem tiefen Ordner oder wird als Anhang per Mail hin und her geschickt.

00:05:37: Microsoft lists hingegen setzt genau da an und macht diese Daten von Sekunde eins an zu einer gemeinsamen Unternehmensressource.

00:05:45: Excel ist zweidimensional – du malst quasi Zeilen-und Spalten auf ein digitales Blattpapier.

00:05:52: Lists ist im Grunde eine Cloudnative Relationale Datenbank!

00:05:56: Und das gibt dir eine strategische Bedeutung, die weit über das hinausgeht was Echsel da leisten kann.

00:06:01: Verstehe!

00:06:02: Wenn ich also bei dem Skelet-Bild bleibe ein Skelet funktioniert ja auch nur dann wenn die Knochen durch Gelenke fest miteinander verbunden sind und nicht einfach Lose im Raum herumfliegen.

00:06:11: Wenn ich eine Excel-Datei per Mail verschicke, ist das also quasi so als würde ich dir einen Knochen rüberwerfen und hoffen dass du ihn an die richtige Stelle baust.

00:06:20: Sehr plastisch aber ja exakt!

00:06:22: Und damit sind wir eigentlich schon beim Kernproblem, was in der Quelle als

00:06:25: Strukturproblem

00:06:26: bezeichnet wird.

00:06:28: Wie genau verhindert Liszt denn, dass unsere Daten in diesem totalen Chaos enden?

00:06:31: Der

00:06:32: Autor trifft hier eine sehr scharfe Beobachtung, die man sich wirklich mal auf der Zunge zergehen lassen muss.

00:06:37: Unternehmen haben heutzutage überhaupt kein Informationsmangelproblem.

00:06:42: Wir ersticken ja drin!

00:06:43: Richtig,

00:06:44: wir haben nicht zu wenig Daten.

00:06:46: Wir haben alle Daten der Welt – was wir haben ist ein gewaltiges Organisationsproblem.

00:06:51: Operative Listen, endlose E-Mailketten, lokale Tabellen… all das mutiert wahnsinnig schnell zu isolierten Informationsinseln.

00:07:01: Und die Quelle betont ausdrücklich Digitalisierungsinitiativen in Unternehmen scheitern, in der Regel nicht ein fehlender oder schlechter Technologie.

00:07:10: Sondern?

00:07:10: Sie scheittern an unstrukturierten Informationen!

00:07:14: Wir versuchen halt ständig einen grundlegendes Strukturproblem einfach mit noch mehr Technologie abzuerven.

00:07:20: Weißt du woran mich das erinnert?

00:07:21: Erzähl.

00:07:22: An eine richtig schlecht organisierte WG-Küche.

00:07:25: Okay.

00:07:25: Stell dir vor jeder der fünf Mitbewohner kauft seine eigenen Gewürze, sein eigenes Salz, seine eigene Nudeln.

00:07:32: Oh je...

00:07:34: Ja.

00:07:34: Und nach dem Kochen räumt jeder seinen Kram in eine kleine Kiste und nimmt sie wieder mit in sein eigenes Zimmer.

00:07:41: Das sind dann unsere Informationsinseln?

00:07:43: Genau Wenn man dann mal spontan beschließt, ein gemeinsames Abendessen für alle zu kochen wird das völlig unmöglich Weil niemand weiß wer was hat!

00:07:52: Und am Ende kauft die WG das Salz zum fünften Mal während die Nudeln im Zimmer von jemand anderem ablaufen.

00:07:58: Das ist ein tolles Beispiel.

00:08:00: Und auf Unternehmensebene ist dieses Salz zum fünften Mal kaufen halt extrem teuer.

00:08:05: Das glaube ich sofort!

00:08:07: Das bedeutet in der Praxis nämlich, dass der Name des selben Kunden in drei verschiedenen Systemen völlig unterschiedlich geschrieben wird.

00:08:14: Im CRM steht dann Microsoft In der Excel-Liste von Vertrieb steht MSFT und in der Buchhaltung steht Microsoft mit Leerzeichen.

00:08:23: Ein Albtraum für jeden Analysten.

00:08:25: Absolut!

00:08:26: Du hast dann veraltete Datensätze, widersprüchliche Zahlen und das führt am Ende zu massiven manuellen Korrekturen und vor allem zu katastrophalen Entscheidungen weil das Management ein völlig verzerrtes Bild der Realität bekommt.

00:08:39: Die Quelle erwähnt ja ganz konkrete Mechanismen wie Lists.

00:08:42: dieses Chaos beseitigt.

00:08:44: Da fallen dann so Begriffe wie standardisierte Datentypen oder Nachschlagebeziehungen.

00:08:51: Das klingt für einen Daten-Nord natürlich nach Poesie, aber lass uns das mal greifbar machen.

00:08:56: Was bedeutet eine Nachschlagebeziehung in der Realität?

00:09:01: Heißt dass wenn ich in dieser digitalen WG Küche bin und Salz auf die Einkaufsliste setzen will zwingt mich das System in ein vorgegebenes Dropdown Menü zu schauen wo schon Salz jodiert steht damit nicht einfach Salz neu als Freitext eintippe.

00:09:16: Ganz genau so funktioniert das.

00:09:17: Eine Nachschlagebeziehung oder auch Lookup-Column genannt, verknüpft List miteinander.

00:09:23: um mal bei einem echten Business Beispiel zu bleiben.

00:09:26: Gerne!

00:09:27: Nehmen wir den IT Support.

00:09:28: Wenn du ein Ticket schreibst, weil dein Laptop kaputt ist, tippst du in Lists nicht einfach deinen Namen und deine Abteilung als Freitext ein?

00:09:36: Weil ich mich dann vertippen könnte.

00:09:38: Richtig!

00:09:38: Das Feld für Abteilungen schaut in einer anderen zentralen Unternehmensliste nach welcher Abteilunge es überhaupt offiziell gibt.

00:09:46: Du kannst dich also nicht vertippten.

00:09:48: Ah... Du kannst keine Abteilungserfinden, die es gar nicht gibt.

00:09:52: Die Daten bleiben konsistent, weil die Struktur die Eingabe führt.

00:09:56: Das klingt in der Theorie fantastisch.

00:09:59: In der Praxis sehe ich da aber schon die generften Blicke der Kollegen.

00:10:03: Wieso

00:10:03: das?

00:10:03: Naja, wenn ich als ganz normaler Mitarbeiter, der eh schon unter Zeitdruck steht einfach nur mal schnell einen Kundenkontakt oder ein kurzes To-Do eintragen will und mich das System plötzlich zwingt... irgendwelche Pflichtfälle auszufüllen und in Dropdowns zu suchen, das bedeutet doch erst einmal einen riesigen administrativen Mehraufwand oder?

00:10:22: Das fühlt sich an wie Sand im Getriebe.

00:10:24: Wenn wir das mit dem großen Ganzen verbinden sieht die Rechnung völlig anders aus!

00:10:28: Okay erklär mal.

00:10:29: Natürlich erfordert es im allerersten Moment etwas mehr Disziplin.

00:10:33: jemand muss sich im Vorfeld Gedanken machen und ein sauberes Datenmodell anlegen.

00:10:38: vielleicht baut man ein standardisiertes Formular damit die Kollegen die Daten leichter eingeben können.

00:10:44: Aber der Autor widerlegt diese Angst vor dem permanenten Meeraufwand sehr klar.

00:10:49: Die Realität ist doch, wenn du vorne keine Struktur erzwingst verbringst du hinten unzählige Stunden mit Fehlerbehebung.

00:10:56: Das stimmt allerdings!

00:10:57: Stell dir vor wie viel Zeit am Ende des Monats drauf geht weil jemand versucht aus fünf völlig chaotischen Exelisten einen sauberen Report für die Geschäftsführung zu basteln.

00:11:07: Tage –

00:11:08: das dauert manchmal Tage.

00:11:09: Genau…die Prämisse des Buches ist da simpel Gute Daten entstehen nicht zufällig, sie sind immer das Ergebnis einer durchdachten Struktur.

00:11:17: Also falls du uns gerade zuwirst und dir denkst großartig schon wieder so ein IT-Projekt bei dem ich mich umstellen muss bleib unbedingt dran.

00:11:26: Definitiv!

00:11:27: Denn jetzt kommt der Teil wo sich diese anfängliche Disziplin massiv auszahlt.

00:11:32: also gut nehmen wir mal an wer haben diese Disziplinen aufgebracht?

00:11:36: Die Daten sind sauber strukturiert.

00:11:38: niemand schreibt Microsoft mehr falsch.

00:11:40: Die WG-Kirche ist praktisch perfekt organisiert.

00:11:43: Ein Traum!

00:11:43: Ja,

00:11:44: absolut.

00:11:45: Wie nutzen jetzt aber völlig unterschiedliche Personen im Unternehmen diese gesammelten Informationen effektiv?

00:11:50: Schließlich braucht ja der Praktikant, der die Aufgaben abarbeitet, völlig andere Infos als der Abteilungsleiter oder?

00:11:56: Hier wird es sehr praxisnah.

00:11:59: Wir betreten das Feld, dass die Quelle Transparenz und Unternehmenssteuerung nennt.

00:12:04: Das Leitmotiv in diesem Kapitel lautet Transparens statt Bauchgefühl Weil du jetzt eben endlich strukturierte verlässliche Daten hast, ermöglicht Microsoft Lists sogenannte individuelle Sichten – also Views auf ein und dieselbe Datenbasis.

00:12:22: Das bedeutet?

00:12:23: Du musst nicht mehr für jede Zielgruppe, für jedes Meeting einen neuen separaten Bericht exportieren und den Excel zusammenbasteln!

00:12:32: Ich hab da gerade dieses Bild von einem Datendiamanten im Kopf.

00:12:35: Ein Datend diamant?

00:12:36: Ja, aber nicht einfach nur ein glänzender Stein eher so... Wir haben alle denselben Diamanten in der Mitte des Tisches liegen!

00:12:44: Das ist unsere Liste.

00:12:45: Mhm

00:12:45: ich folge

00:12:46: Aber je nachdem aus welchem Winkelmann da drauf schaut leuchtet eine völlig andere Facette auf.

00:12:51: Wenn ich der Werkstudent aus dem Marketing bin setze ich einen Filter und sehe nur welche Blockposts muss sich diese Woche schreiben?

00:12:58: Und wann ist die Deadline also ganz operativ?

00:13:00: Nau

00:13:01: Wenn jetzt aber der CEO in genau dieselbe Liste schaut, interessiert den meinen kleiner Blockpost ja gar nicht.

00:13:08: Der stellt sich die Ansicht so ein dass er einen Tortendiagramm sieht das ihm zeigt wie viel Budget im gesamten Quartal schon verbrannt wurde.

00:13:15: Selbe Daten völlig andere Linse.

00:13:17: Das trifft es perfekt.

00:13:18: Die Fachabteilungen brauchen Den Blick in den Maschinenraum.

00:13:22: Wer macht was bis wann?

00:13:24: Das Management hingegen braucht den Flug auf dreißigtausend Fuß.

00:13:27: Also die Helikopterperspektive?

00:13:29: Richtig!

00:13:30: Was sind die systemischen Risiken, wie stehen die Kennzahlen, wo sind unsere Engpässe?

00:13:36: Lists erlaubt diese Gruppierungen und Summenberechnungen on the fly.

00:13:40: Keine Daten werden dupliciert alles bleibt live.

00:13:43: das natürlich irre effizient.

00:13:45: aber wenn ich mal ganz ehrlich bin kriege ich da auch ein bisschen Gänsehaut.

00:13:49: wieso mehr wenn wir diese totale Transparenz über alle Hierarchie- und Abteilungsgrenzen hinweg haben, dass jeder praktisch in Echtzeit sieht was gerade passiert.

00:14:01: Ah ich weiß worauf du hinaus willst!

00:14:03: Ist das nicht der feuchte Traum jedes Micromanagers?

00:14:07: Nach dem Motto mein Chef sitzt in seiner Büro start auf die Liste Sieht live zu, wie ich meine Aufgabe von Inbearbeitung auf Pausiert verschiebe und drei Sekunden später klingelt mein Telefon.

00:14:17: Und ich muss mich rechtfertigen!

00:14:19: Ja das ist eine sehr reale Angst in vielen Unternehmenskulturen.

00:14:22: aber hier macht der Leitfaden eine wirklich essentielle Unterscheidung.

00:14:27: Es geht bei dieser Transparenz eben gerade nicht um die Überwachung des Einzelnen

00:14:31: Sondern

00:14:32: es geht um die dringend nötige Abkehr von veralteten periodischen Statusberichten.

00:14:37: Weißt du wie dass in traditionellen Unternehmen oft läuft?

00:14:40: Erzähl Das Management trifft sich am ersten Freitag im Monat und schaut auf Zahlen- und Ampelsysteme, die eigentlich schon vier Wochen alt sind.

00:14:48: Oh ja!

00:14:49: Da ist das Kind dann längst in den Brunnen gefallen?

00:14:51: Genau Und auf Basis dieser alten hastig zusammenkopierten Zahlen werden plötzlich Budgets gekürzt oder Strategien geändert.

00:14:59: Exakt das verhindert Lists.

00:15:01: Die Transparenz sorgt dafür dass systemische Risiken eben frühzeitig sichtbar werden Wenn eine bestimmte Art von IT Ticket immer wieder an derselben Stelle hängen bleibt sieht das Management sofort.

00:15:12: Hier weht uns anscheinend Personal oder ein besseres

00:15:14: Werkzeug.".

00:15:15: Es deckt also Systemfehler auf?

00:15:17: Richtig, es liefert belastbare Management-Informationen im hier und jetzt!

00:15:22: Der Fokus verlagert sich von der toxischen Frage wer hat den Fehler gemacht?

00:15:26: hin zu der konstruktiven Frage wo hakt unser

00:15:30: Prozess?!

00:15:31: Und dass ist ein fundamentaler kultureller Wandel für datengetriebene Organisationen.

00:15:36: Das leuchtet mir ein.

00:15:38: Wir gehen also wirklich weg vom Bauch Gefühl und rein in echte, tagesaktuelle Fakten.

00:15:44: das entschafft das Micromanagement Argument zumindest etwas.

00:15:47: Ja

00:15:48: Aber wenn wir mal ehrlich sind Transparenz ist am Ende des Tages ja nur beobachten.

00:15:55: Es ist schön dass ich sehen kann wie der Prozess läuft aber Wie werden aus diesen wunderschön strukturierten Daten denn nun echte aktive Workflows die mir die Arbeit auch wirklich abnehmen?

00:16:05: Das ist der Moment, in dem Microsoft-List seine Isolation endgültig verlässt und zum verbindenden Element wird.

00:16:12: Die Quelle nennt das das vernetzte M-Five.

00:16:14: Sixty Five Ökosystem Lists existiert nämlich nicht im luftleeren Raum.

00:16:20: Es fungiert als die Schnittstelle zwischen den Menschen Den Prozessen Und den Daten.

00:16:30: Dann ist das ja im Grunde so was wie... Na, kennst du diese kleinen USB-C Hubs die man sich an den Laptop steckt?

00:16:37: Ja na klar.

00:16:38: Man hat nur ein einziges Kabel zum Rechner aber an dem Hub schließt man dann den Monitor an Das Netzwerkkabel Die Maus Die externe Festplatte Und plötzlich spricht alles mit der Wander!

00:16:48: Das is ne super Metapher.

00:16:50: und wenn wir das auf dein Beispiel von vorhin übertragen Nehmen wir mal den Onboardingprozess für einen neuen Mitarbeiter.

00:16:56: Ok

00:16:57: Stell dir vor Du löst es bisher mit Excel.

00:16:59: HR trägt den neuen Mitarbeiter in eine Tabelle ein.

00:17:03: Dann müssen sie eine Mail an die IT schreiben, bitte Laptop bestellen!

00:17:07: Dann eine Mail am Chef, bitte Schreibtisch organisieren.

00:17:10: Und wer einer liest seine Mail nicht?

00:17:12: Dann steht der neue Mitarbeiter am ersten Tag da und hat keinen Stuhl.

00:17:16: Richtig – aber mit Lists als deinem digitalen USB-Hub sieht das völlig anders aus.

00:17:22: HR träg den neuen Mitarbeitern in die strukturierte Liste ein Und weil die Daten sauber sind, kannst du jetzt Power Automate andocken.

00:17:30: Das ist das Automatisierungstool von Microsoft?

00:17:34: Ganz genau!

00:17:35: Power Automated erkennt sofort A da ist der neue Eintrag und es schickt völlig automatisch eine Genehmigungsanfrage direkt in den Teams Chat des Abteilungsleiters.

00:17:45: Wow Der drückt einfach in Teams auf.

00:17:47: genehmigen.

00:17:48: Das ändert dann automatisch den Status in der Liste, was wiederum automatisch ein IT-Ticket für den Laptop auslöst.

00:17:57: Exakt!

00:17:58: Die Leute müssen ihre gewohnte Arbeitsumgebung wie zum Beispiel Teams nicht einmal verlassen um mit der Leste zu interagieren.

00:18:05: Medienbrüche werden drastisch reduziert.

00:18:08: und nicht nur das... Sogar KI-Assistenten wie der Co-Pilot setzen genau auf dieser sauberen Struktur auf, um dir später intelligente Antworten zu deinen Projekten zu geben.

00:18:19: Das ist schon genial!

00:18:20: Ein zentraler Verteiler – ich stecke meine Daten rein und kann dann Analyse-Tools wie Power BI, Chat Apps und künstliche Intelliwenz einfach andocken….

00:18:28: …und alles fließt irgendwie ineinander.

00:18:30: Genau so ist es.

00:18:31: Oh Moment mal... Ich muss hier direkt wieder den Advokat aus Diaboli spielen.

00:18:35: Nur zu?

00:18:36: Wenn diese unscheinbaren Listen plötzlich der Motor für unternehmensweite wirklich kritische Prozesse sind, also wenn da Budgets dranhängen, automatische Kundenmails verschickt werden, Genehmigungen getriggert werden.

00:18:47: Was passiert denn dann bitte schön?

00:18:49: Wenn Herr Müller aus der Buchhaltung an einem schlechten Dienstagmorgen aus Versehen eine entscheidende Spalte löscht oder wenn jemand eine völlig kaputze CSV-Datei importiert bricht er nicht dieses ganze wunderschöne automatisierte Kartenhaus sofort in sich zusammen?

00:19:05: Das ist ein exzellenter Moment.

00:19:08: Ich muss sagen, das ist genau der Wundepunkt an dem viele Digitalisierungsprojekte scheitern!

00:19:13: Du legst hier exakt den Finger in die Wunde.

00:19:16: Habe ich es mir doch gedacht?

00:19:17: Genau an dieser Stelle verläuft nämlich die oft unsichtbare Grenze zwischen einer harmlosen kleinen Liste, sagen wir für das Buffet der nächsten Weihnachtsfeier und einer echten geschäftskritischen Anwendung.

00:19:31: Wenn du Prozesse derart skalierst und Automatismen dranhängst, kannst Du die Leute eben nicht mehr einfach wild im System herumklicken lassen.

00:19:38: Du brauchst zwingend Leitplanken.

00:19:41: Leitplanken für die Daten!

00:19:43: Du sprichst von Governance

00:19:45: Richtig

00:19:46: Ein Wort bei dem sich ja in vielen Firmen sofort die Nackenhaare aufstellen.

00:19:51: Aber wenn Daten zur strategischen Ressource werden darf man sie halt nicht einfach sich selbst überlassen.

00:19:57: Genau das ist es.

00:19:58: Das Kapitel Governen, Konntrolle und Datenqualität wird mit sich genau diesem Schmerzpunkt.

00:20:04: Sobald eine Liste nicht mehr nur im stillen Kämmerlein sondern fachbereichsübergreifend genutzt wird müssen grundlegende Fragen geklärt sein.

00:20:13: Zum Beispiel wer hat überhaupt die Berechtigung spalten zu löschen?

00:20:18: Wer pflegt die Informationen?

00:20:20: Welche Datenfelder sind zwingend erforderlich bevor man überhaupt speichern kann?

00:20:25: Und ein riesiges Thema in Firmen Wie bleiben diese kritischen Workflows eigentlich am Leben, wenn die Person, die diese geniale Liste ursprünglich mal gebaut hat das Unternehmen verlässt?

00:20:34: Um das Mal auf unsere WG-Küche zurückzuführen oder besser noch auf einen Garten.

00:20:40: Ein

00:20:40: Garten?!

00:20:41: Ja schau mal!

00:20:43: Du kannst den schönsten strukturiertesten Garten der Welt anlegen aber wenn du nicht klärst wer ihn gießt Und wer das Unkraut jätet, dann verwildert er in kürzester Zeit bis zur absoluten Unkenntlichkeit.

00:20:56: Stimmt!

00:20:57: Governance ist also im Grunde der Gärtner

00:21:01: Ein sehr passendes Bild.

00:21:02: einen Gärtner, der in diesem Fall zum Glück auf bereits vorhandenes Werkzeug zurückgreifen kann.

00:21:08: Das ist nämlich ein massiver Vorteil den Volker Bundrock hier herausstellt.

00:21:11: Welcher Vorteil?

00:21:13: Microsoft Lists nutzt einfach die etablierten Sicherheits- und Compliancevorgaben, die das Unternehmen in Microsoft ThreeSixundFünfzig ohnehin schon konfiguriert hat.

00:21:22: Das heißt ich brauche keine Extra-Software dafür?

00:21:25: Nein

00:21:25: überhaupt nicht!

00:21:26: Das Unternehmen muss keine völlig neue teure Datenbank Security aufbauen – Die Regeln die bereits für sensible Dokumente und E-Mails greifen, schützen auch deine Liste vor dem versehentlich löschenen Herrn Müller.

00:21:38: Okay das ist praktisch!

00:21:40: Ich verstehe den Sinn dahinter total aber das Wort Governance?

00:21:44: ich weiß nicht

00:21:45: Was stört dich daran?

00:21:46: Wenn ich aus der operativen Brille schaue bedeutet Governance in der Praxis doch meistens nur eines mehr Bürokratie mehr lästige Freigabeprozesse endlose Formulare Und am Ende dauert jede noch so kleine Änderung an meinem Prozess dreimal solange.

00:22:04: Tötet Governance nicht die Agilität, die Lists eigentlich bringen soll?

00:22:08: Das wirft eine wichtige Frage auf – denn genau das ist die landläufige Befürchtung in fast jeder Belegschaft!

00:22:14: Ist ja auch verständlich.

00:22:15: Auf den Kopf stellt….

00:22:17: Eine wirksame Governance schafft dabei nicht mehr Bürokratie sondern mehr Vertrauen.

00:22:22: Vertrauen?!

00:22:24: Wie genau soll Bürokritie denn Vertrauen schaffen?

00:22:26: Denk nochmal an die Automatisierung und die KI über, die wir gerade gesprochen haben.

00:22:31: Wenn die Governance also diese Leitplanken funktionieren dann kann sich das Topmanagement blind auf die ausgewerteten Daten verlassen.

00:22:39: Sie wissen einfach dass die Zahlen stimmen weil niemand sie versehentlich manipulieren konnte.

00:22:44: Ah verstehe.

00:22:45: Und die Fachbereiche wiederum haben klare Strukturen und müssen nicht jeden Freitagnachmittag rumtelefonieren um den aktuellen Status für das Montags Meeting zusammen zu kratzen.

00:22:55: Es ist der absolute Garant dafür, dass KI überhaupt erst funktionieren kann.

00:23:00: Weil die KI sonst misst ausspuckt?

00:23:01: Genau!

00:23:03: Wenn du einen KI-Kopiloten auf unstrukturierte unkontrollierte Daten loslässt – also auf so eine wilde, ungeschützte Echselsammlung -, dann produziert die KI nur extrem eloquenten Unsinn.

00:23:18: Sie halluciniert.

00:23:19: Logisch...

00:23:20: Governance sorgt also dafür, dass die Maschine ausschließlich mit der Wahrheit gefüttert wird.

00:23:27: Es geht bei Governance nicht um die Einschränkung der Mitarbeiter.

00:23:30: es geht um die Verlässlichkeit des Gesamtsystems.

00:23:33: Also was bedeutet das alles konkret für dich wenn du uns heute auf dieser Reise begleitet hast?

00:23:37: Wir sind gestartet beim Frust über die ungeliebte fehleranfällige und isolierte Excel-Tabelle.

00:23:58: Das ist die perfekte Zusammenfassung.

00:24:01: Egal ob du einfach nur ein wichtiges Meeting nächste Woche vorbereiten musst, einen kleinen internen Prozess in deinem Team optimieren willst oder ein riesiges abteilungsübergreifendes Projekt Die Lektion aus Volker Buntrocks Leitfaden ist eindeutig.

00:24:17: Wer die Struktur der Daten meistert, der meisterts den gesamten Prozess?

00:24:22: Es ist in der Tat ein grundlegender Perspektivwechsel für jeden, der am Rechner arbeitet.

00:24:26: Wir müssen alle aufhören Werkzeuge nur isoliert zu betrachten.

00:24:30: Absolut!

00:24:31: Wir müssen anfangen im vernetzten Datenstrukturen zu denken wenn wir nicht dem administrativen Chaos untergehen wollen.

00:24:37: Und da würde mich zum Schluss noch eine Sache brennend interessieren Schieß

00:24:41: los

00:24:41: Wenn wir diesen Gedanken aus der Quelle jetzt mal konsequent weiterdenken, ein bisschen in die Zukunft gerichtet.

00:24:48: Ja da gibt es einen Punkt, der mich bei der Analyse dieses Leitfadens wirklich nicht mehr losgelassen hat.

00:24:53: Aha!

00:24:54: Er steht so nicht expektiziert Wort für Wort in der Queller aber er ist die logische fast schon unvermeidliche Konsequenz aus allem was wir gerade besprochen haben.

00:25:03: Okay, jetzt bin ich gespannt.

00:25:05: Wenn wir davon ausgehen, dass Werkzeuge wie Microsoft Lists die operativen Daten eines Unternehmens bald flächendeckend so perfekt strukturieren und wenn Automatisierung in dann fast alle Routine Aufgaben das Delegieren und die Freigaben komplett übernehmen?

00:25:20: Ok, ich ahne worauf du ihn auswillst.

00:25:22: Und wenn dann gleichzeitig KI-Ko-Piloten diese perfekten Daten in Echtzeit auswerten und Maß geschneidert für das Topmanagement in Dashboards aufbereiten, wenn also die Datenbeschaffung, die Strukturierung, dass Schreiben der Statusberichte und die Risikoanalysen völlig automatisiert sind.

00:25:41: Was genau ist denn in fünf Jahren eigentlich noch die Aufgabe des klassischen mittleren Managements?

00:25:45: Wow!

00:25:47: Werden wir in Zukunft reine Manager von Menschen, von Empathie und Kultur sein Oder enden wir als bloße Kuratoren von Datenstrukturen, die eigentlich nur noch aufpassen, dass die Maschinen und Prozesse im Hintergrund richtig laufen.

00:26:03: Das ist wirklich eine Überlegung, die man erst mal sacken lassen muss um auf unsere Metaphern zurückzukommen.

00:26:08: das wäre dann eine WG-Küche in der sich das Abendessen praktisch von selbst kocht weil das Skelett die Struktur einfach perfekt funktioniert und die KI das Rezept schreibt?

00:26:19: Genau so!

00:26:20: Ein Extrem Faszinierender, aber vielleicht auch ein bisschen unheimlicher Gedanke.

00:26:26: Gerade für alle die im Moment in genau solchen Management-Positionen sitzen und den ganzen Tag Statusreports hin und her schieben.

00:26:34: Wo war?

00:26:35: Wir entlassen dich heute also mit genau dieser Frage im Kopf in deinen Alltag!

00:26:40: Denk in den nächsten Tagen mal darüber nach wie strukturiert deine eigenen Informationsinseln heute wirklich sind und wie viel Zeit du eigentlich mit dem Suchen von Daten verschwendest.

00:26:51: Schön, dass du bei unserer heutigen Themenerkundung wieder dabei warst.

00:26:55: Bis zum nächsten Mal wenn wir wieder spannendes Quellenmaterial für dich zerlegen!