Experten-Talk – Microsoft Lists – Schluss mit fehleranfälligen Excel-Listen

00:00:00: Kennst du dieses Gefühl?

00:00:01: Du sitzt in einem echt wichtigen Meeting, vielleicht sogar auf Management-Ebene.

00:00:07: Es geht um Budgets, um Fristen oder kritische Projektstände.

00:00:12: Die Luft knistert förmlich im Raum alle warten auf die Zahlen und plötzlich fällt diese eine wirklich gefürchtete Frage.

00:00:20: Oh ja

00:00:21: ich ahne es schon!

00:00:22: Nämlich wer hat eigentlich gerade die aktuelle Liste geöffnet?

00:00:27: Der

00:00:27: absolute Klassiker.

00:00:28: Absolut Und wenn dieser Satz im Raum steht, dann weißt du einfach ihr habt ihn genau diese Moment ein massives strategisches Risiko auf dem Tisch liegen.

00:00:38: Definitiv!

00:00:39: Und genau da steigen wir heute ein.

00:00:41: Willkommen zu unserer heutigen Themenanalyse.

00:00:44: Wir schauen uns heute nämlich anhand eines sehr aktuellen Leidfadens an warum dieses geliebte und scheinbar völlig harmlose Tool also Excel eure Prozesse auf der Führungsebene eigentlich massiv sabotiert.

00:00:56: Das ist ein starker Vorwurf.

00:00:58: aber er stimmt.

00:00:59: Ja, wir stützen uns da auf die Analyse von Volker Bundrock.

00:01:03: Sein Leitfaden heißt Microsoft Lists Strategie und Governance für Entscheider Und seine These ist da ziemlich klar.

00:01:10: Er sagt das alltägliche Bürokaus lässt sich beenden aber halt nur wenn wir strukturierte Cloud Prozesse etablieren.

00:01:18: Richtig

00:01:19: Aber um überhaupt zu begreifen Warum wir auf dieser Management-Ebene so dringend einen Systemwechsel brauchen, müssen wir uns dieses Schmerzpotenzial der aktuellen Situation erst mal schonungslos ansehen?

00:01:30: Ja

00:01:31: das spricht sowas ganz Wichtiges an.

00:01:33: Bundrock beschreibt in seinem Leitfaden da nämlich ein wirklich faszinierendes Paradoxon.

00:01:39: Ein Paradoxone dass man heute in fast jedem also wirklich fast jede modernen Konzern findet.

00:01:45: Überlegt ihr mal, wie wir unsere Kernprozesse normalerweise organisieren.

00:01:49: Also für die großen Räder – die Finanzen, die globalen Lieferketten oder das zentrale Kundenmanagement?

00:01:55: Da fließt ja richtig Geld rein!

00:01:57: Exakt.

00:01:58: Firmen investieren da zweistellige Millionenbeträge in Hochkomplexe-ERP-Systeme oder CRM-Lösungen.

00:02:05: Da ist dann jeder einzelne Mausklick reguliert.

00:02:08: Abgesichert und hundertfach dokumentiert, ja?

00:02:11: Genau Das Management hat in diesen Systemen die absolute, hundertprozentige Kontrolle.

00:02:17: Aber und jetzt kommt's?

00:02:18: Dann zoomst du mal eine Ebene tiefer.

00:02:21: In den Alltag quasi?

00:02:22: Richtig,

00:02:22: in die alltäglichen aber trotzdem geschäftskritischen Abläufe!

00:02:26: Also sowas wie das Onboarding von neuen Mitarbeitern oder das abteilungsübergreifende Projekttracking ja auch einfach die Verwaltung von IT Hardware oder irgendwelche Freigabeprozesse für kleinere Budgets also all diese kleinen Dinge die den Laden zwischen diesen riesigen System eigentlich am Laufen halten.

00:02:43: Exakt diese Prozesse meine ich.

00:02:45: Und was glaubst du, wo die am Ende alle landen?

00:02:48: In einer klassischen Tabellenkalkulation!

00:02:50: Ganz genau in Excel und meistens fängt das auf der Team-Ebene extrem harmlos an.

00:02:56: Das ist purer Pragmatismus, jemand braucht schnell einen Überblick, öffnet Excel, tippt mal eben fünf Spalten ein...

00:03:04: ...und schickt die Datei an drei Kollegen.

00:03:06: Richtig es geht schnell jeder kennt die Software alles super.

00:03:10: Aber wenn diese kleine Tabelle dann organisch wächst und plötzlich quasi als Rückgrat für Abteilungsübergreifen der Entscheidungen dient, dann wächst sie sich schleichend zu einem völlig unkalkulierbaren Risiko aus.

00:03:22: Ich habe da immer dieses Bild im Kopf das es als würde man Excel-als Relationale Datenbank nutzen wollen.

00:03:29: also dass ist in etwa so als würde mal mit einem tiefgelegten hoch gezüchteten Formel eins Wagen eine Offroad Rally fahren wollen.

00:03:37: Sehr schöner Vergleich hier!

00:03:39: Excel ist ein absoluter Meister der Mathematik.

00:03:41: Es ist brillant für numerische Modellierungen, für Finanzkalkulationen – für diese was wäre Wenn-Analysen?

00:03:48: Ohne

00:03:48: Zweifel!

00:03:49: Aber für das Management von iterativen Prozessen wo verschiedene Datensätze miteinander interagieren und dutzende Menschen irgendwie gleichzeitig arbeiten müssen….

00:03:58: Das ist einfach das völlig falsche Terror.

00:04:01: Absolut!

00:04:01: Und die strukturellen Grenzen von diesem Terran, die erreichst du als Organisation viel schneller als dir eigentlich lieb is'.

00:04:08: Eine Tabellenkalkulation ist im Kern nämlich einfach eine flache Datei.

00:04:13: Sobald du versuchst, da komplexe Beziehungen abzubilden, zerfällt dir das System zwangsläufig in isolierte Datenänzeln.

00:04:20: Macht es mal greifbar!

00:04:22: Also – stell dir vor, du bereitest das Q-III Reporting für das Management vor.

00:04:27: Mitarbeiter A hat eine Version der Liste lokal auf seinem Desktop gespeichert Und er ändert damunter irgendwelche Budgets.

00:04:37: Mitarbeiter B hat parallel dazu eine Kopie per E-Mail an drei andere Kollegen geschrieben.

00:04:42: Oh je!

00:04:43: Ja, und die nehmen alle ihre eigenen völlig unabgesprochenen Änderungen in ihren jeweiligen Versionen vor.

00:04:50: Und am Freitagabend um einundzwanzig Uhr sitzt ihr dann da im Büro und versucht fünf verschiedene Wahrheiten händisch über Copy and Paste irgendwie zusammenzuführen?

00:05:00: Genau dein Job?

00:05:01: dann ja!

00:05:02: Du hast einfach null Transparenz welche Daten jetzt die richtigen sind.

00:05:05: Und das Schlimmste daran ist ja eigentlich, die Management Reports auf deren Basis du deiner Montag früh strategische Entscheidungen über zehntausende hunderttausende Euro treffen musst.

00:05:15: Die sind fehlerhaft.

00:05:16: Oftmals!

00:05:17: Ja...

00:05:18: Einfach nur weil irgendjemand in Zeile, keine Ahnung, vierhundertzweiundachtzig versehentlich eine Zelle mit einer statischen Zahl überschrieben hat.

00:05:26: Wo

00:05:26: eigentlich eine lebenswichtige SVV-Weißformel stehen sollte?

00:05:30: Exakt.

00:05:31: Und das ist genau der Moment, in dem die Reaktionszeiten eines Unternehmens extrem träge werden.

00:05:37: Du bist als Entscheider plötzlich völlig blind für Marktveränderungen – weil deine Datenerhebung und vor allem die Fehlerbereinigung einfach Tage dauert!

00:05:45: Ja, das leuchtet ein….

00:05:46: …und genau hier positioniert Bruntrocks Leitfaden Microsoft-Lists als die strategische Antwort.

00:05:53: Er macht da extrem deutlich, dass Lists eben kein weiteres kleines Werkzeug für irgendwelche Technik-Nourts ist.

00:06:01: Es ist wirklich als kollaborative cloudbasierte Plattform für intelligentes Datenmanagement konzipiert!

00:06:08: Es greift sich diese wilden völlig unstrukturierten Datensammlungen, zwingt sie in standardisierte Prozesse und – das ist das Wichtigste – es gibt den Führungskräften die Kontrolle über ihre operativen Daten zurück.

00:06:21: Warte, da muss ich jetzt direkt mal kritisch reingregen.

00:06:24: Gerne!

00:06:25: Wenn wir sagen unregulierte Tabellen sind das Problem für Prozesse?

00:06:30: Warum nutzen wir dann nicht einfach die Infrastruktur, die ohnehin schon in jedem größeren Unternehmen rumliegt?

00:06:37: SharePoint ist doch fast überall der Standard.

00:06:39: Ja, das stimmt.

00:06:40: Wenn Lists jetzt um die Ecke kommt bedeutet das für mich als Entscheider doch erstmal dass sich meiner Belegschaft schon wieder eine komplett neue App aufzwingen muss

00:06:49: inklusive Schulungen und dem ganzen Change-Management.

00:06:52: Genau, warum also nicht einfach Sharepoint für diese Prozesse nutzen?

00:06:57: Diese Zurückhaltung ist exakt der Grund, warum so viele Unternehmen jahrelang im Exelchaos stecken bleiben.

00:07:03: Aber Bunddruck grenzt das in seine Analyse architektonisch sehr präzise ab.

00:07:08: Inwiefern...?

00:07:09: Also

00:07:09: SharePoint ist fantastisch für Dokumentenmanagement.

00:07:12: Es ist ein unfassbar mächtiges unternehmensweites Intranet, aber frag mal einen normalen Endanwender sagen die ja aus dem Marketing oder dem Vertrieb wie er es findet einen schnellen agilen Datenprozess in SharePoint aufzusetzen!

00:07:27: Das machen die meistens nicht besonders gerne

00:07:29: Gar nicht gerne.

00:07:30: Das System ist extrem mächtig, aber operativ für den normalen Alltag einfach unfassbar starr und sperrig!

00:07:38: Aber es lists dann nicht nur neuer Lippenstift auf dem selben Schwein?

00:07:44: Wie meinst du

00:07:44: das?!

00:07:45: Naja wenn es wie Bundruck schreibt im Hintergrund ja auf SharePoint läuft... ...ist das doch am Ende genauso klanky und frustrierend für die Mitarbeiter.

00:07:52: Du klickst dich da durch unzählige Untermenüs bis du mal da bist wo du hin willst.

00:07:57: Ah, okay.

00:07:58: Der Vergleich hinkt aber gewaltig und das ist genau der entscheidende Paradigmenwechsel den ganz viele Entscheider übersehen.

00:08:05: Okay,

00:08:05: erklär mal!

00:08:07: Stell dir SharePoint als den hochgesicherten Bank-Tresortief im Keller deines Unternehmens vor.

00:08:14: Mhm.

00:08:14: Die Architektur die Verschlüsselung, die Serverstruktur all'die Backup-Routine – all'das nutzt Lists im Hintergrund voll aus.

00:08:21: Okay?

00:08:22: Das ist der Tresor?

00:08:23: Genau.

00:08:24: Aber Lists bricht radikal mit dieser operativen Sperrigkeit der Benutzeroberfläche.

00:08:30: Anstatt dich durch verschachtelte Sharepoint-Menüs und irgendwelche antiquierten Berechtigungsstrukturen zu quälen, bietet Lists eine moderne rasenschnelle Oberfläche –

00:08:39: die dann vermutlich auch integriert ist?

00:08:41: Ja total nahtlos in Microsoft Teams integrierte zum Beispiel!

00:08:45: Du nutzt also denselben bombensicheren Tresorraum im Keller….

00:08:49: Aber Lists baut dir eine helle einladende und intuitive Glasfront als Eingangstür davor.

00:08:55: Exakt Das ist das perfekte Bild dafür.

00:08:58: Das bedeutet für mich in der Praxis dann, ich muss als Abteilungsleiter nicht erst ein Ticket bei der IT aufmachen drei Wochen warten und komplexe Website-Strukturen konzipieren lassen?

00:09:09: Nein überhaupt nicht!

00:09:10: Nur

00:09:10: um sagen wir mal einen simplen Freigabeprozess für Urlaubsanträge oder neue Hardware aufzusetzen

00:09:17: Du bist komplett autark.

00:09:19: Das Management erhält hier im Grunde ein sofort einsatzbereites Prozesscockpit, du kannst einen neuen hochkomplexen Trackingprozess direkt aus einem Teams Kanal heraus starten und das entlastet natürlich deine ohnehin schon völlig überarbeitete IT-Abteilung massiv.

00:09:36: Projekte für die du früher in SharePoint wochenlange Planungs- und Entwicklungsphasen gebraucht hättest, die lassen sich mit Lists in wenigen Tagen ausrollen.

00:09:44: Manchmal sogar in Stunden oder?

00:09:46: Ja, oft genug.

00:09:47: In Stunden!

00:09:48: Okay, lass uns das mal kurz aufdröseln.

00:09:50: Wir haben jetzt also diese schicke agile Plattform mit der Glasfront.

00:09:54: Aber wie genau verhindert Lists dieses anfängliche Datenchaos dass wir vorher in Excel hatten?

00:10:00: Ich meine eine leere Tabelle in List sieht für den Nutzer auf den ersten Blicke erstmal aus wie ne leere tabelle in Excel.

00:10:05: oder

00:10:06: Ob das schon ja

00:10:07: Was hinter die Leute dann daran wieder genau das gleiche Chaos anzurichten?

00:10:10: ich bring da total gerne dieser einer analogie las

00:10:12: hören

00:10:13: Eine normale Freitext-Tabelle in Excel ist wie ein riesiges All you can eat Buffet.

00:10:20: Jeder stürmt hin und wirft wahllos alles auf einen einzigen Teller, da landet dann die Bratensauce auf dem Schokoladenkuchen.

00:10:27: das Datum wird vom einen Kollegen mit Punkt eingetippt

00:10:32: und vom dritten als amerikanisches Textformat.

00:10:35: Am Ende hast du einen ungenießbaren Match auf dem Teller, den einfach keine Software der Welt mehr maschinell auswerten kann.

00:10:41: Lists hingegen das stelle ich mir eher vor wie eine perfekt sortierte japanische Bento-Box.

00:10:46: Perfekter Vergleich!

00:10:47: Und die wahre Schönheit dieser Bento Box liegt darin dass die Trennwände aus massiven Stahl sind.

00:10:53: Das System lässt es physisch gar nicht zu, daß die Soße in den Reis läuft.

00:10:57: In der Architektur von LISTS, die Bundrockter analysiert nennt sich das strikte Typisierung oder auch validierte Spaltentypen.

00:11:05: Was bedeutet das konkret?

00:11:06: Anstatt dem Mitarbeiter ein leeres Buffett zu präsentieren auf dass er schreiben kann was er will, erzwingt LISS die Datenintegrität.

00:11:13: Wenn du einen Feld für das Projektbudget definierst wälzt Du als Architek den Typ Währung.

00:11:18: Das heißt, wenn ein bestresster Mitarbeiter da aus lauter Gewohnheit tausend Euro als Text eintippt anstatt nur die Zahl einzugeben.

00:11:27: Dann lehnt das System die Eingabe rigoros ab.

00:11:30: es gibt sofort eine Fehlermeldung und speichert diesen fehlerhaften Text gar nicht

00:11:34: erst.

00:11:34: Krass!

00:11:35: Oder bei einem Datumsfeld?

00:11:37: Da öffnet sich zwingend ein strukturierter Kalender.

00:11:40: du kannst absolut kein Freitext-Datum mehr eingeben.

00:11:43: keine Chance Ein Personenfeld, gleich den Namen sofort mit dem Unternehmensverzeichnis ab.

00:11:49: So dass es keine Tippfehler bei den E-Mailadressen mehr gibt?

00:11:52: Ganz genau!

00:11:53: Das System sorgt also proaktiv und zwar vom allerersten Tastendruck an dafür das die Daten fehlerfrei in ihrer vorgegebenen Box landen

00:12:01: Und das rettet dir als Manager später ja wirklich das Leben Wenn du diese Daten dann automatisiert in Power BI für deinen Reporting auswerten willst.

00:12:08: Ohja absolut

00:12:10: Weil.

00:12:11: Power BI stürzt dann eben nicht mehr komplett ab, wenn es versucht das Wort Januar in einer Spalte zu summieren, in der eigentlich nur Budgetzahlen stehen dürften.

00:12:19: Ein sauberes Fundament ermöglicht saubere Automatisierungen und wir können diese strukturierte Architektur sogar noch einen Schritt weiter treiben.

00:12:28: Wohin?

00:12:29: Hin zu den berechneten Spalten!

00:12:32: Du kannst komplexe Logiken und Abhängigkeiten direkt in der Struktur hinterlegen.

00:12:36: Hast du da ein Beispiel?

00:12:37: Klar, wenn der Status eines Projekts auf abgeschlossen springt wird automatisch das heutige Datum in die Abschlussspalte geschrieben.

00:12:45: Niemand muss mehr fehleranfällige Formeln händisch kopieren oder ständig aktualisieren.

00:12:50: Das klingt schon mal super!

00:12:51: Dass eigentliche Herzstück der relationalen Datenhaltung – dass Excel wirklich endgültig in die Schranken weist – das sind aber die sogenannten Nachschlage-Spalten.

00:13:01: Im Fachschaggon nennt man die Lookups.

00:13:03: Da habe ich schon darauf gewartet, dass wir zu den Lookups kommen.

00:13:06: Mach das mal greifbar für uns!

00:13:08: Warum retten mir Lookups als Entscheider den Tag und beseitigen diese massiven Schmerzen aus der Exelwelt?

00:13:13: Weil sie das fundamentalste Problem von unstrukturierten Systemen lösen.

00:13:19: Nämlich die Redundanz.

00:13:21: Okay, lass uns das durchspielen.

00:13:23: Stell dir vor du hast einen wichtigen Großkunden Und dieser Kunde ändert seine zentrale Rechnungsadresse oder seinen primären Ansprechpartner.

00:13:31: Kommt ja ständig vor!

00:13:33: Genau, in der alten Excel-Welt hast du diese Adresse vermutlich in, sagen wir mal, vierzehn verschiedenen aktiven Projekttabellen stehen – in Lieferlisten, in Support-Tickets und zwar überall händisch eingetippt….

00:13:47: …und ich muss jetzt als Projektmanager all diese vierzehnen Dateien finden?

00:13:50: Ich muss die öffnen, die alte Adresse löschen und die neue Fehler frei eintragen...

00:13:55: Viel Spaß dabei!

00:13:56: Wobei ich ja garantiert die fünfzinte Datei übersehe, die noch irgendwo in einem versteckten Unterordner auf dem Laufwerk eines Kollegen liegt.

00:14:05: Und zack schon hast du inkonsistente falsche Daten in deinem System.

00:14:09: Wenn die Rechnung dann am Ende des Monats an die alte Adresse aus Datei-Fünfzehn geht Dann eskaliert das Problem bis ins Management.

00:14:16: So schnell geht das?

00:14:17: und wie ist das bei Lists?

00:14:19: Mit Lookups in Lists baust Du das völlig anders auf.

00:14:22: Du hast eine zentrale, einzige Masterliste namens Kunden.

00:14:26: Und deine vierzehn Projektlisten enthalten die Adresse gar nicht mehr als physischen Text sondern sie greifen dynamisch eben als Lookup auf diese eine zентrale Kundenliste zu.

00:14:36: Ah verstehe!

00:14:37: Das heißt ändert der Kunde die Adress, aktualisierst du das nur in dieser einen Masterlistee

00:14:42: Richtig.

00:14:43: Und in exakt derselben Millisekunde schlägt diese Änderung vollautomatisch auf alle vierzehn Projekte der Sports, auf alle Support-Tickets und auf alle Abrechnungssysteme weltweit durch.

00:14:53: Das bedeutet ja die ganzen zeitraubenden extrem teuren Datenbereinigungsmeetings Wo dann irgendwie fünf hoch bezahlte Leute am Freitagnachmittag abgleichen müssen Welche Excel-Liste jetzt die richtige Version der Wahrheit enthält?

00:15:07: Die fallen einfach komplett weg.

00:15:09: Sie sind strukturell schlichtweg unmöglich geworden.

00:15:12: Die Redundanz ist eliminiert und damit auch die Fehlerquelle Nummer eins.

00:15:17: Also das klingt in der Theorie für jemandem im Management natürlich wie ein absoluter Traum, ne?

00:15:21: Ist es auch!

00:15:22: Strägte Regeln, saubere Daten, Single Source of Truth, perfekte Reports auf Knopfdruck... Aber äh und das ist ein massives aber dass wir nicht ignorieren dürfen.

00:15:32: Jetzt kommt

00:15:33: In der Praxis lauert hier eine riesige Gefahr Wenn ich als Führungskraft meinen Leuten plötzlich ein Tool vorsetze, das extrem strikte Eingaberegeln hat und bei jedem kleinen Tippfehler direkt eine rote Fehlermeldung auswirft.

00:15:47: Dann hast du ne Mäuterei?

00:15:48: Exakt!

00:15:49: Dann habe ich sofort eine Mäuterrei im Team.

00:15:51: Strikte Regeln bedeuten für den normalen Mitarbeiter im Stress oft erst mal eines – einfach nervige Mehrarbeit.

00:15:59: Und wenn diese Dateneingabe frustriert, suchen sich die Leute sofort einen Workaround Und Chuck sind sie heimlich zurück in ihrer alten bequemen Echseliste, die sie irgendwo auf ihrem Desktop verstecken.

00:16:10: Genau so läuft das normalerweise!

00:16:12: Also wie löst Linz dieses elementare Akzeptanzproblem?

00:16:17: Da sprichst du wirklich die strategische Solbruchsstelle jedes einzelnen Digitalisierungsprojekt an – ein System egal wie brillante Lookups es im Hintergrund hat ist strategisch wirklich nur exakt so wertvoll wie seine Akzeptanz bei den Endanwendern.

00:16:32: Richtig!

00:16:32: Wenn das Team des Tool hast, scheitert das Projekt Punkt.

00:16:36: Microsoft hat dieses Problem aber glücklicherweise erkannt und im Frühjahr zwanzig vierundzwanzig eine echte Revolution eingeführt.

00:16:43: Was genau?

00:16:44: Die komplett neuen Listsformulare.

00:16:46: Bund Rock wird mit diesem Update in seiner Analyse völlig zu Recht extrem viel raum.

00:16:51: Und genau hier wird es jetzt richtig spannend für dich, wenn du Führungskraft bist.

00:16:56: Denn wenn Du ein neues Tool einführst, steht und fällt Dein komplettes Vorhaben mit der Usability für Dein Team!

00:17:01: Was genau ist da also im Frühjahr?

00:17:04: Man

00:17:04: hat sich endlich von dem Gedanken verabschiedet dass Mitarbeiter ihre Daten direkt in riesigen einschüchternden und unübersichtlichen Tabellenrastern eingeben müssen.

00:17:15: Das war historisch nämlich immer der Punkt an dem Nutzer ausgestiegen sind.

00:17:19: Stattdessen nutzt Lists jetzt für die Datenerfassung hochgradig intuitive mobiloptimierte Eingabemasken.

00:17:28: Bundrock listet in seinem Text auf, dass du mittlerweile fünfzehn hochspezialisierte Fragetypen zur Verfügung hast.

00:17:36: Das reicht von simplen Dropdowns über Slider und präzise Ortszuweisungen via GPS bis hin zu wirklich strukturierten Upload-Feldern.

00:17:48: Okay, also eine aufgeräumte moderne Eingabemaske.

00:17:52: Das ist nett und sieht schicker aus als so ne Schnürdetabelle.

00:17:56: Aber ist das wirklich schon diese Revolution die die Leute davon abhält in ihre alten Excel-Workarounds zu flüchten?

00:18:01: Die optische Aufbereitung allein reicht dann natürlich nicht!

00:18:05: Der eigentliche Gamechanger der die Mitarbeiter wirklich überzeugt sind die intelligenten Verzweigungen.

00:18:12: Aha...

00:18:13: ...die sogenannte bedingte Logik.

00:18:15: Lass uns das mal kurz an einem alltäglichen Beispiel durchspielen.

00:18:18: Wie sieht diese dynamische Logik in der Praxis aus, wenn ich einfach ganz normal meinen Job machen will?

00:18:23: Nehmen wir den absoluten Klassiker!

00:18:26: Einen Hardware-Bestellprozess für neue Mitarbeiter In einem normalen starren Formular oder einer alten Exeltabelle hättest du für alle denkbaren Eventualitäten vermutlich locker fünfzig Spalten

00:18:37: Mindestens.

00:18:38: Du fragst den Mitarbeiter, brauchst du ein neues Firmen-Snaphone?

00:18:42: Und wenn er Nein ankreuzt weil er sein altes einfach behält.

00:18:45: Dann muss er in der klassischen Tabelle trotzdem an zehn weiteren Feldern vorbei scrollen die ihn fragen welches Modell wie viel Speicherplatz welches Headset dazu.

00:18:54: Nervig!

00:18:54: Total nervig.

00:18:56: Das ist kognitiver Ballast.

00:18:58: Es verwirrt es kostet Zeit und frustriert den Nutzer massiv.

00:19:03: Wie verhält sich jetzt dieses neue Listsformular in derselben Situation?

00:19:07: Die Abfragen im Formular passen sich in Echtzeit-Dynamisch daran an, was der Nutzer eingibt.

00:19:13: Klickt der Mitarbeiter bei Neues Smartphone auf?

00:19:16: Nein existieren die Folgefragen zum Modell und Speicherplatz für ihn?

00:19:20: schlicht Wett nicht.

00:19:22: Sie werden komplett ausgeblendet.

00:19:25: Der Nutzer sieht auf seinem Bildschirm immer nur exakt die Felder, die für seine spezifische Situation in genau diesem Moment relevant sind.

00:19:33: Verstehe, wenn ich als Mitarbeiter also nur sagen wir mal eine simple Standardmaus bestellen will werde ich nicht mehr von einer riesigen Wand aus fünfzig irrelevanten Eingabefeldern für irgendwelche komplexen Server-Konfigurationen erschlagen.

00:19:46: Genau!

00:19:47: Ich habe einen unfassbar schlanken Prozess, klicke da dreimal und bin fertig.

00:19:51: Und genau das hat einen enormen strategischen Hebel.

00:19:55: Diese Leichtigkeit diese echte Bayesefreiheit in der Bedienung treibt die Nutzerakzeptanz organisch sofort durch die Decke.

00:20:03: Das glaube ich sofort.

00:20:04: Und wenn die Hürde für den operativen Alltag so drastisch sinkt, passiert etwas fast Magisches!

00:20:11: Die Datenqualität im gesamten Unternehmen steigt ohne dass du als Manager da groß Druck ausüben musst.

00:20:16: Weil es einfach leichter ist das Richtige zu tun.

00:20:19: Genau – die Mitarbeiter füttern das System plötzlich freiwillig und fehlerfrei, einfach weil der vorgegebene Prozess in Lists mittlerweile schneller und bequemer ist als ihr alter Axelworkaround.

00:20:30: Wahnsinn

00:20:31: Die Fehlerquote sinkt gegen Null und die Compliance im Erstellungsprozess bleibt jederzeit zu hundert Prozent gewahrt.

00:20:37: Okay, dieses Stichwort Compliance greif ich direkt mal auf!

00:20:40: Wir haben jetzt also ein intuitives agiles Tool das sich anfühlt wie eine moderne Smartphone-App Und dass von allen Mitarbeitern wirklich geliebt und genutzt wird.

00:20:51: Aus meiner Erfahrung heraus bedeutet es für IT Sicherheitsbeauftragte im Konzern meistens eins

00:20:56: nämlich

00:20:57: absolute Panik.

00:20:58: Ja,

00:20:59: das stimmt.

00:20:59: Immer wenn ein Tool als agil und benutzerfreundlich verkauft wird, riecht das für die IT ja sofort nach unkontrollierter Schatten-IT.

00:21:07: Nach irgendwelchen Saas Tools von Drittanbietern, die Daten unverschlüsselt an der Firewall vorbeischleusen – und nach massiven Datenschutzproblemen!

00:21:15: Wie verhindert Lists dass meine IT Abteilung da sofort den Stecker zieht?

00:21:19: Da schließt sich jetzt der Kreis zu unserem Beginn, als wir über die Architektur gesprochen haben.

00:21:23: Weil Lists eben keine hippe isolierte Drittanbieter-Software aus irgendeinem unregulierten App Store ist.

00:21:29: Sondern auf dem Bankträsor liegt.

00:21:30: Richtig!

00:21:31: Es läuft vollständig auf der bestehenden SharePoint und OneDrive Infrastruktur deines Unternehmens – es gibt das Problem der Schatten IT hier schlichtweg nicht.

00:21:40: Die Daten verlassen euren Microsoft-Tennen zu keinem einzigen Zeitpunkt.

00:21:44: Das beruhigt die IT

00:21:45: Enorm!

00:21:47: Sämtliche etablierten Compliance-Richtlinien, Verschlüsselungen die Data Loss Prevention Regeln und Zertifizierungen.

00:21:53: Die deine IT-Abteilung über Jahre hinweg ohnehin schon für Microsoft Three-Fünhundsechzig definiert und auditiert hat... ...die greifen bei Lists voll automatisch ab der allerersten Sekunde.

00:22:03: Also was heißt das jetzt konkret für dich als Führungskraft in der Praxis?

00:22:08: Es bedeutet du hast volle Agilität für deinen Team Aber absolute Sicherheit?

00:22:13: Ohne diese typische Bremswirkung.

00:22:14: Du musst nicht erst monatelang irgendwelche Datenschutzerklärungen von externen Anbietern prüfen lassen

00:22:19: oder riskante Api-Schnittstellen zu euren Kernsystemen programmieren lassen,

00:22:23: genau weil das Tool ja ohnehin schon tief geschützt unter eurem bestehenden IT-Schirm läuft.

00:22:29: völlig richtig und das Management erhält hochentwickelte Steuerungsmechanismen um in dieser agilen Welt jederzeit die volle Souveränität über die Daten zu behalten.

00:22:40: Bundrock nennt hier in seiner Governance-Strategie zwei ganz wesentliche Pfeiler.

00:22:45: Welche sind das?

00:22:46: Der erste Pfeiller ist die granulale Zugriffskontrolle.

00:22:49: Über maßgeschneiderte Ansichten lässt sich exakt steuern, wer im Unternehmen welche Daten überhaupt sieht.

00:22:56: Das musst du uns nochmal genauer erklären.

00:22:58: Was bedeutet das in der Praxis?

00:23:00: Stell dir vor Du hast eine zentrale Liste für alle Boni Zielvereinbarungen und Gehaltsanpassungen deines gesamten Teams.

00:23:07: Ein sehr sensibles Thema Sehr sensibel.

00:23:10: Das gesamte Team greift über den selben Link auf diese Liste zu, aber durch die im Hintergrund wirkende Berechtigungsstruktur sieht jeder Mitarbeiter physisch wirklich nur seine eigene persönliche Zeile.

00:23:22: Ah okay!

00:23:23: Als Führungskraft hast du exakt denselben Link siehst aber das komplette Dashboard mit allen sensiblen Budgetzahlen des gesamten Teams.

00:23:32: Das Team arbeitet auf derselben technologischen Basis, aber sensible Managementdaten bleiben absolut

00:23:37: geschützt.

00:23:38: Das heißt alle arbeiten am selben Datensatz, aber die Sichtbarkeit ist hart reguliert.

00:23:44: Genau!

00:23:44: Und was passiert wenn trotzdem mal jemand aus Versehen oder ich meine bei Kündigungen vielleicht sogar absichtlich einen kritischen Wert löscht oder ändert?

00:23:53: Bei Axles das ja oft so ein wochenlanges Detektivspiel, bei dem man irgendwelche alten Backups durchsucht.

00:23:58: Und genau hier kommt der zweite Pfeiler ins Spiel.

00:24:01: Nämlich!

00:24:02: Automatisierte Alarme und ein lückenloser Audit Trail.

00:24:06: In Lists kannst du dich als Prozessverantwortlicher in Echtzeit per Teamsnachricht oder per Email benachrichtigen lassen, sobald sich an einem bestimmten kritischen Datensatz auch nur irgendetwas ändert.

00:24:19: Und das System protokolliert jede einzelne Aktionen unwiderruflich im Hintergrund mit!

00:24:25: Du weißt also nicht nur dass das Q-III Budget überschrieben wurde,

00:24:29: sondern du

00:24:29: siehst ganz konkret Herr Müller hat am Dienstag um vierzehn Uhr zweiunddreißig den Budgetwert von fünfzigtausend auf fünftausend geändert.

00:24:38: Und du kannst die alte, korrekte Version mit einem einzigen Klick wiederherstellen!

00:24:42: Das ist für die Nachverfolgbarkeit von geschäftskritischen Änderungen ja wirklich absolutes Gold wert...

00:24:47: Total, wenn wir das alles mal zusammenfassen sehen wir ganz klar.

00:24:52: Der Wechsel zu Lists ist eben kein bloßes Technologie-Upgrade.

00:24:56: Es ist der Aufbau einer verlässlichen komplett transparenten Prozesskultur die Excel in dieser Form einfach nicht leisten kann.

00:25:05: Da stimme ich dir voll zu.

00:25:07: Damit kommen wir auch schon zum großen Bild am Ende unserer heutigen Themenanalyse.

00:25:11: Wenn wir die wichtigsten Erkenntnisse aus Volker Bundrocks Leitfaden mal bündeln, dann zeichnet sich der Weg für moderne Entscheider verdammt klar ab.

00:25:20: Raus aus diesen riskanten unregulierten Freitextinseln, die dezentral in unzähligen Excel-Dateien vor sich hinschlummern und rein in ein standardisiertes hochsicheres – und dank der neuen Formulare – vor allem von den Teams akzeptiertes Management Cockpit mit Microsoft Lists!

00:25:36: Das ist die Zusammenfassung, ja.

00:25:38: Die Datenbasis wird den strikte Typisierung valide – die Eingabe durch smarte Formulare kinderleicht und die Governance bleibt dank der massiven Sharepoint-Basis im Hintergrund jederzeit gewahrt.

00:25:50: Es ist im Grunde ein Fundament das Transparenz und Verlässlichkeit vom mühsamen Ausnahmefall zum absoluten Standard dem Unternehmen macht.

00:25:58: Bevor du jetzt aber zurück an deinen Schreibtisch gehst und eure Prozesse hinterfragst, möchte ich noch einen allerletzten aber entscheidenden Gedanken mit dir teilen der mir beim Lesen der Originalquelle durch den Kopf gegangen ist.

00:26:09: Was war das?

00:26:10: Bundtrock erwähnt in der umfassenderen Systemarchitektur seines Leitfadens nämlich gezielt ein bestimmter Punkt – und zwar individuelle KI-Automatisierung & Copilot Studio.

00:26:23: Denk mal kurz darüber nach.

00:26:24: Wir haben heute sehr viel über saubere strukturierte Daten für deine aktuellen Dashboards und dein Reporting von heute gesprochen, aber künstliche Intelligenz wie eben der Microsoft Co-Pilot zieht genau in diesem Moment rasant in all unsere Arbeitswelten ein.

00:26:41: Ohne Zweifel!

00:26:42: Das ist das Thema der Stunde

00:26:43: Und eine KI ist am Ende des Tages immer nur exakt so intelligent, so nützlich und vor allem so fehlerfrei wie die Datenbasis auf der sie trainiert und mit der sie gefüttert wird.

00:26:54: Sehr warm!

00:26:56: Was wenn der wahre, viel größere Grund für diesen dringend notwendigen Wechsel weg von Excel hin zu Microsoft-Lists gar nicht ein Management Reporting von heute ist?

00:27:06: Was wenn diese strukturierten Listen das absolut unverzichtbare Fundament für die KI gesteuerten Automatisierungen von morgen sind.

00:27:13: Ein extrem spannender Gedanke.

00:27:15: Denn eines ist völlig sicher, wer heute sein Datenchaos in Freitexttabellen nicht schonungslos aufräumt und die KI dann auf dieses unstrukturierte Befehl loslässt... Oh je!

00:27:27: ...der wird morgen eine künstliche Intelligenz haben, die dieses fehlerhafte Chaos einfach nur noch tausendmal schneller reproduziert.

00:27:34: Und das will wirklich niemand?

00:27:36: Absolut nicht.

00:27:38: In diesem Sinne wirf am besten heute noch einen kritischen Blick auf eure Prozesse.

00:27:42: Wenn in deinem nächsten Meeting die Frage fällt, wer hat eigentlich die aktuelle Liste?

00:27:47: Dann weißt du jetzt nicht nur was zu tun ist sondern du fragst dich hoffentlich auch sind die Daten dieser Liste überhaupt bereit für die Zukunft?

00:27:55: Ein perfektes Schlusswort!

00:27:56: Danke dass Du dir Zeit für diese Detailanalyse genommen hast.

00:28:00: Wir hoffen du konntest einige starke strategische Impulse für deinen Arbeitsalltag mitnehmen.

00:28:05: Bis zum nächsten Mal.